Seperti di bidang-bidang lainnya, peranan Artificial Intelligence (AI) di bidang pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) atau HR kian signifikan. Inilah area-area di mana contoh-contoh penerapan AI memberikan manfaat nyata.
Di satu sisi AI, oleh sebagian orang, dianggap sebagai ancaman bagi SDM. Namun di sisi lain, AI yang terus berevolusi akan menjadi "pembebas" atau liberator waktu bagi para pemimpin, praktisi, dan para manajer SDM agar dapat lebih fokus pada urusan HR yang lebih strategis.
Menurut survei Gartner di tahun 2020, 17% organisasi yang fungsi HR-nya menggunakan solusi berbasis AI. Namun pada tahun 2022, angka tersebut diprediksi meningkat menjadi 30%. Menurut pengamatan Gartner, tren tersebut seiring meningkatnya nilai AI di mata para pemimpin HR karena beberapa alasan, mulai dari penghematan biaya hingga perbaikan proses pengambilan keputusan dan pengalaman karyawan yang berdasarkan data.
Survei lain, yang dibuat oleh IBM, menyebutkan bahwa 66% CEO percaya AI dapat mendorong nilai yang signifikan bagi HR. AI diimplementasikan untuk menangani berbagai isu HR dan memberikan waktu lebih banyak bagi manusia untuk melakukan pekerjaan yang lebih bernilai tinggi.
Inilah area-area dalam fungsi HR yang dapat ditingkatkan dengan AI sehingga dapat meningkatkan efisiensi proses dan pengalaman karyawan yang kami rangkum dari berbagai sumber.
- Akuisisi Talent
Contoh penerapan AI yang pertama dalam pengelolaan SDM adalah proses rekrutmen dan akuisisi talent (talent acquisition). AI dapat membuat proses candidate sourcing yang lebih canggih dan hasil yang lebih baik. Dengan kemampuan AI memroses data dalam berbagai skala, jangkauan sourcing menjadi lebih luas dan proses membangun talent pool bisa lebih cepat. Misalnya, sistem sourcing berbasis AI dapat melakukan crawling terhadap 300 juta profil dengan sangat cepat. Proses sourcing kandidat di media sosial, situs pencari kerja, dan memeriksa CV online pun akan berjalan lebih mudah dan cepat.
Dalam proses candidate screening, terkadang perekrut melewatkan kandidat yang potensial karena mereka harus menangani ratusan pelamar kerja untuk satu lowongan saja. Pelamar potensial bisa saja sudah ada dalam talent pool tapi karena volume data yang sangat besar, sulit bagi staf HR untuk menemukan kandidat yang paling kuat prospeknya. Di sini, AI dapat berperan dalam melakukan screening terhadap applicant pool dan memberikan skor yang sesuai potensi setiap pelamar/kandidat. AI juga dapat membantu meningkatkan interaksi dengan kandidat dengan secara otomatis mengirimkan chat, email, assessment, dan sebagainya.
- Proses Onboarding
Langkah berikutnya setelah rekrutmen adalah melakukan proses onboarding atau sosialisasi organisasional terhadap karyawan baru ke dalam organisasi perusahaan. Proses onboarding yang mengintegrasikan AI akan memudahkan karyawan baru mengakses seluruh informasi yang ia perlu ketahui tentang perusahaan di hari pertama, termasuk informasi tentang kebijakan perusahaan, rekan kerja, dan tugas-tugas pelatihan.
Misalnya, perusahaan menyediakan chatbot untuk FAQ karena umumnya karyawan baru memiliki banyak pertanyaan yang sifatnya mendasar, seperti koneksi WiFi, cara setup akun email kantor, dan lain-lain).
Proses onboarding juga mencakup membina hubungan dengan tim dan rekan kerja. Hal ini penting bagi karyawan baru untuk berintegrasi dengan organisasi, meningkatkan produktivitas, dan interaksi dengan rekan kerjanya. Memanfaatkan organizational network analysis (ONA), perusahaan dapat mengetahui hubungan atau relationship apa yang harus dibangun si karyawan baru agar produktif. Melalui ONA, perusahaan juga dapat mengarahkan karyawan baru kepada point of contact yang penting dalam tim dan organisasi.
Keunggulan AI dalam proses onboarding ini adalah memungkinak staf HR meng-customize proses sosialisasi hingga ke tingkat individu dan jenjang dalam organisasi sehingga proses dapat lebih personal dan lebih terasa dampaknya di sisi karyawan. Dengan AI, proses onboarding tidak terikat di jam kerja di satu lokasi kantor saja karena AI dan chatbot dapat bekerja sepanjang waktu. AI memungkinkan proses integrasi karyawan baru berlangsung dengan lebih cepat, bahkan sebelum hari pertama karyawan baru masuk kerja.
- Administrasi HR
Proses administrasi di divisi HR biasanya memakan waktu lama, misalnya pengelolaan absensi, pengaturan cuti, data KPI dan sebagainya. Kerumitan proses administrasi juga mencakup pengumpulan data dan pembuatan laporan, mulai dari monitoring karyawan sampai dengan informasi gaji, dan kinerja individu serta tim. Di sini, AI dapat membantu dengan mengotomatisasi tugas-tugas tersebut.
- Pembelajaran dan Pengembangan
Aktivitas belajar dan pengembangan sangat esensial baik untuk karyawan dan kariernya maupun perusahaan. Tantangan bagi HR adalah perubahan kecakapan yang dibutuhkan perusahaan kian cepat. AI dapat membantu HR, misalnya, dalam mendesain pembelajaran dan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan dan gaya belajar setiap individu, menyediakan conversational interface dan analytics untuk e-learning.
Setiap orang memiliki gaya belajar tersendiri. Dengan membenamkan AI pada program pembelajaran, perusahaan tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mencari tahu cara belajar setiap karyawan dan mengembangkan pelatihan yang disesuaikan preferensi karyawan.
- Pengelolaan Talent
Pengelolaan talent meliputi proses menjaga (retaining) karyawan dengan kualitas tinggi, mengembangkan kecakapan mereka, dan secara terus menerus memotivasi para karyawan tersebut agar mereka tidak pindah ke perusahaan lain.
Di mana peran AI? AI dapat dimanfaatkan untuk membantu memprediksi kemungkinan karyawan mengundurkan diri, dengan cara mengevaluasi berbagai data karyawan, seperti gaji dan reward, skor kinerja, dan sebagainya. Informasi semacam ini akan meningkatkan kesadaran/awareness manajer dan staf HR terhadap potensi terjadinya masalah, dan memungkinkan mereka melakukan intervensi sebelum masalah menjadi lebih serius.
Data-data yang diperoleh dari sistem talent management berbasis AI, HR dapat menelusuri pengalaman kerja dan karier karyawan baru, karyawan lama, bahkan karyawan yang sudah mengundurkan diri. Di saat yang sama, HR juga dapat merencanakan development track bagi para karyawan yang berpotensi dan membutuhkan tambahan investasi perusahaan.