Siapa yang tak mengenal PowerPoint?
Aplikasi ini biasanya digunakan mayoritas orang untuk keperluan presentasi, baik di sekolah, kantor, hingga acara khusus seperti seminar.
Di kalangan pegawai kantoran, PowerPoint seringkali dipakai untuk menampilkan materi dalam sesi rapat perusahaan. Tujuannya yaitu memudahkan para partisipan untuk melihat poin-poin apa saja yang akan dibahas.
Steve Jobs
Meski umum digunakan, nyatanya almarhum pendiri Apple, Steve Jobs justru tidak menyukai aplikasi besutan Microsoft tersebut.
Mengapa demikian?
Jobs menilai bahwa rapat dengan menggunakan PowerPoint tidak efektif. Menurut Jobs, partisipan yang bergabung di dalam rapat tidak membutuhkan itu untuk melihat segala materi yang akan dipresentasikan.
"Orang lain (partisipan) yang sudah mengetahui apa yang akan dibahas dalam rapat tersebut, sama sekali tidak membutuhkan itu (PowerPoint)," ungkap Jobs.
Jobs juga mengatakan bahwa dengan tidak adanya PowerPoint, rapat menjadi lebih "hidup" sehingga semua partisipan dapat terlibat secara aktif.
"Saya benci jika ada orang yang masih mengandalkan slide presentasi untuk bertukar pikiran. Saya ingin mereka terlibat secara langsung dan membahas berbagai hal tanpa mengacu pada slide presentasi," jelas Jobs.
Apalagi, peserta rapat biasanya hanya dihadiri oleh segelintir partisipan yang benar-benar paham akan topik yang didiskusikan, sehingga mereka kemungkinan bisa memberikan penjelasan tanpa harus melakukan presentasi. Terlepas dari hal itu, spekulasi menyebutkan bahwa sikap Jobs yang kontra dengan PowerPoint bisa saja didasari oleh keinginannya untuk tidak bergantung dengan produk pesaing (Microsoft).
Namun, Jobs nampaknya memang ingin membentuk kebiasaan agar para partisipan terdorong untuk beropini dan menciptakan diskusi sehingga rapat bisa lebih mudah mencapai hasil bersama.
Pakai papan kaca Dalam rapat tertentu, Jobs tetap membutuhkan alat bantu untuk mengutarakan isi pikirannya. Tapi lagi-lagi dia tak menggunakan PowerPoint. Jobs lebih memilih memakai papan berbahan kaca untuk mempresentasikan materi rapat.
Di sana, Jobs biasanya menggambarkan atau menulis ide maupun gagasan kreatif sebagai bentuk materi pembahasan. Jobs menyarankan, PowerPoint sebaiknya digunakan pada saat rapat berskala besar saja, bukan untuk rapat yang bersifat rutin setiap hari.
Jack Dorsey
Steve Jobs, CEO Twitter, Jack Dorsey juga menuturkan hal yang sama. Dorsey meminta agar penggunaan PowerPoint saat rapat harus dibatasi.
"Jangan mengacu pada itu. Keluar dari PowerPoint, dan mulailah memberi gagasan baru kepada banyak orang," kata Dorsey.
Selain dua bos perusahaan di atas, Jeff Weiner yang kini merupakan Executive Chairman LinkedIn, juga pernah menyatakan bahwa perusahaannya sudah tidak lagi melakukan rapat dengan presentasi PowerPoint sejak tahun 2013.
Sebagai solusinya, Weiner meminta agar materi yang akan dipresentasikan dikirim kepada partisipan setidaknya 24 jam sebelum rapat berlangsung. Dengan demikian, partisipan dapat membiasakan diri untuk memahami materi dan topik pembahasan yang akan didiskusikan nanti.
Menurut Weiner, pola rapat seperti ini akan menghemat waktu lantaran seluruh partisipan sudah lebih dulu melihat apa saja poin-poin yang akan dibahas dalam sesi rapat.
Elon Musk
Pada Desember 2020 lalu, CEO Tesla Elon Musk, secara terang-terangan menyarankan petinggi perusahaan di Amerika Serikat untuk membatasi penggunaan PowerPoint saat rapat.
Menurut Musk, rapat dengan menggunakan PowerPoint hanya akan menguras banyak waktu yang sebetulnya bisa lebih dimanfaatkan untuk fokus dalam pengembangan produk atau layanan.
"Apakah para eksekutif di Amerika Serikat fokus pada peningkatan produk? Menurut saya tidak. Bijaklah mengatur keuangan, kurangi waktu untuk melakukan rapat, dan batasi penggunaan PowerPoint," ungkap Musk.
Secara tersirat, Musk ingin para pemimpin perusahaan benar-benar fokus berinovasi pada produk dan layanan mereka. Dengan begitu, tujuan perusahaan untuk memperoleh keuntungan tentu akan tercapai.
Selain itu, Musk juga menyarankan agar para pengusaha di AS lebih memahami apa kemauan konsumennya sehingga mereka tahu bagaimana menghasilkan produk yang berkualitas.
Jeff Bezos
Lain halnya dengan Elon Musk, Jeff Bezos telah melarang penggunaan PowerPoint sejak 2004. Alasannya adalah PowerPoint dinilai tidak efektif untuk digunakan sebagai acuan atau pendukung dalam sesi rapat.
Sebagai gantinya, CEO Amazon itu memberikan memo sebanyak enam halaman kepada peserta rapat. Memo itu digunakan untuk menulis gagasan secara naratif ketika rapat berlangsung.
Setelah itu, para partisipan diberi waktu sekitar 30 menit untuk memahami ide atau topik yang sudah mereka tulis sebelum didiskusikan bersama-sama.
Sebagaimana dihimpun KompasTekno dari CNBC, Kamis (21/1/2021), Bezos menyebut bahwa gaya rapat yang dijalankan seperti ini merupakan langkah terbaik yang pernah mereka (Amazon) lakukan.
"Bertahun-tahun yang lalu, kami melarang menggunakan PowerPoint untuk menampilkan slide presentasi. Ini mungkin hal paling cerdas yang pernah kami lakukan," kata Bezos.
Menurut Bezos, cara ini akan menantang para karyawannya untuk benar-benar menunjukkan bahwa mereka telah membaca memo tersebut dengan baik.
Bezos beranggapan bahwa pertemuan atau rapat biasanya dilakukan untuk menyampaikan gagasan baru atau menyelesaikan sebuah masalah. Oleh sebab itu, pemahaman akan materi rapat sangatlah penting.
Dengan demikian, waktu yang diperlukan untuk rapat juga akan semakin singkat dan tak terbuang percuma.