Fitur Enterprise Transformasi Digital, Jurus RSPI untuk Lakukan “Continuous Improvement”

Transformasi Digital, Jurus RSPI untuk Lakukan “Continuous Improvement”

Ilustrasi teknologi kesehatan. [Photo by NEC Corporation of America with Creative Commons license.]

Melalui pelayanan perawatan kesehatan terbaik, aman, bermutu tinggi, dan inovatif, RSPI Group ingin senantiasa berada di hati dan menjadi pilihan masyarakat. “Namun, menjadi rumah sakit pilihan merupakan upaya yang tidak bisa berhenti. Hari ini kami bisa menjadi pilihan, besok belum tentu,” ujar dr. Yanwar Hadiyanto, MARS (CEO, RSPI Group) dalam wawancara bersama InfoKomputer.

Upaya tanpa henti itu diterjemahkan dr. Yanwar sebagai continuous improvement atau perbaikan yang berkesinambungan. Dan menurutnya, ada dua kunci utama dalam melakukan continuous improvement: yakni teknologi dan sumber daya manusia. Inilah yang menjadi alasan bagi RSPI Group untuk mentransformasikan berbagai aspek layanannya ke teknologi digital.

Secara umum, geliat transformasi teknologi dan perubahan memang sedang melanda industri healthcare di Indonesia. Salah satu pemicunya adalah akses masyarakat terhadap layanan kesehatan makin luas, antara lain melalui universal coverage, seperti BPJS. Akses yang makin luas ini akan meningkatkan volume di rumah sakit.

“Karena itu pastinya kami berusaha bagaimana agar [kami] bisa melayani dengan lebih baik, dan tak heran jika terjadi banyak perubahan. Misalnya dengan penggunaan teknologi, penambahan SDM, serta peningkatan kemampuan dan kompetensi SDM,” jelas dr. Yanwar.

Oleh karena itu, menurut dr. Yanwar,  transformasi teknologi bukan lagi hal yang perlu diperdebatkan tetapi sudah menjadi keharusan, utamanya bagi RSPI Group.

Semua Proses dan Informasi Penting Telah Terhubung

Transformasi teknologi di kelompok Rumah Sakit Pondok Indah dilakukan dengan mendigitalkan proses-proses yang ada di rumah sakit.

Dengan digitalisasi, RSPI akan memperoleh data dan informasi yang akurat untuk mendukung proses tata laksana pasien maupun proses pengambilan keputusan oleh manajemen. Khususnya bagi pihak manajemen rumah sakit, data dan informasi yang akurat dan cepat itu dapat menggambarkan aspek-aspek pelayanan yang perlu ditingkatkan.

Dalam dua sampai tiga tahun terakhir ini, RSPI secara agresif melakukan perubahan di berbagai lini pelayanan maupun internal. Namun sebenarnya, transformasi terus berlangsung di sepanjang lima belas tahun terakhir ini di rumah sakit yang akan berulang tahun ke-30 itu.

Di tahap awal, transformasi digital difokuskan RSPI pada proses administrasi. Tahap selanjutnya adalah mengubah format rekam medis dari bentuk kertas menjadi elektronik. Proses digitalisasi dua aspek itu saja tentu tidak mencukupi. Untuk itu, RSPI juga mendigitalisasi secara keseluruhan di mana aneka perangkat medis yang ada dihubungkan dengan berbagai aspek layanan rumah sakit.

“Tujuannya adalah merampingkan proses tanpa mengurangi keakuratan, bahkan menjadi lebih baik, tapi dengan proses yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih efisien. Sehingga pengambilan keputusannya juga lebih cepat dan lebih baik karena informasi tersedia on time, bahkan real time,” tandas pemegang gelar Magister Administrasi Rumah Sakit dari Universitas Indonesia ini.

Mulai tanggal 5 Februari 2014, RSPI mulai menggunakan sistem informasi rumah sakit atau Hospital Information System (HIS) yang langsung terintegrasi dengan Radiology Information System dan Laboartory Information System., serta hampir 90 persen perangkat medis. Selain itu, ada beberapa solusi teknologi lain yang saat ini juga telah terpasang dan mendukung aktivitas RSPI, seperti sistem finansial, integrated queing management, call center, dan beberapa middleware untuk mengintegrasikan peralatan medis.

Sementara itu, sebanyak sembilan puluh persen dari keseluruhan peralatan medis telah terintegrasi, di antaranya peralatan USG, intra oral camera (untuk foto gigi), treadmill untuk screening jantung, bone densitometry, peralatan di ruang bedah, dan lain-lain. Secara umum, menurut dr Yanwar, semua informasi yang esensial sudah saling terhubung.

