Wabah virus Corona menimbulkan konsekuensi signifikan bagi banyak perusahaan Indonesia. Salah satunya adalah keharusan Work From Home alias bekerja dari rumah. Pasalnya, tidak semua perusahaan memiliki aplikasi proses bisnis yang siap diakses melalui jaringan internet.
Namun konsep WFH ini ternyata tidak terlalu memusingkan Joanito Iwan (IT Director Sukanda Djaya, Diamond Group). Pasalnya sejak inisiatif SAP Hana dua tahun lalu, semua supporting apps dibangun menggunakan teknologi RIA (Rich Internet Application). Artinya, semua aplikasi bisa diakses menggunakan browser dengan tetap menghadirkan experience layaknya aplikasi desktop.
“Untuk SAP Hana sendiri, kami memiliki 11 modul utama dan dapat diakses melalui internet dengan menggunakan Fiori dan SAP Router,” cerita pria yang dipanggil Iwan ini. Semua aplikasi berjalan di atas runtime yang otomatis diunduh saat pengguna mengakses pertama kali.
Manfaat Slack
Faktor lain yang membuat operasional Diamond Group berjalan lancar adalah penggunaan Diamond Workspace, aplikasi kolaborasi berbasis Slack. Iwan melihat, Slack membuat komunikasi antar karyawan dan lintas bagian menjadi sangat efektif berkat adanya channel yang sesuai grup diskusi. “Yang kami rasakan sangat efektif dari Slack adalah komunikasi di dalam satu channel yang berisi ribuan member terstruktur dalam threads, tidak seperti Whatsapp yang bertumpuk-tumpuk,” tambah Iwan.
Bahkan jika dibanding platform kolaborasi lain, Iwan melihat fitur thread di Slack sebagai yang terbaik. “Kami telah melakukan review aplikasi sejenis seperti Cliq dan Flock dari India, Chanty dari Rusia, Microsoft Teams, dan banyak yang lain. Tidak ada satu collaboration tools yang punya struktur thread sebaik Slack,” tambah Iwan.
Slack juga membuat rapat menggunakan video/voice conference sangat mudah dilakukan. Inisiator rapat tinggal melampirkan undangan conference di kanal, dan dalam beberapa detik, semua yang diundang langsung berkumpul di dalam virtual meeting. “Screen sharing di Slack juga luar biasa dan sangat mudah digunakan semua members,” tambah Iwan.
Inilah contoh percakapan berbasis thread (kiri) dan file management yang ada di Diamond Workplace
Sedangkan untuk komunikasi ke pihak eksternal, masih tetap menggunakan email dan Zoom. “Namun untuk Zoom sudah terintegrasi langsung dengan Slack, termasuk conference Call-in dan Call-Out,” tambah Iwan. Jadi bisa dibilang, Slack menjadi kanal utama tim Diamond Group dalam berkomunikasi dan berkolaborasi.
Karena Slack sangat mendukung integrasi, beberapa aplikasi pun ditambahkan ke Diamond Workspace. Contohnya Giphy (social fun), Halp (helpdesk ticketing), Workflow (untuk online approval), sampai Zappier (untuk koneksi ke aplikasi custom dev). “Namun secara fungsi kolaborasi, fitur bawaan Slack sudah sangat lebih dari cukup,” tambah Iwan.
Iwan sendiri mengaku tidak kesulitan mendorong organisasi Diamond Group mengadopsi cara kerja berbasis Slack. Strateginya adalah tim TI melakukan migrasi secara total dengan “meninggalkan” komunikasi secara email maupun Whatsapp. Sebagai gantinya, tim TI membuka channel support #Help IT, #SAP Support, #IT Asset Request, dan lainnya di Slack.
“Users tidak ada pilihan lain selain ikut join ke Slack atau tidak bisa berkomunikasi dengan IT sama sekali,” ungkap Iwan sambil tersenyum lebar.