Pertemuan atau rapat virtual kian sering kita jumpai dewasa ini terkait aturan PSBB yang mengharuskan masyarakat beraktivitas di rumah. Informasi seputar video conferencing saat ini juga sudah banyak bertebaran di jagat maya, mulai dari cara sampai tips melakukan video conferencing.
Kali ini Lark, pengembang aplikasi untuk rapat virtual, membagikan etiket dalam ber-video conferencing.
Aturan umum video conferencing sebenarnya sederhana. Sabar, jangan bicara terlalu cepat, dan kenakan pakaian yang pantas. Namun ada beberapa tips ekstra agar interaksi Anda lebih mulus dan Anda tetap fokus saat berbagi layar dengan peserta rapat lainnya.
1. Pencahayaan yang cukup
Memang tidak sampai dibutuhkan pencahayaan profesional ala studio foto, tapi tujuan dari melakukan video call dengan tim Anda adalah berjumpa satu sama lain. Pastikan punggung Anda tidak membelakangi cahaya lampu atau sinar matahari. Dan jangan pula sampai wajah Anda berkilau.
2. Periksa peralatan video conference Anda sebelum konferensi dimulai
Jika Anda smartphone, periksa bagian kamera. Jangan sampai ada noda atau debu menempel di sana. Pastikan tool video conferencing Anda dapat mengakses kamera ponsel Anda. Buka aplikasi voice recording di ponsel Anda, dan katakan sesuatu atau bernyanyilah untuk memastikan mic ponsel bekerja dengan baik.
3. Pertimbangkan membuat catatan dengan tulisan tangan
Sepertinya berlawanan dengan intuisi karena biasanya kita mengetik lebih cepat daripada menulis. Tapi seringkali letak keyboard sangat dekat dengan mic sehingga peserta konferensi lainnya akan mendengar suara ketukan jari Anda di keyboard saat Anda sedang mencatat di komputer. Jika rapat yang Anda hadiri mengharuskan Anda mencatat banyak hal atau sangat penting, coba rekam rapat tersebut sehingga Anda bisa mendengarkannya lagi.
4. Pastikan semua peserta rapat memiliki file yang relevan dengan topik rapat.
Sebelum rapat dimulai, selalu siapkan dan bagikan salinan file atau dokumen yang akan Anda share. Dengan aplikasi Lark, Anda dapat melakukannya dengan mudah. Taruh file di team chat atau lampirkan pada undangan rapat. Pastikan semua peserta mendapat kesempatan membaca dokumen dengan mengirimkan reminder ke seluruh peserta.
5. Jangan mengganggu
Pastikan mic dalam posisi mute saat Anda sedang tidak berbicara, pastikan Anda berada di ruangan atau lingkungan yang tidak berpotensi ada gangguan suara, misalnya suara abang tukang tahu bulat atau suara hewan peliharaan Anda.
Pastikan pandangan Anda terarah ke kamera dan pastikan Anda melakukan kontak mata dengan peserta pembicara. Dalam rapat yang jumlah pesertanya banyak, pastikan Anda memperkenalkan diri saat pertama Anda memperoleh kesempatan bicara.
Satu hal yang pasti ketika melakukan online meeting adalah tetap fokus pada rapat.
| Penulis | : | Liana Threestayanti |
| Editor | : | Liana Threestayanti |
KOMENTAR