Bagi sebagian orang, membubuhkan tanda tangan basah pada dokumen adalah suatu keharusan. Namun kini tanda tangan elektronik pun kian lumrah di tengah maraknya digitalisasi.
Saat ini banyak perusahaan yang memanfaatkan formulir online/daring untuk mengumpulkan informasi dari penggunanya. Dan mereka membutuhkan izin/persetujuan yang disertai tanda tangan pengguna pada formulir tersebut.
Tanda tangan elektronik juga akan membantu individu atau perusahaan yang dalam memberikan layanan harus seringkali membuat kontrak bertandatangan. Dalam contoh kasus ini, penggunaan tanda tangan elektronik tentu akan mempercepat proses bisnis.
Nah, di sini, kami akan menunjukkan cara membubuhkan tanda tangan elektronik pada dokumen digital yang berformat PDF. Namun sebelumnya perlu kita pahami dulu perbedaan antara tanda tangan elektronik (electronic signature) dan tanda tangan digital (digital signature) karena dua hal ini sering menimbulkan kekeliruan saat kita menandatangani dokumen.
Dari blog Privy.id disebutkan, electronic signature atau tanda tangan elektronik mengacu pada data dalam bentuk elektroniknya yang dilekatkan pada dokumen elektronik. Salah satu contohnya adalah tanda tangan basah (tulisan tangan) yang dibuat ke dalam bentuk elektronik. Tanda tangan elektronik juga bisa berupa pindai goresan tangan dalam bentuk elektronik atau file suara yang dilekatkan pada dokumen.
Sedangkan tanda tangan digital adalah sebuah mekanisme kriptografi yang sering diimplementasikan ke dalam tanda tangan elektronik. Informasi yang dilekatkan dengan menggunakan tanda tangan digital tidak hanya sekedar data/tanda tangan dalam bentuk elektroniknya, tetapi sebuah data terenkripsi dan sertifikat digital dari pemilik tanda tangan digital.
Artikel ini hanya membahas tentang cara membubuhkan tanda tangan basah dalam bentuk elektronik ke dokumen elektronik berformat PDF.
Untuk membuka file PDF di PC berbasis Windows, Anda tentu perlu memasang aplikasi PDF reader terlebih dahulu. Dalam contoh ini kami menggunakan aplikasi PDF X versi tidak berbayar. Kemudian lakukan langkah-langkah berikut untuk membubuhkan tanda tangan elektronik di dokumen PDF.
- Menggunakan aplikasi PDF reader, buka file PDF yang akan ditandatangani.
- Selanjutnya pilih menu untuk membubuhkan tanda tangan. Pada PDF X, fitur tanda tangan ada di menu Annotate.
- Klik Signature untuk membuka menu pop-up Create Signature .
- Ada dua pilihan membuat tanda tangan, Write atau Picture. Pilih Write jika Anda ingin menandatangani dengan cara menuliskan tanda tangan. Atau pilih Picture, jika Anda sudah memiliki image/gambar dari tanda tangan tersebut. Lalu, klik OK.
- Lalu atur ukuran dan posisi tanda tangan di dokumen. Kemudian simpan (save) dokumen.
Pembubuhan tanda tangan elektronik ini juga bisa dilakukan di perangkat genggam. Saat ini cukup banyak tersedia aplikasi mobile yang memungkinkan pengguna menandatangani dokumen secara elektronik di perangkat genggamnya. Salah satunya yang mudah digunakan dan gratis adalah Adobe Acrobat Reader: Edit PDF.
Setelah mengunduh dan memasang aplikasi tersebut di ponsel Android, Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut untuk menandatangani dokumen PDF:
- Buka aplikasi Adobe Acrobat Reader: Edit PDF. Jika ini adalah pertama kalinya Anda membuka aplikasi tersebut, Anda bisa sign in dulu menggunakan akun Adobe atau melewati proses sign in dengan mengeklik ikon tanda silang di sudut kanan aplikasi.
- Pada aplikasi, ketuk ikon ⊕, lalu ketuk Edit PDF untuk memilih file PDF yang akan disunting. Anda bisa ketuk On This Device untuk melihat semua file PDF yang ada di perangkat. Atau klik Browse more files.
- Setelah file PDF dibuka, ketuk ikon pensil dan pilih Fill & Sign
- Ketuk ikon tanda tangan yang di sebelah kanan dan pilih Create Signature. Anda bisa menggoreskan tanda tangan, mengunggah image/gambar tanda tangan, atau memotret tanda tangan. Setelah selesai, ketuk Done.
- Selanjutnya, pada dokumen PDF, ketuk di tempat tanda tangan tersebut akan dibubuhkan.
- Jika Anda sudah pernah membubuhkan tanda tangan, untuk dokumen selanjutnya, Anda tinggal mengetuk ikon Signature dan memilih tanda tangan elektronik yang sudah pernah dibuat.