Lonjakan penyebaran virus corona yang terjadi di Tanah Air membuat pemerintah RI mengeluarkan kebijakan agar perusahaan/organisasi menerapkan kerja dari rumah atau work from home (WFH) untuk para karyawannya.
Dari banyaknya perusahaan yang telah menerapkan WFH, salah satunya adalah ATT (Anugerah Tangkas Transportindo) Group.
Namun demikian, tidak semua departemen mendapatkan WFH. Hal itu mengingat ATT Group merupakan perusahaan yang bergerak di bidang logistik sehingga membutuhkan tim operasional di lapangan agar pengiriman barang tetap berjalan.
“Beberapa departemen yang dapat WFH, kami minta untuk full WFH, seperti tim IT, tim Finance & Accounting, tim Sales & Business Development serta tim HR Department. Sedangkan rekan-rekan dari tim Operational Shipment masih full bekerja dari kantor, namun sudah mempersiapkan diri untuk WFH jika sewaktu-waktu karantina wilayah diberlakukan,” kata Bagus Santoso selaku IT Director ATT Group kepada InfoKomputer.
Untuk menjaga performa karyawan yang bekerja dari rumah, ada beberapa software atau aplikasi yang dimanfaatkan oleh ATT Group seperti Dingtalk, Discord, dan Zoom.
Pertama, aplikasi DingTalk. Aplikasi besutan Alibaba Group ini digunakan para karyawan ATT Group untuk absensi secara offsite dan melakukan reporting hasil kegiatan WFH di setiap harinya.
“Lewat aplikasi ini, tiap hari masing-masing atasan akan mereview laporan harian pada sore harinya dan akan memberikan penugasan untuk keesokan harinya. Sementara tim HR Department akan melakukan rekapitulasi dan melakukan verifikasi absensi serta lokasi dilakukannya absensi,” terang Bagus.
Selanjutnya, aplikasi Discord. Aplikasi ini digunakan sebagai "ruang kantor virtual" yang di mana suatu server discord berisi seluruh karyawan yang menghuni suatu gedung fisik.
Berhubung ATT Group mempunyai beberapa kantor cabang di beberapa wilayah di Indonesia, maka terdapat beberapa server discord yang berbeda-beda lokasi pula.
Di dalam aplikasi ini, setiap karyawan yang terhubung bisa saling berinteraksi lantaran adanya beberapa fitur yang mendukung hal tersebut.
“Jika perlu untuk memberikan pengumuman untuk seluruh karyawan maka dapat dilakukan melalui text channels. Jika perlu untuk melakukan panggilan ataupun video conference yang tidak terlalu lama dapat menggunakan voice channels-nya,” jelas Bagus.
Kemudian, tools yang ketiga adalah Zoom. Aplikasi Zoom sendiri digunakan para karyawan ATT Group untuk meeting dengan pihak eksternal.
“Alasan penggunaan Zoom karena lebih populer dan dapat merekam tampilan layar serta suara saat meeting berlangsung. Saat ini, kami mempunyai 4 akun Zoom berbayar yang digunakan oleh beberapa business unit kami secara bergantian,” ucap Bagus.
Lebih lanjut, dalam menerapkan kebijakan WFH agar para karyawan terhindar dari penyebaran virus Corona, ada beberapa tantangan tersendiri yang dihadapi ATT Group.
Pertama, yakni terkait sistem IT yang berjalan di jaringan lokal perusahaan. Bagus sendiri mengungkapkan bahwa masih ada beberapa sistem yang berjalan secara on-premise dengan data center yang berlokasi di kantor ATT Group.
“Solusinya saat WFH ini adalah kami menggunakan VPN maupun remote desktop ke server maupun PC yang terpaksa kami aktifkan terus menerus. Tim IT Support juga masih full bekerja dari kantor dan standby jika ada kendala jaringan maupun Server,” ujarnya.
Kedua, yaitu kualitas koneksi internet di kantor. Pasalnya, ada beberapa kantor yang kualitas internetnya masih menggunakan jaringan broadband, sehingga bandwidth-nya tidak mencukupi untuk diakses serentak via remote.
“Untuk menjawab tantangan ini, kami memindahkan server dari kantor yang bandwidth internetnya terbatas, ke kantor dengan data center yang internetnya lebih reliable (dedicated internet via fiber optic). Dengan begitu, tim IT Support dapat standby di satu lokasi data center saja dibandingkan harus mobile ke beberapa lokasi data center,” papar Bagus.
Sedangkan tantangan yang terakhir, yakni ketersediaan laptop dalam jumlah besar. Hal itu dikarenakan mayoritas para karyawan yang biasa menggunakan PC saat di kantor, sehingga saat mereka diminta untuk WFH maka banyak yang memerlukan laptop.
“Solusinya, kami mendata siapa saja karyawan yang memiliki laptop pribadi, sehingga hanya rekan-rekan yang belum memiliki laptop pribadi yang perlu untuk kami sediakan laptop,” pungkas Bagus.
| Penulis | : | Rafki Fachrizal |
| Editor | : | Rafki Fachrizal |
KOMENTAR