Fitur Enterprise ERP, Andalan Pelindo III untuk Jaga Arus Logistik

ERP, Andalan Pelindo III untuk Jaga Arus Logistik

Ilustrasi CRM ERP Business Intelligence Software Internet of things. (Kredit: Thinkstockphotos]

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) atau lebih dikenal sebagai Pelindo III adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa layanan operator terminal pelabuhan. Saat ini, Pelindo III memiliki 17 kantor cabang dan mengelola 43 pelabuhan yang berlokasi di 7 provinsi, yakni Jawa Tengah, Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, Kalimantan Tengah, dan Kalimantan Selatan.

Adapun usaha-usaha yang dijalankan oleh Pelindo III meliputi sembilan bidang, yakni penyediaan dan/atau pelayanan jasa terminal peti kemas (curah cair, curah kering, dan Ro-Ro), bongkar muat barang, dermaga untuk pelaksanaan kegiatan bongkar muat barang dan peti kemas, serta dermaga untuk bertambat, fasilitas naik turun penumpang dan/atau kendaraan. Bidang lainnya meliputi gudang/tempat penimbunan barang/alat bongkat muat/peralatan pelabuhan, bahan bakar dan pelayanan air bersih, serta pusat distribusi dan konsolidasi barang.

Dengan wilayah Indonesia yang berupa jajaran kepulauan membentang dari Sabang sampai Merauke, pelabuhan memainkan peran yang sangat penting. Pelabuhan menjadi jembatan penghubung antarpulau maupun antarnegara untuk mewujudkan keberlangsungan dan kelancaran arus distribusi logistik.

Oleh karenanya, Pelindo III berkomitmen memberi layanan jasa pelabuhan yang prima untuk menjaga arus logistik nasional, maupun demi memacu integrasi logistik.

Hadapi Tantangan Silo dan Proses Manual

Upaya mewujudkan komitmen tersebut dirasakan jajaran manajemen Pelindo III menjadi agak tersendat karena beberapa hal.

Pertama, sistem informasi yang dioperasikan Pelindo III masih terpisah-pisah (silo) dan belum sepenuhnya terintegrasi. Sebagian besar area back office masih bergantung pada aplikasi spreadsheet. Kalaupun ada beberapa aplikasi yang telah disiapkan, user tidak memanfaatkannya secara optimal karena alasan fungsionalitas kurang sesuai kebutuhan dan kurangnya kepercayaan user terhadap sistem.   

Untuk mendistribusikan dan mengomunikasikan data, file berformat spreadsheet dan dokumen lainnya dikirimkan melalui e-mail atau dalam bentuk hardcopy. Walhasil, perusahaan mengalami kesulitan untuk mencari sumber data yang paling update dan benar, terutama ketika data harus dikompilasi untuk kebutuhan analisis dan pelaporan. Belum lagi ketika dokumen atau file hilang, rekam jejak atas pekerjaan yang sudah dilakukan pun ikut hilang.

Proses pembuatan laporan secara manual dengan sumber data yang tidak terintegrasi menimbulkan masalah inefisiensi waktu, biaya, dan sumber daya. Akibat proses yang dilakukan secara manual, human error dan duplikasi juga kerap terjadi sehingga memengaruhi kualitas laporan yang dihasilkan.  

PT Pelindo III memilihi solusi ERP (Enterprise Resource Planning) untuk membangun sumber data tunggal yang terintegrasi, memfasilitasi komunikasi lintas departemen yang efektif, dan meminimalkan sistem serta beban kerja yang tidak perlu.

Pilih Off-The-Shelf ERP

Menyadari pesatnya pertumbuhan bisnis dan jangkauan pasar perusahaan, Pelindo III merasa makin sulit mengatasi banyaknya sumber data tanpa bantuan teknologi yang terpercaya. Solusi ERP (Enterprise Resource Planning) dipilih untuk membangun sumber data tunggal yang terintegrasi, memfasilitasi komunikasi lintas departemen yang efektif, dan meminimalkan sistem serta beban kerja yang tidak perlu.

Pengembangan sistem ERP sebenarnya sudah masuk sebagai salah satu inisiatif dalam Master Plan Teknologi Informasi Pelindo III tahun 2015 – 2019.  Namun saat itu Pelindo III dihadapkan pada dua pilihan: mengembangkan ERP yang saat itu telah dimiliki bernama SIUK atau mengimplementasikan aplikasi ERP off-the-shelf yang telah banyak digunakan perusahaan dunia.

