Mengelola 75 rumah sakit di seluruh Indonesia, operator grup rumah sakit BUMN, PT Pertamina Bina Medika IHC menyediakan satu sumber tepercaya untuk informasi medis pasien guna mendorong kualitas perawatan pasien maupun berinovasi layanan.
PT Pertamina Bina Medika, atau lebih dikenal dengan nama Pertamedika, adalah Anak Perusahaan Pertamina yang bertugas mengelola seluruh rumah sakit milik PT Pertamina (Persero). Dan sejak tahun 2016, Pertamedika Indonesia Health Corporation (IHC) juga ditunjuk Pemerintah RI sebagai holding company bagi rumah-rumah sakit di lingkungan Kementerian BUMN. Hingga saat ini, Pertamedika IHC menaungi 75 rumah sakit BUMN yang tersebar di seluruh Indonesia.
Saat konsolidasi ini, Pertamedika IHC melihat adanya tantangan dalam bertukar data dan informasi akibat sistem di rumah-rumah sakit yang dikelolanya belum terintegrasi satu sama lain. Sistem rumah sakit yang terintegrasi sangat diperlukan untuk mendukung operasional pelayanan menjadi lebih baik.
“Oleh karena itu muncul kebutuhan suatu sistem yang terintegrasi, bisa diakses secara online, sistem database terpusat, dan dari sisi information security-nya terjamin sehingga pasien bisa melakukan layanan konsultasi di mana saja (dalam jaringan Rumah Sakit dan Klinik Pertamedika IHC),” ujar Dedy Wijanarko, VP IT Pertamedika IHC. Selain itu, single data ini juga akan memudahkan dokter dalam melakukan proses diagnosis terhadap pasien karena data historis yang sudah tercantum di dalam rekam medis yang terintegrasi.
Dari perspektif TI, Manager Business Demand, IT Architecture, Security & Policy, Sabrul Jamil mengatakan, kebutuhan sistem terintegrasi ini juga terkait dengan sumber daya manusia.
Rumah-rumah sakit yang bergabung di jaringan Pertamedika IHC memiliki sistem, aplikasi, dan database-nya sendiri, serta SDM yang mengelolanya. “Nah, sekarang kita kan bicara holding, bicara satu perusahaan besar, pilihannya adalah apakah kita pertahankan aplikasi yang ada dan cukup tukar menukar data atau membuat aplikasi baru sesuai dengan business requirement. Untuk tinjauan jangka panjang, penggunaan aplikasi single platform akan memudahkan operasional layanan kesehatan di lingkungan PBM IHC. Orang-orang yang me-maintain aplikasi di setiap rumah sakit mungkin 5 tahun lagi sudah pensiun, siapa yang akan meneruskan?” paparnya.
Inilah pertimbangan lain mengapa harus ada satu aplikasi bersama dan terintegrasi. Satu aplikasi bersama akan memudahkan pengelolaan maupun roll out jika nanti ada rumah sakit baru yang bergabung.
Implementasi sistem yang terintegrasi ini juga dilihat Dedy sebagai satu kesempatan dan cara untuk menstandardisasi proses bisnis. “Rumah-rumah sakit ini memiliki uniqueness masing-masing dan jajaran Direksi memandang perlu dilakukan standardisasi,” imbuhnya. Proses bisnis yang terstandardisasi ini pun akan memudahkan korporasi dalam mengukur kinerja seluruh rumah sakit yang ada di dalam jaringannya.
Implementasi Diakselerasi Pandemi
Berbagai hal tersebut mendorong Pertamedika IHC untuk mengembangkan sendiri Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) guna memroses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan rumah sakit. Sistem yang dinamai One Solution System (OSS) ini juga sekaligus menjadi pilar utama bagi transformasi dan inovasi digital Pertamedika IHC.
Meski sebelumnya sudah tercantum dalam agenda transformasi digital perusahaan, Dedy Wijanarko mengatakan, implementasi OSS ini termasuk inisiatif yang dipercepat karena adanya pandemi COVID-19.
“Karena pada saat itu ada kebutuhan terkait dengan bed management yang di sistem sebelumnya belum tersedia,” cerita profesional yang hampir 20 tahun berkarier di bidang TI ini. Dibutuhkan sebuah sistem yang terintegrasi yang memiliki fitur seperti E-Medical Record, Bed Management System, Laboratorium Information System (LIS), Radiology System dan Farmasi secara terintegrasi sehingga memudahkan dalam operasional layanan di Rumah Sakit untuk penanganan pasien COVID-19 dengan mengutamakan patient safety.
Irvan Bachtiar, Manager IT Solution, Pertamedika IHC, menjelaskan, implementasi OSS dimulai di RS Pertamina Jaya (RSPJ) yang dijadikan rumah sakit rujukan COVID-19. Saat itu implementasi difokuskan pada layanan front office. Namun tentu saja OSS di RSPJ ini terus disempurnakan, antara lain dengan pengembangan untuk sistem back office-nya.
“Dan selanjutnya OSS tersebut akan di roll-out dan diimplementasikan di seluruh unit di bawah Pertamedika IHC,” jelas Irvan.
Terintegrasi Internal dan Eksternal
Proses implementasi ini diawali dengan standardisasi proses bisnis layanan kesehatan, baik di sisi di front office maupun back office.
