Oleh: Cin Cin Go, Country Manager Indonesia, VMware
Kebutuhan sebuah ruang kerja digital yang aman dan bebas kendala (seamless) adalah pilar untuk menghadirkan sistem kerja jarak jauh dari mana saja, kapan saja, dan dengan perangkat kerja apa aja.
Kerja dari jarak jauh bukan hal baru. Cara kerja seperti ini sudah diadopsi sejak beberapa tahun lalu. Namun pembatasan ruang gerak masyarakat akibat pandemi COVID-19 yang tengah melanda dunia saat ini telah memicu digalakkannya sistem kerja dari jarak jauh guna menunjang kontinuitas bisnis di seluruh dunia.
Maraknya penerapan sistem kerja seperti ini menuntut perusahaan untuk memprioritaskan penyuguhan digital experience bagi pengguna, karena hal ini berimbas besar terhadap neraca bisnis sebuah perusahaan. Studi Forbes mengungkapkan bahwa perusahaan yang menyediakan akses yang mudah bagi karyawan ke aplikasi-aplikasi perusahaan berhasil memangkas waktu kerja hingga 17 persen, sehingga karyawan menjadi lebih fokus pada tugas-tugas utamanya. Produktivitas dan efisiensi bisnis pun meningkat tajam.
Namun faktanya, banyak pimpinan TI kesulitan membuat rencana perubahan untuk membuat digital workspace menjadi kenyataan. Banyak peranti, kecakapan, dan proses-proses bisnis masih berbasis teknologi PC yang sudah berusia 20 tahun. Dibutuhkan sebua pendekatan baru untuk memastikan keberhasilan strategi ruang kerja digital.
Inilah lima kebutuhan mendasar yang wajib dipahami oleh manajemen maupun pemimpin TI terkait pengembangan ruang kerja digital yang aman dan bebas kendala.
- Prioritaskan Employee Experience
Tidak mudah memang untuk menjadikan employee experience sebagai prioritas utama dalam setiap pengembangan ruang-ruang kerja digital di perusahaan. Di sisi lain, membangun kultur baru yang kuat di perusahaan sebagai pelengkap dihadirkannya employee experience sangat krusial maknanya dalam mendukung terpenuhinya kebutuhan bisnis. Selain tentunya sebagai jaminan untuk dihadirkannya perlindungan yang ketat terhadap data krusial perusahaan, terlebih dengan maraknya penerapan model kerja jarak jauh seperti sekarang ini.
TI harus memosisikan diri sebagai yang mendesain dan menyajikan pengalaman produktivitas bagi karyawan. Perusahaan perlu mempertimbangkan perangkat dan form factor yang nantinya akan digunakan dalam menunjang pekerjaan karyawan sehari-hari, lokasi tempat mereka bekerja, kebutuhan fleksibilitas, serta tersedianya beragam pilihan untuk menunjang kebutuhan karyawan maupun bagi tiap-tiap divisi dalam perusahaan. Dalam banyak kasus, hal ini membutuhkan perubahan keahlian dan budaya, tapi juga memperlihatkan adanya peluang pertumbuhan yang luar biasa di bidang TI.
- Penghantaran Aplikasi, Kapan Saja dan Di Mana Saja
Kebutuhan krusial berikutnya adalah kemampuan menghantarkan segala macam aplikasi melalui pengalaman ruang kerja digital. Kemampuan mendukung semua jenis aplikasi—baik aplikasi mobile, aplikasi berbasis cloud, web, ataupun berbasis tugas (task), hingga aplikasi berbasis Windows dan lain-lain—adalah satu keharusan. Dan tak hanya semua jenis aplikasi, TI pun harus bisa memberi dukungan ketika aplikasi itu dibuka di perangkat apapun dan di manapun karyawan bekerja. Employee experience menjadi mustahil bila perusahaan sendiri tak mampu memenuhi kebutuhan untuk dihadirkannya aplikasi-aplikasi yang mendukung mereka dalam bekerja.
Kemudahan akses terhadap aplikasi adalah krusial dalam memacu performa dan produktivitas karyawan, di mana kedua hal ini adalah faktor penting dalam menentukan kesuksesan dan profitabilitas bisnis. Menurut studi global yang digelar oleh Forbes terhadap sekitar 2.000 eksekutif dan karyawan di lini depan perusahaan, para CIO yang telah memberikan akses terhadap aplikasi perusahaan kepada karyawan memperkirakan adanya peningkatan pendapatan sebesar 18%.
Intinya, ruang kerja digital yang tidak menyertakan kemudahan akses terhadap semua aplikasi yang menunjang kebutuhan kerja karyawan belum bisa dianggap sebagai ruang kerja digital sejati. Platform ruang kerja digital itu perlu dibekali dengan kapabilitas untuk mendukung ratusan aplikasi Windows yang dimiliki perusahaan saat ini, serta mampu melayani aplikasi-aplikasi modern saat ini, seperti aplikasi berbasis web, SaaS, hingga native mobile.
