Para bos harus waspada, karena ternyata tiga dari lima karyawan mengaku membagi informasi sensitif melalui surat elektronik atau e-mail.
Igloo Software baru-baru ini mengeluarkan hasil studinya tentang digital workspace, dan salah satu temuan penting yang digarisbawahi adalah metode utama para pekerja untuk berbagi informasi pribadi atau informasi sensitif adalah melalui surat elektronik (surel).
Laporan berjudul 2019 State of the Digital Workplace itu menyebutkan bahwa tiga dari lima pekerja (61%) melakukan itu. Sementara itu 28% lainnya menggunakan aplikasi perpesanan instan (instant messaging). Hal ini tentu berpotensi mengundang risiko keamanan terhadap perusahaan.
Dua per tiga pekerja teknologi (66%) mengaku sudah menggunakan aplikasi komunikasi yang tidak diijinkan perusahaan karena kecil kemungkinan dipantau atau dilacak oleh perusahaan. Metode yang aman untuk melacak akses user dan mendukung penggunaan watermarks juga jarang digunakan.
Mengapa para karyawan menempatkan data di posisi yang berisiko dan membiarkan organisasinya dalam kerentanan? Tiga perempat responden (76%) yakin dapat menghemat waktu 2-3 jam per minggu jika menggunakan aplikasi tak berijin dalam menyelesaikan pekerjaan.
Padahal penggunaan aplikasi dan software yang tidak dijinkan, atau biasa diistilahkan shadow IT, bisa berakibat pada terkirimnya informasi sensitif melalui sistem yang tidak aman dan menyebabkan komunikasi terganggu dan tersimpan di tempat-tempat tertentu saja.
Hampir tiga perempat (72%) profesional TI bekerja dari jarak jauh setidaknya sekali dalam satu minggu. Dan lebih dari dua pertiga (68%) mengatakan bahwa remote working menimbulkan tantangan yang bisa diatasi dengan solusi teknologi yang lebih baik dan budaya kerja yang berpusat pada teknologi digital (digitally centric).
Tantangan tersebut, antara lain, merasa tidak diikutsertakan dalam rapat (55%) dan ketinggalan informasi penting (57%) yang dikomunikasikan secara langsung orang per orang. Tantangan ini dapat menghadirkan tantangan bisnis bagi tim yang pada akhirnya akan menyia-nyiakan waktu dan berdampak pada turunnya pendapatan.
Laporan ini dibuat berdasarkan hasil survei terhadap 2000 karyawan perusahaan yang memiliki lebih dari 250 pekerja.