Begini Cara Mudah Membubuhkan Tanda Tangan di Dokumen Word

Perlu membubuhkan tanda tangan digital maupun tanda tangan elektronik pada dokumen Word? Begini langkah-langkahnya.

Membubuhkan tanda tangan berarti menuliskan nama secara khas atau unik menggunakan alat tulis pada sebuah media yang biasanya berupa kertas. Bersifat khas atau unik, tanda tangan dianggap sebagai penanda pribadi karena orang lain dianggap tidak mampu atau mungkin susah untuk menirunya. Oleh karena itu tanda tangan dibutuhkan pada saat, misalnya melegitimasi sebuah dokumen perjanjian.

Namun di era digital seperti saat ini, tanda tangan tidak hanya dibubuhkan di media berupa dokumen kertas yang sudah dicetak, tapi juga harus bisa ditorehkan pada dokumen digital. Untuk membuat tanda tangan digital, kita membutuhkan sebuah pena digital yang sayangnya tidak semua orang memiliki pena semacam ini. Nah, ada cara untuk menandatangani dokumen digital, terutama pada program Microsoft Word.

Mengapa Microsoft Word? Karena software word processing masih menjadi pilihan banyak orang untuk membuat proposal, kontrak, surat perjanjian, dan dokumen penting lainnya. Meski tidak secara spesifik menyebutkan jumlah pengguna Word, situs office365itpros.com menyebutkan bahwa Microsoft Office 365, yang mencakupkan Word dalam bundel aplikasinya, hingga bulan April tahun lalu telah digunakan oleh 258 juta user.

Nah bagaimana cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen digital yang dibuat dengan Microsoft Word tanpa harus mencetaknya terlebih dahulu? 

Kita bisa membubuhkan tanda tangan digital (digital signature) dan tanda tangan elektronik pada dokumen Word. Apa perbedaan di antara keduanya? Pandadoc.com mendefinisikan tanda tangan digital sebagai tanda digital yang terenkripsi dan sangat aman dan membutuhkan software khusus dan sertifikat digital dari pihak sender maupun recipient.  

Sedangkan tanda tangan elektronik adalah tanda virtual yang ditambahkan ke dokumen, yang umumnya berupa gambar tanda tangan atau teks yang diketikkan pada dokumen. Tanda tangan elektronik ini bisa saja disertai fitur keamanan tambahan, tergantung jenis software yang digunakan. Fitur keamanan itu misalnya berupa sertifikat yang mencantumkan waktu dan tanggal penandatanganan dokumen. Baik tanda tangan elektronik maupun tanda tangan digital dianggap sah dan aman. 

Sebagai pihak yang membutuhkan tanda tangan dari pihak lain, yang pertama dilakukan adalah menyisipkan “tempat” tanda tangan atau Signature Line. Begini langkah-langkahnya:

1. Buka dokumen yang akan ditandatangani
2. Arahkan kursor ke area di dokumen Word yang akan dibubuhi tanda tangan
3. Pilih tab Insert
4. Buka daftar Signature Line yang terletak di kelompok Text
5. Pilih Microsoft Office Signature Line untuk membuka kotak dialog Signature Setup
6. Klik OK ketika pada kotak dialog tentang signature service dari pihak ketiga
7. Di kotak dialog Signature Setup, masukkan data-data penandatangan, seperti nama, jabatan, dan alamat surel. Jika dibutuhkan, ketikkan instruksi untuk penandatangan.
8. Jika dibutuhkan, klik untuk mencentang opsi menampilkan tanggal tanda tangan atau mengijinkan penandatangan menambahkan komentar. 
9. Klik OK
10. Simpan file.

Untuk membubuhkan tanda tangan digital pada dokumen Word:

1. Buka file dokumen Word yang akan ditandatangani
2. Jika dokumen tersebut sudah mengandung Signature Line, maka di bawah Toolbar akan muncul Message bar yang memberitahukan bahwa dokumen tersebut perlu ditandatangani.
3. Untuk melihat siapa saja yang harus menandatangani dokumen, klik tombol View Signatures.
4. Untuk menandatangani dokumen, pergi ke Signature Line yang harus ditandatangani, dan klik untuk memilih Signature Line
5. Klik dua kali pada Signature Line
6. Klik OK ketika pada kotak dialog tentang signature service dari pihak ketiga
7. Atau klik Signature Services from the Office Marketplace jika akan menggunakan layanan tanda tangan digital dari pihak ketiga.
8. Pada kotak dialog Sign yang muncul, ketikkan nama atau unggah gambar tanda tangan dengan mengeklik Select Image.
9. Klik Sign.

Jika Anda ingin membubuhkan tanda tangan elektronik pada dokumen Word, begini caranya:

1. Bubuhkan tanda tangan Anda pada secarik kertas putih.
2. Scan atau foto tanda tangan tersebut dan simpan sebagai file gambar dengan format .bmp, .gif, .png, atau .jpg
3. Buka file gambar tersebut di Word dengan mengeklik tab Insert>Pictures
4. Klik pada gambar dan sunting menggunakan tab Picture Tools Format
5. Setelah selesai menyunting, klik kanan pada gambar dan pilih Save as Picture
6. Saat Anda akan membubuhkan tanda tangan tersebut ke dokumen, pilih Insert> Pictures
7. Cari file gambar tanda tangan yang tadi sudah disunting, drag & drop ke tempat tanda tangan akan diletakkan di dokumen Word. 

Apakah kita bisa menambahkan keterangan berupa teks pada tanda tangan elektronik? Tentu bisa, ini caranya:

1. Ketikkan teks diinginkan di bawah gambar tanda tangan yang sudah disisipkan tadi
2. Klik untuk memilih gambar tanda tangan dan teksnya
3. Klik Insert>Quick Parts
4. Klik Save Selection to Quick Parts Gallery
5. Langkah tadi akan membuka kotak dialog Create New Building Block
6. Pada kotak Name, ketikkan nama untuk signature block
7. Pada kotak Gallery, pilih AutoText
8. Klik OK
9. Ketika Anda akan menggunakan tanda tangan tersebut, arahkan kursor ke area yang akan dibubuhi tanda tangan (disebut signature block)
10. Klik Insert>Quick Parts>AutoText, pilih nama signature block, lalu klik Insert.