“Saat ini kami juga sedang memproses layanan dengan semacam smart card untuk membantu pasien dalam alur proses di rumah sakit. Kami juga sedang mengelola mobile apps yang mudah-mudahan bisa kita perkenalkan tidak lama lagi,” papar dr. Yanwar.

Sementara untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi, RSPI juga sudah memiliki sebuah data center. Untuk menjamin ketersediaan informasi dalam sistem, RSPI sudah mempunyai Disaster Recovery Center (DRC).

Perbaikan dan peningkatan kemampuan sistem yang telah terpasang juga terus menerus dilakukan. “Kami tidak bisa stagnan dari sejak dimulai di tanggal 5 Februari 2014 lalu. Selama 2,5 tahun ini perubahannya juga sudah cukup banyak,” ujarnya lagi.

dr. Yanwar Hadiyanto, MARS (CEO, RSPI Group). [Foto: Abdul Aziz/InfoKomputer]

Tantangan Data, SDM, dan Pemilihan Teknologi

Di usianya yang menginjak tiga puluh tahun, tentu bisa dibayangkan berapa banyak arsip rekam medis yang ada di Rumah Sakit Pondok Indah. Menurut dr. Yanwar, RSPI menyimpan 700 – 800 ribu data dan rekam medis pasien. “Itu arsip [pasien] aktif, yang artinya dalam lima tahun terakhir [mereka] mengunjungi RSPI,” ia menambahkan.

Dalam proses implementasi HIS, rekam medis dalam bentuk kertas ini diputuskan tidak didigitalisasi. Setiap rekam medis itu bisa terdiri atas 20-30 lembar informasi pasien, bahkan lebih.

Menurut dr Yanwar, akan timbul masalah jika informasi dari manual record tersebut dimasukkan ke sistem. “Karena formatnya akan berbeda. Dengan format berbeda, mampukah orang yang mengaksesnya menemukan itu di antara lautan file elektronik. Belum lagi [risiko] kesalahan interpretasi tulisan tangan saat entry [data],” paparnya panjang lebar.

Oleh karena itu, keputusannya adalah rekam medis berbentuk kertas akan selalu tersedia dan dapat diakses dengan kemudahan yang sama seperti sebelumnya. Namun, semua data dan informasi yang masuk mulai tanggal 5 Februari 2014 harus dalam bentuk elektronik.

“Tapi dengan masuknya informasi digital, kebutuhan dokter untuk melihat record yang [umurnya] lebih dari 2,5 tahun sangat minimal,” cetus dr. Yanwar seraya menjamin ketersediaan data pasien dalam bentuk kertas.

Proses transformasi yang lebih mudah dijalani RS Pondok Indah yang berlokasi di Puri Indah. Rumah sakit yang berdiri di tahun 2008 itu sejak awal sudah menerapkan penggunaan rekam medis berbasis elektronik. Selain di Pondok Indah dan Puri Indah, RSPI Group juga segera membuka satu rumah sakit lagi di kawasan Bintaro.

Di industri atau sektor apapun, manusia kerap menjadi faktor kunci maupun tantangan dalam melakukan perubahan. “Tidak semua orang tech savvy, nah itu salah satu tantangannya,” ujar dr. Yanwar. Berpegang pada prinsip bahwa semua pemberi layanan di rumah sakit adalah aset, RSPI harus memampukan semua pemberi layanan bertransformasi. Tak pelak program yang sangat penting dalam perubahan ini adalah pelatihan.

Selain itu, manajemen RSPI juga memilih para “champion” dari setiap bagian yang akan membantu rekan-rekannya berproses dalam transformasi ini. Para champion ini adalah orang-orang yang memahami proses operasional di bagiannya, memahami proses digital, terlibat dalam rancangan, serta proses transformasi digital tersebut.

“Kebetulan kami ada banyak dokter yang sudah cukup senior tapi mereka semangat dan [menjadi] jajaran pertama yang paling  antusias untuk kami training. Merekalah yang harus kami jadikan juara, yang membawa yang lain jadi punya confidence level atau menjadi tertantang,” jelas pria yang sebelumnya menjabat sebagai Chief of Marketing & Customer Management, RSPI Group.

