Penulis: Richard Jeremiah (General Manager, Indonesia, Dell Technologies)
Bekerja jarak jauh yang mencakup bekerja dari rumah — populer dengan WFH (work from home) — adalah konsep yang sudah tidak asing bagi tenaga kerja modern. Konsep ini tentunya bukan tercipta karena pandemi yang saat ini sedang melanda seluruh dunia dan memaksa berbagai organisasi mengubah nyaris semua kegiatan operasional mereka menjadi aktivitas jarak jauh untuk mengurangi risiko transmisi virus.
Kondisi ini juga terjadi di Indonesia. Begitu pemerintah mengumumkan pandemi ini sebagai status darurat kesehatan masyarakat pada tanggal 31 Maret 2020, sebagian besar bisnis, terutama yang berlokasi di ibukota DKI Jakarta, terpaksa menerapkan cara bekerja jarak jauh nyaris dalam waktu hanya semalam. Selain itu, riset terbaru dari Kantar menunjukkan 87% responden menyatakan bahwa mereka tidak terburu-buru untuk kembali ke kantor.
Tahun 2009, Dell Technologies meluncurkan program Connected Workplace yang memberikan kebebasan kepada karyawan untuk memilih gaya bekerja terbaik yang bisa menyeimbangkan komitmen profesional dan pribadi mereka. Seiring berjalannya waktu, program ini menjadi komponen penting dalam budaya kerja Dell, dan kami belajar tentang menciptakan lingkungan kerja yang mobile, kolaboratif, dan fleksibel. Bagi kami, bekerja itu tentang hasil, tidak tergantung pada waktu atau tempat tertentu.
Dengan pengalaman mengelola 65% tim global Dell bekerja secara jarak jauh sesuai kapasitas mereka, berikut adalah dua belas tips dari pengalaman kami selama satu dekade menjalankan program ini.
Teknologi
Organisasi atau bisnis perlu menyediakan teknologi yang dibutuhkan karyawan untuk memungkinkan mereka bekerja secara fleksibel. Sebagian besar pekerja intelektual punya perangkat, data, dan aplikasi yang canggih di perangkat pribadi mereka, dan mereka mengharapkan pengalaman yang sama dari lingkungan kerja mereka.
- Mulai dengan strategi yang mengedepankan karyawan. Sebuah organisasi wajib mengenali kebiasaan unik karyawannya — seperti cara mereka bekerja dan teknologi yang berguna bagi mereka. Buatlah profil karyawan sesuai dengan informasi yang didapat untuk megetahui set aplikasi, data, dan perangkat yang dibutuhkan masing-masing persona karyawan untuk bisa produktif.
- Evaluasi rekam jejak teknologi yang digunakan saat ini untuk mengetahui apakah teknologi tersebut membantu atau menghambat pekerjaan karyawan. Pastikan teknologi yang disediakan sesuai dengan kebutuhan karyawan dan pertimbangkan kebutuhan dalam sebuah lingkungan kerja modern — bekerja bukanlah tentang tempat, tapi merupakan suatu aktivitas. Sediakan teknologi yang tepat — perangkat, periferal, aplikasi, keamanan, konektivitas — yang memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi dari mana pun.
- Memudahkan penggunaan TI. Menyediakan layanan yang lebih cepat dan efisien menggunakan teknologi otomatisasi dan swalayan (self-service) sehingga karyawan bisa dengan mudah menggunakan TI. Contohnya, ubah cara organisasi Anda mengirimkan perangkat keras (hardware) ke karyawan (end user) — mungkin melalui layanan yang swalayan atau pengiriman langsung dari pabrik dengan aplikasi dan pengaturan sudah pre-installed.
Keamanan
Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi organisasi adalah bagaimana membantu produktivitas karyawan yang bekerja dari mana pun tanpa risiko keamanan. Anda tentunya sudah memiliki kebijakan keamanan, jadi sesuaikanlah kebijakan tersebut untuk mengakomodasi teknologi dan pendekatan kerja baru. Di era digital, manusia dan data akan makin terinterkoneksi. Ketika hubungan antara keamanan dan TI terjadi secara berkesinambungan dan saling membantu, manfaatnya akan sangat luar biasa.
- Jadikan keamanan sebagai bagian integral dari strategi bisnis. Pendekatan terhadap keamanan haruslah tangguh, cerdas, dan otomatis dengan sistem keamanan terintegrasi. Keamanan harus terhubung dengan manusia, proses, dan teknologi di organisasi Anda. Pemahaman profil karyawan harus termasuk dalam kebijakan keamanan dan memungkinkan produktivitas mereka dengan akses, teknologi, dan solusi yang tepat.
- Amankan seluruh aspek, dari infrastruktur ke aplikasi sampai sistem operasi. Anda perlu merancang keamanan secara mendasar untuk memastikan Anda telah menyederhanakan dan mengatur infrastruktur TI dan kebijakan keamanan sehingga aset data dan TI Anda aman, terlindungi, dan tersedia. Pengamanan tersebut termasuk kebijakan pengelolaan kata sandi, peraturan klasifikasi data, dan penggunaan VPN yang aman untuk akses jaringan dari jarak jauh. Kami terus meningkatkan pengaturan keamanan di Dell untuk menjadi bagian intrinsik dari sistem keamanan, terhubung ke data dan identitas yang menerima akses.
- Aktifkan perangkat kolaborasi dan komunikasi yang aman. Semua perangkat ini adalah perangkat yang bisa dipakai di mana pun, kapan pun di perangkat apa pun, yang secara efektif menyediakan kapabilitas konferensi dan kolaborasi, baik di kantor, rumah, atau saat sedang bepergian.