Salah satu hal krusial saat menerapkan work from home adalah melakukan monitoring terhadap kehadiran karyawan. Ini tips dari Mekari bagi divisi HR dalam mengelola presensi karyawan.
Pandemi COVID-19 yang meluas dan implementasi PSBB di beberapa daerah di Indonesia, membuat banyak perusahaan sudah menerapkan work from home (WFH) atau bekerja dari rumah.
Kebijakan ini diambil tentunya untuk mengedepankan kesehatan karyawan. Namun di sisi lain, perusahaan dan karyawan harus menyiapkan WFH dengan matang dalam tiap aspeknya, yang salah satunya adalah presensi karyawan. Salah satu hal krusial saat menerapkan WFH adalah sulitnya melakukan monitor terhadap kehadiran karyawan. Namun teknologi dapat membantu, bahkanmenjadi salah satu penopang berjalannya operasional bisnis di masa pandemi ini.
Sebagai acuan kehadiran karyawan, sistem presensi sendiei telah berevolusi dari waktu ke waktu. Beberapa karyawan yang saat ini masih aktif bekerja, mungkin pernah merasakan presensi menggunakan mesin kartu manual hingga finger print yang mayoritas menjadi andalan saat ini. Namun di masa ini, absensi manual seperti finger print menjadi tidak relevan dikarenakan karyawan bekerja dari rumah.
Mengambil data dari polling di akun Twitter @ezash yang berkolaborasi dengan Talenta by Mekari, dari 1827 responden yang ikut serta sebanyak 51,5% telah menggunakan aplikasi online untuk melaporkan kehadiran sementara 48,5% sisanya lapor melalui aplikasi chat. Nyatanya, laporan kehadiran melalui aplikasi chat menjadi kurang praktis bagi HR karena diharuskan melakukan rekap secara manual. Karena itu, presensi online melalui aplikasi dapat menjadi solusi praktis dan tepat bagi HR untuk mengelola kehadiran karyawan sekaligus melakukan penghitungan gaji walaupun di kondisi harus bekerja dari rumah seperti sekarang ini.
Standie Nagadi, VP Marketing & Brand Mekari menjelaskan, “Pandemi ini secara tidak langsung membuat perubahan dalam operasional bisnis. Seiring berlanjutnya kebijakan PSBB, remote working ataupun work from home akan menjadi the new normal kedepannya. Di sini teknologi berbasis cloud berperan besar, dan setelah pandemi ini berakhir, akan muncul berbagai inisiatif produk - produk digital yang disesuaikan dengan tren dan new behaviour.”
Mekari, sebagai perusahaan Software as a Service (SaaS) melalui salah satu produknya, Talenta, software HRIS & payroll berbasis cloud, berbagi tips bagi para HR untuk mengantisipasi masalah pengelolaan absensi selama WFH berikut ini:
1.Buat jadwal dan pastikan karyawan melakukan presensi
Tentukan gol bagi karyawan dan buatlah worksheet yang bisa menjadi acuan HR dalam mengevaluasi produktivitas karyawan di masa WFH. Buat jadwal pasti bagi karyawan untuk mengisi worksheet tersebut untuk mendorong komitmen dan tanggung jawab atas pekerjaan. Selain itu, pastikan karyawan selalu melakukan presensi setiap harinya. Aplikasi HRIS seperti Talenta yang memiliki fitur Live Attendance bisa jadi pilihan HR untuk mengelola kehadiran karyawan dengan mudah di mana karyawan bisa Clock in/ Clock Out menggunakan selfie dan terhubung dengan GPS. Sehingga tim HR bisa memastikan karyawan benar bekerja dari rumah.
2.Terapkan jam Klkerja fleksibel
Sistem bekerja dari rumah akan sangat dipengaruhi oleh latar belakang tiap karyawan. Penetapan jam kerja yang fleksibel bisa menjadi solusi bagi karyawan untuk menentukan sendiri jam kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka, asalkan diimbangi dengan peraturan yang mempertahankan kedisiplinan atau produktivitas kerja. Contohnya menerapkan total jam kerja mencapai 8 jam per hari sesuai yang ditetapkan UU Ketenagakerjaan.
3.Berlakukan sistem shift