Dengan mempertimbangkan beberapa faktor, khususnya reliabilitas, kesempatan memperbaiki proses bisnis dengan mengadopsi proses bisnis best practice kelas dunia, serta waktu pengembangan, steering committee sepakat untuk memilih mengimplementasikan aplikasi ERP off-the-shelf.

Langkah pertama yang ditempuh perusahaan yang berkantor pusat di Surabaya ini untuk memulai implementasi ERP adalah melakukan kajian standardisasi proses bisnis back-office dan membuat rencana proses bisnis standar. Di tahap ini, Pelindo III menggandeng Ernst & Young Indonesia.

Tahap selanjutnya adalah proses window shopping dan beauty contest di mana para pemilik business process atau Business Process Owner (BPO) dari berbagai unit fungsi mendapat pemaparan solusi ERP dari beberapa vendor teknologi yang diundang Pelindo III. Sebelumnya, Pelindo III juga mengirimkan RFI kepada setiap vendor terkait fungsionalitas solusinya yang diselaraskan dengan kebutuhan bisnis Pelindo III.

Berdasarkan hasil beauty contest dan jawaban dari RFI tadi, steering committee dan seluruh BPO duduk bersama untuk memilih solusi ERP yang paling sesuai dengan kebutuhan Pelindo III dan menentukan timeline implementasinya. Namun hasil pertemuan tersebut bukanlah keputusan final karena harus dilakukan kembali kepada jajaran Direksi Pelindo III untuk mendapatkan arahan serta keputusan lebih lanjut.

Berdasarkan hasil window shopping, evaluasi fungsionalitas sesuai kebutuhan, pertimbangan dari beberapa kriteria lain, dan penilaian dari para BPO maupun jajaran Direksi,  Pelindo III akhirnya menjatuhkan pilihan kepada solusi ERP dari SAP.

SAP ERP go live secara serentak di kantor pusat Pelindo III dan tujuh belas kantor cabangnya pada tanggal 1 Januari 2017.

Manfaat Standardisasi Sampai Otomatisasi

Setelah melalui beberapa tahap implementasi yang dimulai dengan kick off pada bulan Maret 2016, SAP ERP pun go live secara serentak di kantor pusat Pelindo III dan tujuh belas kantor cabangnya pada tanggal 1 Januari 2017 lalu.

Bersama mitra lokal SAP, Perdana Consulting, Pelindo III mengaplikasikan sistem ERP yang cukup komprehensif. Beberapa modul diimplementasikan untuk menangani berbagai aspek dalam proses bisnis: SAP Financial Accounting (SAP FI), SAP Controlling (SAP CO), SAP Business Planning & Consolidation (SAP BPC), SAP Human Capital Management (SAP HCM), SAP Material Management (SAP MM), SAP Plant Maintenance (SAP PM), SAP Project System (SAP PS), dan SAP Financial Supply Chain Management – Cash Management (SAP FMCM-CM).

Seperti yang diharapkan, Pelindo III dapat meraih manfaat berupa sistem informasi yang terintegrasi dan terstandardisasi untuk seluruh unit kerja. Selain mengumpulkan data dalam satu single source of truth, sistem terintegrasi juga memampukan Pelindo III memproses dan menyediakan data dari front office maupun back office secara real time. Kecepatan proses pelaporan pun dapat ditingkatkan.

Perubahan proses bisnis yang mengiring implementasi ERP ini memungkinkan perusahaan melakukan otomatisasi terhadap berbagai proses. Dengan demikian, sumber daya manusia yang ada dapat dioptimalkan untuk melakukan fungsi lain.

Di sisi bisnis, manfaat yang lebih spesifik datang berupa peningkatan kolektabilitas pendapatan melalui sentralisasi informasi saldo piutang. Cost of Goods Sold (COGS) dapat dikalkulasi secara lebih akurat menggunakan berbagai perspektif karena manajemen memiliki decision support system.

Berbagai manfaat tersebut diharapkan Pelindo III akan meningkatkan ketahanan dan pertumbuhan bisnis, tetapi proses bisnis dapat tetap berjalan secara efektif dan efisien.

Comments

comments