Komunikasi internal menjadi aspek utama bagi PT Perusahaan Gas Negara Tbk (PGN) dalam menjalankan tugas utama menjaga pasokan energi kehidupan ke seluruh pelosok negeri. Menjawab kebutuhan tersebut, perusahaan yang merupakan bagian dari Holding Migas Pertamina ini mentransformasi sistem komunikasi internalnya ke cloud.
Sebagai perusahaan Subholding Gas dari Pertamina, PGN memiliki tugas utama untuk mengelola dan mendistribusikan gas bumi ke seluruh pelosok Indonesia demi menjaga pasokan energi yang dibutuhkan masyarakat dan industri. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, 3.288 karyawan PGN dan seluruh afiliasinya yang tersebar di Indonesia tentunya harus melakukan komunikasi internal. Jika terjadi miskomunikasi, layanan kepada pelanggan dan masyarakat berpotensi mengalami gangguan.
Oleh karena itu PGN terus berupaya meningkatkan efektivitas komunikasi internalnya agar aktivitas operasional perusahaan berjalan lancar. Upaya yang dilakukan adalah mentransformasi sistem komunikasi internalnya ke platform cloud.
“Komunikasi internal merupakan salah satu aspek pertama dan terutama yang terus ditingkatkan efektivitasnya oleh organisasi. Sebab, komunikasi internal menjadi salah satu kunci PGN untuk berkolaborasi, demi terus menjawab kebutuhan pelanggan. Terlebih bagi organisasi seperti PGN yang area jangkauannya tersebar di seluruh Indonesia, kualitas komunikasi internal penting ditingkatkan agar dapat menghindari miskomunikasi yang bisa berdampak besar terhadap layanan kepada pelanggan maupun masyarakat umum di Indonesia,” ujar Rachmat Hutama, Corporate Secretary PGN.
Untuk memaksimalkan komunikasi antar divisi dan area kerja, sejak 2017 PGN menggunakan platform komunikasi terintegrasi Microsoft Teams. Melalui teknologi ini, PGN melakukan panggilan telepon/video, mengirimkan pesan teks, berbagi dokumen, menyimpan file, dan melakukan kerja kolaborasi hanya dalam satu platform tersebut.
Beralih ke cloud, PGN berhasil mentransformasi sistem komunikasi internal perusahaan dan meningkatkan efektivitas komunikasi internal hingga dua kali lipat. PGN melaporkan, peningkatan tersebut juga diikuti penurunan biaya operasional sampai dengan 12 persen.
Group Head Information and Communication Technology PGN, Irwan Santoso menyebutkan, salah satu fitur utama Microsoft Teams yang paling terasa manfaatnya adalah Teams Phone System. Dengan fitur ini, panggilan telepon dengan nomor resmi kantor bisa dilakukan langsung melalui laptop, desktop, tablet, atau mobile phone, tanpa perlu ada perangkat atau kabel tambahan.
“Dari sisi proses, hal ini meningkatkan efektivitas karena kita tidak perlu lagi memasukkan kode telepon atau tersambung ke operator untuk dapat menghubungi kolega yang kita tuju. Sebaliknya, kita cukup memasukkan nama kolega yang ingin kita hubungi di Teams. Dari sana, panggilan dapat langsung dilakukan, terlepas dari manapun areanya,” jelas Irwan Santoso.
Irwan pun menuturkan bahwa biaya operasional berkurang signifikan karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan investasi platform atau maintenance tambahan. “Selain itu, pembayaran telepon juga dapat dilakukan sesuai dengan penggunaan bulanan, sehingga menghindari terjadinya ‘nomor tidur’ atau pembayaran tagihan telepon atas nomor-nomor yang tidak lagi aktif,“ Irwan menambahkan.
Di tengah pandemi, PGN justru menikmati efektivitas dan efisiensi dari implementasi sistem komunikasi berbasis cloud Microsoft Teams. Selama pandemi, sebagian besar kegiatan pekerjaan karyawan berlangsung dari rumah menggunakan perangkat kerja harian. Karyawan PGN pun semakin terbiasa memaksimalkan kemampuan teknologi yang dibekali perusahaan. Hasilnya, user adoption rate atas solusi teknologi yang perusahaan sediakan meningkat sekitar 67% selama 1,5 tahun terakhir.
Norman Yoshua, Public Sector Director Microsoft Indonesia mengatakan, “PGN berhasil memperlihatkan bagaimana teknologi bukanlah sumber cost, melainkan investasi jangka panjang yang dapat meningkatkan efisiensi cost perusahaan. Setelah mendampingi PGN dalam perjalanan transformasi digital mereka selama lima tahun terakhir, kami melihat bahwa salah satu kunci untuk memungkinkan transformasi digital ini terjadi adalah kolaborasi antar bagian perusahaan. Mulai dari arahan yang tepat dari pemimpin, keahlian teknis tim IT, dan kemauan seluruh karyawan untuk mencoba hal baru. Semoga perjalanan PGN mampu menginspirasi perusahaan lain untuk bertransformasi, agar bersama-sama kita dapat meningkatkan resiliency perusahaan di tengah pandemi dan berkontribusi terhadap Indonesia.”
Dari sisi PGN, transformasi digital memang telah menjadi salah satu strategi utama perusahaan untuk terus bertahan dan berkembang di era berbasis cloud saat ini. “Teknologi kini bukan lagi hanya sebagai pendukung perusahaan, melainkan sebagai enabler optimisasi proses bisnis. Dengan memanfaatkan teknologi yang tepat dan memaksimalkan penggunaannya, kita akan dapat mendukung perkembangan bisnis,” ujar Irwan.
Ke depannya, PGN akan terus mengeksplorasi lebih banyak solusi teknologi terintegrasi yang dapat meningkatkan sistem kerja perusahaan, di antaranya adalah teknologi data analytics dan AI. Teknologi-teknologi ini diharapkan dapat membantu PGN mengelola pasokan gas, meningkatkan engagement dengan pelanggan, dan memaksimalkan efektivitas proses bisnis.