Pandemi COVID-19 berdampak pada banyak hal, termasuk di antaranya adalah perubahan dinamika manajemen karyawan. Dassault Systèmes menawarkan solusi Back to Office Workforce Planner.
Setelah melakukan penutupan kantor fisik dan menerapkan remote working dalam beberapa bulan terakhir, banyak perusahaan mulai mengaktifkan kembali operasional fisik, termasuk membolehkan para karyawannya kembali bekerja di kantor. Hal ini seiring pelonggaran pembatasan sosial yang sebelumnya diterapkan oleh pemerintah di berbagai negara
Dengan kembali beraktivitasnya para karyawan dan pekerja di kantor di masa transisi ini, muncul tantangan baru yang dihadapi perusahaan terkait misalnya panduan dimulainya kembali kegiatan bekerja, penerapan jarak aman, pengendalian di perbatasan negara/wilayah dan anjuran terkait perjalanan ke satu negara/wilayah.
Di Dassault Systèmes, keselamatan kerja sangat penting, baik untuk karyawan, mitra maupun pelanggan. Untuk mempersiapkan kembalinya karyawan ke kantor, Dassault Systèmes menggunakan solusi Back to Office Workforce Planner untuk mengatur karyawan yang kembali bekerja di kantor.
Ada lima faktor penting yang dipertimbangkan Dassault Systèmes dalam merencanakan kembalinya karyawan ke kantor.
1.Pembatasan dari Pemerintah: Setiap pemerintah memiliki aturan pembatasan yang berbeda dan peraturan pembatasan sosial juga diterapkan di lingkungan kantor.
2.Persyaratan Bisnis: Meskipun banyak perusahaan memberi kesempatan kepada para karyawannya untuk bekerja dari rumah, ada karyawan-karyawan tertentu yang harus bekerja di kantor
3.Prioritas Bisnis dan Tugas: Tergantung pada tugas karyawan di departemen mereka masing-masing, ada karyawan yang harus diprioritaskan untuk bekerja di kantor
4.Kondisi Personal: Manusia adalah inti dari bisnis. Setiap karyawan mungkin punya kondisi khusus yang berbeda – mulai dari harus menjaga anak atau orang tua, hingga tidak memiliki fasilitas untuk bekerja dari rumah. Semua ini harus dipertimbangkan.
5.Preferensi Pribadi: Beberapa orang mungkin memiliki preferensi untuk bekerja dari rumah atau di kantor. Hal ini harus dipertimbangkan juga.
Back to Office Workforce Planner membuat perencanaan berdasarkan okupansi kantor yang diinginkan. Sebagai contoh, di Dassault Systèmes, diterapkan pendekatan bertahap, mulai dari okupansi kantor sebesar 25%. Kemudian secara perlahan ditingkatkan menjadi 50%, sebelum semua karyawan kembali ke kantor beberapa bulan dari saat ini. Shift kantor dibuat dan diterapkan untuk para karyawan.
Melakukan perencanaan secara manual dengan mempertimbangkan semua data di atas untuk kantor dengan puluhan atau ratusan karyawan sangat menjemukan, memakan waktu dan rawan kesalahan. Dengan otomatisasi penugasan ini jajaran manajemen senior dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting saat ini, seperti memandu bisnis melewati satu kondisi yang belum pernah terjadi sebelumnya, berkomunikasi dengan karyawan dan mempertahankan mereka, serta membuat strategi serta positioning bisnis untuk masa depan.