Change management adalah bagian penting dalam implementasi software di lingkungan perusahaan, misalnya software Enterprise Resource Planning (ERP).
Banyak organisasi membuat program change management tapi gagal membawa para karyawan ke kondisi baru yang diinginkan. Organisasi sering memfokuskan pada pengembangan rencana komunikasi tapi melupakan aktivitas change management lainnya.
Menurut 2019 ERP Report yang dikeluarkan oleh Panorama, rencana komunikasi adalah aktivitas change management yang paling umum digunakan responden dalam proyek ERP. Namun rencana komunikasi saja tidak cukup untuk mentransformasi bisnis dan mengimplementasikan ERP.
Tanda-tanda Kegagalan
Kegagalan change management bisa datang dalam berbagai bentuk. Namun kegagalan ini umumnya terlihat justru ketika proyek ERP sudah selesai. Padahal di saat itu, organisasi berharap mulai melihat manfaat bisnis dari ERP tapi yang terjadi justru sebaliknya. Moral karyawan anjlok, adopsi user dan produktivitas rendah.
Oleh karena itu, organisasi harus mampu mengenali tanda-tanda kegagalan change management sedini mungkin. Berikut ini hal-hal yang bisa menjadi petunjuk awal kegagalan:
1.Project Manager tidak memahami kebutuhan end user.
2.Perubahan berdampak pada orang yang tidak menyadari atau tidak terlibat dalam proyek.
3.Manajemen atau eksekutif menolak perubahan
Untuk memitigasi tantangan tersebut, Panorama memberikan beberapa tips:
1.Proaktif dan mulai sejak dini
Change management seringkali gagal karena Project Manager tidak memahami kebutuhan end user. Oleh karena itu, sebelum memilih software ERP, Anda sebaiknya membentuk satu tim untuk melakukan assessment terhadap kebutuhan karyawan.
Salah satu cara assessment yang disarankan adalah focus group. Dalam focus group, Anda dapat mendokumentasikan masalah yang dihadapi karyawan ketika menggunakan sistem lama. Dengan mengungkap masalah ini, Anda dapat meyakinkan jajaran eksekutif untuk berinvestasi pada teknologi baru.
Focus group efektif untuk meraih kepercayaan karyawan. Ketika menyampaikan alasan perubahan, Anda dapat menggunakan insight dari focus group untuk menyelaraskan pesan Anda dan kebutuhan karyawan.
Focus group juga dapat membantu Anda memilih sistem yang dapat menyelesaikan masalah karyawan. Ini penting karena ketika kebutuhan karyawan terpenuhi dengan solusi teknologi, karyawan akan memberi respon yang lebih positif terhadap upaya-upaya change management.
- Mulailah dari jajaran teratas
Strategi change management paling efektif jika dimulai dari jajaran teratas karena orang akan mencontoh perilaku yang mereka lihat. Jika jajaran eksekutif terlihat takut terhadap perubahan, karyawan pun akan bersikap demikian. Sikap yang tidak konsisten akan mengurangi kepercayaan karyawan terhadap kepemimpinan dan malah meningkatkan perlawanan terhadap perubahan.
- Berikan gambaran besar
Anda mungkin mendengar seorang manajer bertanya, mengapa mereka harus beralih ke sistem baru padahal tidak ada masalah pada sistem yang lama. Atau, jajaran eksekutif akan secara berkala mengingatkan Anda bahwa tidak perlu “reinvent the wheel”.
Gambaran besar adalah cara terbaik untuk menjawab keprihatinan jajaran eksekutif dan manajemen karena mereka memang umumnya berpikir secara garis besar. Nah, apa sebenarnya yang ingin diketahui oleh jajaran eksekutif?
- Bagaimana proyek ini akan memangkas biaya atau mengurangi dampak risiko
- Bagaimana proyek ini akan berdampak terhadap banyak departemen dalam perusahaan.
- Bagaimana proyek ini dapat menjawab masalah para stakeholder
- Bagaimana tujuan dari proyek ini bisa selaras dengan tujuan bisnis.
Para eksekutif menyukai informasi yang spesifik, sehingga pastikan Anda memberikan informasi secara detail. Misalnya, manfaat bisnis yang spesifik dari implementasi ERP, akankah komunikasi dan integrasi antardepartemen menjadi lebih baik? Akankan proyek ini meningkatkan kemampuan perusahaan melayani pelanggan?
- Sesuaikan pelatihan dengan kebutuhan
Tidak semua karyawan akan mampu mengoperasikan sistem baru. Namun ada banyak sumber-sumber yang dapat Anda gunakan untuk memberikan edukasi pada staf. Bahkan Anda bisa merancang pelatihan sesuai kebutuhan, misalnya disesuaikan dengan proses bisnis baru di tiap departemen.