“Dengan proses digitalisasi, sekarang [waktu tunggu obat] average kami adalah tujuh menit untuk obat nonracikan. Sedangkan untuk obat racikan sekarang rata-rata di bawah lima belas menit. Sangat signifikan!” ujar dr. Yanwar bersemangat. [Foto: Abdul Aziz/InfoKomputer]

Hari pertama go live juga menjadi tantangan tersendiri bagi RSPI. Kendati role play atau simulasi dalam kondisi mendekati situasi riil telah berulang kali dilakukan, tetap saja sempat terjadi hiruk pikuk di tiga hari pertama sistem go live. Namun, hal itu dimaklumi oleh manajemen RSPI karena ketegangan di situasi sebenarnya tentu berbeda dengan kondisi role play. Belum lagi ketika petugas harus menghadapi skenario-skenario yang tidak terpikirkan sebelumnya.

Untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan, RSPI menempatkan beberapa petugas khusus, terutama di bagian penerimaan pasien. Petugas ini akan memberi informasi tentang perubahan yang sedang berlangsung. “Kami sangat bangga sekali karena pasien-pasien kami sangat toleran dan loyal. Bahkan mereka banyak memberi masukan, dan itu semua adalah bentuk perhatian mereka kepada kami,” tutur dr. Yanwar.  

Menurutnya, pelanggan memang yakin bahwa mau tidak mau RSPI memang harus berubah. “Dan yang kedua, mereka punya confidence level bahwa kalau learning slope-nya sudah terlewati, mereka termasuk yang akan menikmati,” imbuhnya.

Memilih solusi juga menjadi tantangan tersendiri bagi RSPI Group. Memilih sistem untuk rumah sakit diibaratkan dr Yanwar seperti memilih istri. Pasalnya, ketika rumah sakit “bercerai” dari sistem dan “anaknya” telanjur banyak, ini akan menyulitkan dan banyak implikasinya. “Sistem yang kami pilih harus yang long-term, mampu berevolusi dengan kami, dan mampu menjawab tantangan di masa depan,” jelasnya.

Percepat Proses Pelayanan

Apa manfaat yang bisa dinikmati pasien maupun rumah sakit setelah melakukan transformasi digital?

Salah satu contoh kecil yang diutarakan dr. Yanwar Hadiyanto adalah waktu tunggu obat. “Dengan proses digitalisasi, sekarang [waktu tunggu obat] average kami adalah tujuh menit untuk obat nonracikan. Sedangkan untuk obat racikan sekarang rata-rata di bawah lima belas menit. Sangat signifikan!” ujarnya bersemangat.

Menurutnya, menurunkan waktu tunggu obat satu menit saja dengan proses manual sulitnya bukan kepalang. Dalam sehari ada sekitar seribu pasien datang ke rumah sakit dan sebanyak sembilan puluh persen di antaranya akan mendapat resep obat.

“Jangan dianggap 1.000 pasien per hari terbagi rata di jam-jam operasional. Setengah muncul di jam 10 – 12 siang, setengah lagi muncul di jam 6 – 8 malam. Jadi dalam dua waktu itu harus selesaikan 400 – 500 pasien,” cerita dr. Yanwar. Walhasil, dulu pasien akan mendapatkan obatnya setelah menunggu sekitar 15 – 30 menit.

Ilustrasi layanan kesehatan di RSPI.

Proses di laboratorium juga menjadi lebih mudah dan cepat dengan digitalisasi. Barcoding memudahkan identifikasi pasien dan jenis pemeriksaan lab yang dijalaninya. Dan begitu pemeriksaan lab selesai dan hasilnya dimasukkan ke sistem, dokter yang menangani pasien tersebut bisa langsung melihat hasilnya di komputer desktop atau perangkat mobile. “Dokter bisa dengan cepat terinformasikan, sehingga ketika ada kondisi darurat—atau kami sebut ada critical value—dokter bisa langsung tahu,” kata dr Yanwar menambahkan.

Penggunaan kertas juga jauh berkurang. Lebih dari 95 persen proses di RSPI sudah tidak lagi menggunakan dokumen kertas, kecuali untuk informed consent atau persetujuan tindakan medis.

Transformasi digital di RSPI Group menelan dana investasi yang cukup besar, yakni lebih dari sepuluh miliar rupiah. “Is it worth it? Pasti. Sampai hari ini kami nggak ada doubt (keraguan, red.) sama sekali. Tidak ada yang bisa menggantikan peranan transformasi digital dalam hal bagaimana kita melakukan continuous improvement.  Dan perbaikan yang berkesinambungan ini adalah kunci bagi rumah sakit untuk survive,” pungkas dr. Yanwar.

Leave a Reply

Komentari artikel ini

Notifikasi tentang
avatar
wpDiscuz