Mekari yang antara lain menawarkan Talenta, aplikasi manajemen HR dan payroll, belum lama ini memaparkan lima kelebihan penggunaan cloud computing pada Departemen SDM atau HR (Human Resources). Mekari meyakini penggunaan cloud computing bisa membantu Departemen SDM misalnya pada penghitungan data absensi, time off, dan overtime di masa berkerja dari rumah akibat COVID-19 yang sedang berlangsung ini. Cloud computing bisa membantu Departemen SDM dalam melakukan payroll atau penggajian. Pasalnya, dengan cloud computing antara lain akses bisa dilakukan dari mana saja, kapan saja, dan memiliki kemampuan komputasi yang bisa lebih tinggi dari server lokal.
“Dengan adanya pandemi ini, secara tidak langsung kita diarahkan untuk berubah dan menerima the new normal yang akan berlangsung ke depannya, salah satunya adalah dengan memanfaatkan teknologi semaksimal mungkin. Dari sisi HR misalnya, teknologi cloud dan automasi akan sangat membantu HR untuk menghadapi new behaviour ini, misalnya penghitungan data absensi, time-off, atau overtime dapat diselesaikan dengan lebih cepat. Juga mengedepankan transparansi serta meminimalisir human error pada proses payroll. Sehingga peranan HR kedepannya bisa lebih strategis lagi untuk meningkatkan pengembangan karyawan dan lainnya,” ujar Standie Nagadi (VP Marketing, Mekari).
Dengan aplikasi semacam Talenta yang memanfaatkan cloud computing contohnya, absensi tidak perlu lagi direkapitulasi manual seperti bila menggunakan aplikasi perpesanan yang masih digunakan sebagian perusahaan. Adapun kelima kelebihan penggunaan cloud computing pada Departemen SDM menurut Mekari adalah seperti berikut.
1. Memudahkan Departemen SDM
Dengan cloud payroll, Departemen SDM akan lebih mudah melihat performa karyawan dalam satu bulan. Aplikasi cloud payroll pada umumnya juga terintegrasi dengan sistem absensi maupun cuti karyawan. Aplikasi yang memiliki fitur absensi dari mobile atau live attendance memungkinkan Departemen SDM untuk memantau langsung kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah. Prinsipnya adalah melalui check in dan check out yang dapat dilakukan langsung dari ponsel pintar karyawan, termasuk memanfaatkan swafoto bila aplikasi mendukung.
2. Perhitungan Gaji yang Tepat dan Minim Kesalahan
Penghitungan gaji dengan menggunakan cloud payroll juga menawarkan ketepatan yang lebih baik. Pasalnya, proses penghitungan gaji karyawan akan dilakukan secara otomatis, baik gaji pokok, tunjangan kerja, bonus, uang makan, uang transportasi, BPJS, sampai pemotongan Pajak Penghasilan 21; tidak seperti penghitungan yang absensinya masih harus direkapitulasi manual.
3. Lebih Hemat dan Efisien
Coud payroll memungkinkan perusahaan menghemat jumlah staf Departemen SDM karena banyak proses yang dilakukan secara otomatis. Proses yang memakan waktu lama bila dilakukan secara manual pun akan menjadi lebih efisien. Staf Departemen SDM perusahaan bisa lebih fokus dalam memajukan kualitas dan performa karyawan
4. Data Penggajian dengan Cloud Payroll Lebih Mudah Disajikan
Dengan cloud payroll, semua data dapat disajikan menjadi satu mulai dari data karyawan, jadwal kerja, lembur, cuti, gaji karyawan, absensi, pinjaman, dan lainnya. Biasanya, cloud payroll juga memungkinkan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan. Karyawan juga dengan mudah bisa mengakses data keluarga yang diperlukan untuk mendapat fasilitas perusahaan maupun data lainnya.
5. Data Karyawan Tersimpan Secara Otomatis dan Aman
Perusahaan tidak perlu lagi menyimpan data secara manual menggunakan kertas dan membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Menggunakan cloud payroll, data akan tersimpan secara otomatis. Cara ini juga bisa lebih aman, khususnya bila cloud payroll yang digunakan memiliki fitur redundancy.