Tool video conferencing menjadi perangkat terpenting bagi banyak pekerja dan perusahaan saat ini. Tak pelak, keamanan adalah hal yang sangat penting di sini.
Aturan lockdown, karantina wilayah, dan berbagai kebijakan ditetapkan oleh pemerintahan di negara-negara yang sedang didera pandemi COVID-19. Kerja dari rumah pun menjadi satu realita baru yang mungkin akan berjalan dalam hitungan beberapa minggu atau beberapa bulan ke depan.
Dengan kondisi tersebut, tool video conferencing menjadi arsenal penting bagi para pekerja dan perusahaan. Tool ini berperan vital dalam menjaga karyawan tetap terkoneksi satu sama lain dan tetap produktif.
Persoalannya adalah ketika sesuatu diminati, digunakan oleh banyak orang, maka ia pun akan menjadi target serangan para kriminal. Ancaman eksternal bisa datang berupa kerentanan yang memungkinkan penjahat melakukan remote code execution, pengambilalihan kontrol webcam dari jarak jauh, serangan DoS, dan sebagainya.
Inilah beberapa tips yang dapat membantu perusahaan mengamankan dan menjaga privasi video conference.
Tips ini bersifat umum dan tidak terkait fitur produk vendor tertentu. Tips ini juga dapat dijadikan sebagai dasar menentukan pilihan perusahaan tool video conferencing yang tepat.
1.Pastikan peserta rapat masuk ruangan di saat yang tepat
Ada tool yang memungkinkan rapat daring dimulai begitu peserta pertama hadir. Mirip pertemuan atau rapat offline di mana peserta bisa masuk ke ruang rapat dan ngobrol sebelum pemimpin rapat hadir. Perusahaan harus menonaktifkan opsi ini jika rapat harus dikontrol oleh pemimpin rapat. Hal ini menjadi penting ketika link undangan rapat di-forward via media sosial atau surel. Anda tentu tak ingin rapat Anda dihadiri tamu tak diundang bukan?
2.Selalu gunakan meeting ID baru
Menggunakan meeting ID yang sama memang akan memudahkan host. Namun kenyamanan yang sama juga didapat oleh para meeting bomber atau squatter, alias tamu tak diundang. Jadi, jangan gunakan meeting ID yang sama dengan rapat sebelumnya, apalagi untuk rapat bisnis yang penting.
3.Terapkan password
Selain menggunakan meeting ID yang unik untuk tiap rapat, pastikan Anda menggunakan kata sandi (password). Mungkin user menjadi sedikit tidak nyaman, tapi langkah ini menambah tingkat keamanan rapat Anda, terutama rapat-rapat yang sifatnya kritis bagi bisnis.