Irvan menjelaskan, langkah selanjutnya adalah melakukan standardisasi master data dan pelatihan terhadap user-user yang ada di unit tersebut. “Lalu kami lakukan uji coba, soft trial sistem bersama dengan user yang sudah kami training, sampai prosesnya sudah clear, sudah jelas prosesnya. Lalu pada saat itu juga kami lakukan roll out untuk ke layanannya,” jelas Irvan mengenai proses implementasi OSS di RSPJ yang dimulai pada bulan Maret 2020 silam dan mulai digunakan pada 1 April 2020.
Proses roll out dari OSS ini ke rumah-rumah sakit lain di jaringan Pertamedika IHC disebut Sabrul Jamil dilakukan secara bertahap. “Karena di rumah sakit selain RSPJ kan ada pasien selain pasien COVID-19 sehingga harus ada penyesuaian proses bisnis. Roll out ini bertahap. Kita akan roll out ke rumah sakit yang secara dengan kriteria proses bisnis, data, dan people-nya paling siap,” jelasnya.
Dalam proses implementasi OSS ini, menurut Dedy, tantangan terbesarnya adalah mensinkronisasikan people, process, dan technology agar dapat seiring sejalan, sehingga visi misi perusahaan pun bisa tercapai. Oleh karena itu, proses digitalisasi semacam ini harus menjadi concern seluruh jajaran manajemen di Pertamedika IHC.
OSS mencakup fitur-fitur untuk layanan standar di rumah sakit, seperti registrasi, layanan rawat jalan, gawat darurat, rawat inap, farmasi dan sebagainya. “Namun mungkin yang membedakan (dengan SIMRS lainnya) adalah electronic medical record (EMR) pasien yang terintegrasi. Kami juga mempunyai sistem yang terstandardisasi sehingga harapannya adalah di manapun pasien berobat, mereka akan mendapatkan kualitas layanan yang sama, walaupun berbeda rumah sakit,” urai Irvan. Sistem ini juga sudah terintegrasi dengan sistem informasi Radiologi dan Laboratorium.
Tidak hanya terkoneksi ke sistem internal, OSS juga sudah terintegrasi dengan sistem milik BPJS untuk urusan klaim, maupun Dinas Kesehatan untuk informasi ketersediaan tempat tidur. “Sekarang kami sedang dalam proses integrasi dengan Kemenkes maupun insurer lainnya,” ujar Irvan.
Inovasi IHC Telemed dan Homecare
Salah satu modul OSS yang dikembangkan pada saat pandemi COVID-19 dimulai adalah aplikasi berbasis mobile, yaitu IHC Telemed (tersedia di Apple Store dan Google Play). Diluncurkan bulan Juni lalu, aplikasi telekonsultasi ini dikembangkan untuk memfasilitasi kebutuhan masyarakat untuk mendapatkan layanan kesehatan, seperti konsultasi dengan dokter dan membeli obat, tanpa harus berkunjung ke rumah sakit atau fasilitas kesehatan lainnya.
Salah satu layanan yang bisa diperoleh masyarakat melalui aplikasi ini adalah Poliklinik COVID. Layanan konsultasi yang tidak dipungut biaya ini, menurut Dedy, cukup membantu masyarakat terutama saat jumlah kasus COVID-19 sedang mencapai puncak di bulan Juli lalu.
“Salah satu kelebihan IHC Telemed adalah aplikasi ini berbasis rumah sakit, berbasis layanan kesehatan dengan dokter yang memiliki SIP (Surat Ijin Praktik) yang dilengkapi sistem rujukan terintegrasi,” ujar Sabrul Jamil tentang aplikasi yang sudah mencapai 25 ribu kali unduhan itu.
Saat ini layanan kesehatan di aplikasi IHC Telemed didukung oleh lebih dari 100 dokter di empat rumah sakit di bawah Pertamedika IHC, yaitu RSPP, RSPJ, RS Pelni dan RS Pelabuhan.
Jumlah rumah sakit pendukung layanan telemedicine ini akan terus ditambah sehingga masyarakat memiliki akses yang lebih mudah dan lebih luas ke fasilitas kesehatan. Dedy menjelaskan, RS Pertamina Cilacap, RS Pertamina Rantau,RS Rolas Medika Grup (RS Kaliwates dan RS Bakti Husada) yang berlokasi di Jember, Jawa Timur, dan RS Bakti Timah Grup (RSBT Muntok dan RSBT Karimun) di Propinsi Bangka Belitung juga sudah siap untuk memberikan layanan melalui IHC Telemed.
Berbasis OSS, Pertamedika IHC juga mengembangkan layanan premium Homecare yang memadukan layanan online dan offline. Layanan yang ditujukan khususnya untuk pasien berusia lanjut ini menawarkan konsultasi dokter secara online tapi ada perawat yang akan datang ke rumah pasien untuk melakukan tindakan medis yang dibutuhkan pasien.
Implementasi OSS memungkinkan rumah sakit beroperasi secara lebih produktif, lebih efisien, dan memastikan pasien mendapatkan pelayanan terstandardisasi serta memerhatikan patient safety di mana pun ia memperoleh layanan. Sistem informasi manajemen rumah sakit ini juga mendorong inovasi digital, seperti layanan telemedicine, di jaringan rumah sakit Pertamedika IHC.