- Manajemen Perangkat Modern
Lifecycle Management sudah lama ditinggalkan. Pengelolaan perangkat modern kini memungkinkan TI mengelola dengan pendekatan berbasis cloud dan on-demand, kapan saja dan di perangkat apapun sehingga mampu memangkas biaya dan waktu sekaligus. Model pengelolaan ini menghadirkan skalabilitas yang luar biasa, sekaligus memungkinkan tim TI dalam mengelola perangkat dengan zero-touch provisioning, distribusi software yang tanpa kendala, dan penerapan keamanan intrinsic. Tak diragukan lagi bahwa dalam waktu dekat setiap perangkat yang dikelola perusahaan maupun perangkat pribadi yang mengakses data perusahaan akan terkoneksi ke platform pengelolaan perangkat modern.
Pertanyaannya, kapan hal itu bisa terlaksana? Banyak perusahaan telah menggelontorkan sejumlah biaya untuk perangkat, peningkatan kecakapan, serta proses guna mendukung sistem pengelolaan PC dan Mac berbasis domain. VMware meyakini bahwa cara pengelolaan perangkat yang modern adalah satu-satunya cara untuk dapat menyajikan pengalaman yang konsisten di lingkungan kerja tanpa batasan melalui skema real-time context pada perangkat yang digunakan karyawan untuk mengakses aplikasi dan data agar mereka dapat bekerja dengan baik. Pengelola perangkat akan membantu mengamankan pengelolaan akses sehingga hanya ada satu aplikasi dan tempat yang dituju. Pengelolaan ini juga memastikan unified endpoint management menyuguhkan sebuah pengalaman menyenangkan tapi sangat aman kepada pengguna.
- Pengalaman dan Keamanan Karyawan dengan Data dan Insight yang Real-Time
Dengan diterapkannya solusi ruang kerja digital di sebuah perusahaan, tim TI berada di posisi ideal untuk secara proaktif mendorong kesuksesan penyajian pengalaman melalui proses pengukuran dan penelusuran adopsi dan penggunaan aplikasi di seluruh perangkat yang digunakan. Alih-alih hanya sekadar melakukan reaksi terhadap data historis nggunaan aplikasi, tim TI kini bisa memperoleh insight secara real-time untuk melihat setiap tren yang terjadi, mengidentifikasi adanya celah dalam keamanan maupun kekurangan-kekurangan untuk setiap pengalaman yang dirasakan oleh pengguna, serta memberikan rekomendasi dilakukannya pengubahan-pengubahan lebih lanjut pada sistem.
Tim TI perlu memastikan bahwa platform pengelolaan perangkat yang mereka gunakan memberikan visibilitas yang luas ke ruang kerja digital, agar bisa melihat potensi munculnya kebutuhan-kebutuhan baru, atau dengan kata lain, mendukung difungsikannya pengambilan keputusan berbasis data untuk seluruh lingkungan digital yang mereka tangani.
- Otomatisasi untuk Hadirkan Skalabilitas yang Luas
Pada akhirnya, visibilitas dan kontrol yang luas terhadap lingkungan pada ruang kerja digital merupakan hal yang diinginkan oleh tiap tim TI. Namun, dengan makin banyaknya perangkat, aplikasi, bahkan makin banyaknya ancaman keamanan, pengelolaan ruang kerja digital pun menjadi kian kompleks.
Untuk menangani ruang kerja digital berskala massif dan kompleks, otomatisasi menjadi kunci yang mendukung suksesnya proses onboarding, penggelaran aplikasi, pembaruan, patching, termasuk otomatisasi terhadap langkah-langkah remediasi yang sesuai dengan kelaikan, berbasis pada kecerdasan.
Tim IT perlu lebih proaktif jika itu terkait dengan hal keamanan, alih-alih hanya sekadar bereaksi setiap ancaman keamanan menghampiri. Pendekatan yang lebih proaktif seperti ini mampu mengurangi permintaan pengguna kepada administrator IT untuk melakukan tindakan-tindakan secara manual. Otomatisasi mendukung penghematan biaya operasional dan menghapus kendala akibat penggunaan perangkat-perangkat yang beragam jenisnya.
Ruang Kerja Digital Siap Menemani Kerja Anda
Munculnya paradigma baru kebutuhan kerja bagi karyawan dari manapun lokasi mereka bekerja mendorong perusahaan untuk lebih serius dalam mengimplementasikan teknologi guna menjamin kontinutias bisnis. Ini artinya bahwa perusahaan perlu tmembangun terlebih dahulu sebuah fondasi digital yang mendukung pengembangan arsitektur dan penghantaran produk-produk maupun layanan digital bagi karyawan maupun pelanggan mereka.
Pengimplementasian dan pengelolaan ruang kerja digital yang fokus pada karyawan penting maknanya dalam mendukung kesuksesan bisnis perusahaan. Pimpinan IT perusahaan dituntut untuk menjadi yang terdepan dalam mengusung perubahan demi terwujudnya lingkungan digital yang lebih efisien, ramah pengguna, bebas kendala dan aman.
Dengan menerapkan lima rekomendasi di atas, perusahaan akan lebih sigap dan siap dalam mengantisipasi munculnya kebutuhan karyawan untuk pengadopsian aplikasi-aplikasi modern maupun kebijakan IT di masa depan, siap untuk menyambut kesuksesan bisnis perusahaan di tengah lingkungan bisnis yang semakin kompetitif dan terdigitalisasi.