Poin Penting:
- is.Xpense adalah aplikasi mobile yang memudahkan karyawan dan perusahaan dalam proses expense reimbursement.
- Karyawan dapat dengan mudah melakukan proses klaim karena is.Xpense dibekali fitur budget, geo-tagging, dan voice command
- is.Xpense membuat perusahaan lebih mudah mengontrol pengeluaran, termasuk mencegah fraud
Tahukah Anda bahwa secara statistik, biaya operasional karyawan adalah pengeluaran kedua terbesar perusahaan setelah gaji karyawan? Namun berbeda dengan gaji, pengeluaran operasional ini menjadi pos pengeluaran yang sulit dikelola.
Alasan terbesar adalah masih banyak perusahaan yang tidak memiliki sistem yang efisien untuk menangani keseluruhan proses. Akibatnya, pengeluaran perusahaan menjadi tidak terkontrol sehingga menurunkan profit perusahaan.
Hal itu diungkapkan Jhohan Kamardi (CEO Keimen Solutions) dalam sebuah wawancara khusus dengan InfoKomputer. Tantangan inilah yang coba dijawab Keimen Solutions dengan merilis is.Xpense, sebuah mobile application yang mempermudah perusahaan mengelola proses penggantian biaya (expense reimbursement) para karyawannya.
Tantangan Expense Reimbursement Saat Ini
Berdasarkan pengamatan Jhohan, sistem penggantian biaya yang ada saat ini memiliki beberapa kelemahan. Sebagian besar perusahaan masih memilih untuk mengelola hal ini secara manual, mulai dari karyawan melampirkan kwitansi atau struk bukti transaksi, sampai proses verifikasi dan persetujuan internal atas transaksi. “Proses yang dilakukan secara manual banyak downside-nya,” ungkap Jhohan.
Dari sisi karyawan, pelaporan biaya secara manual berpotensi menurunkan produktivitas. Karyawan juga berpotensi mengalami kerugian material akibat struk yang hilang dan siklus reimbursement yang panjang.
Dari sisi perusahaan, proses yang serba manual membuat potensi fraud sangat besar. Compliance atas kebijakan perusahaan sangat bergantung kepada seberapa ketat proses pengecekan. Visibilitas data, analisis tren biaya, dan tindak lanjut juga menjadi terlambat dan sering kali tidak relevan lagi.
Saat transaksi masuk ke software aplikasi atau ERP, informasi yang ada juga terbatas jenis dan nilai transaksi saja. Informasi penting lain seperti waktu, lokasi transaksi, dan tujuan biaya biasanya disimpan di luar sistem. Hal ini semakin menyulitkan perusahaan dalam mengontrol pengeluaran operasional ini.
Lalu, bagaimana is.Xpense bisa menjawab tantangan ini?