Tak dimungkiri perkembangan teknologi terus mendorong batasan industri semakin jauh. Cepatnya perubahan yang terjadi juga menuntut perusahaan untuk dapat terus beradaptasi dengan perubahan agar tetap eksis dan berkembang.
Salah satu teknologi yang menonjol pada cepatnya perubahan yang terjadi adalah absensi online. Isu ini bahkan menjadi salah satu faktor besar dalam Revolusi Industri 4.0.
Lantas mengapa sistem absensi ini menjadi faktor besar? Karena pada dasarnya revolusi industri yang terjadi adalah perihal optimalisasi sistem informasi yang dimiliki perusahaan, khususnya dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan.
Pekerjaan masa kini juga tak lagi menyoal kertas yang dihadapi di meja kantor, namun juga berbagai proyek lintas negara bahkan benua yang harus selalu di follow up.
Tentu saja ketika karyawan berada di luar negeri atau di belahan dunia lain, tidak mungkin dituntut untuk melakukan absensi secara manual. Perusahaan juga tidak bisa memaksa karyawan menggunakan jatah cutinya alih-alih terkena sanksi karena rekomendasi ini.
Di sinilah gunanya absensi online, yang memungkinkan setiap karyawan, dimanapun dia berada, bisa tetap ‘masuk kerja’ dengan melakukan satu proses tertentu. Biasanya sistem ini akan memanfaatkan aplikasi HR terpadu yang juga memiliki fitur penggunaan pada smartphone atau perangkat elektronik karyawan.
Jadi, perangkat milik karyawan akan terhubung dengan database di dalam perusahaan, sehingga absensi yang dilakukan bisa tercatat secara akurat dan tepat, diadaptasikan dengan zona waktu (jika berada pada zona waktu berbeda).
Jika dilihat lebih jauh, sistem absensi online dapat memberikan banyak keuntungan, baik untuk perusahaan maupun karyawan, sebagai berikut:
1. Akurasi Data Dasar PayrollKeuntungan dasar yang bisa didapat, baik untuk perusahaan (dalam konteks ini HR) dan karyawan, akan menggunakan lebih sedikit waktu untuk melacak, merekam dan memproses total jam kerja pada setiap periode waktu. Sistem absensi dengan memanfaatkan aplikasi ini akan secara akurat merekam setiap absensi yang dilakukan karyawan, secara real-time.
Alih-alih perusahaan melakukan rutinitas yang redundan, seperti penghitungan gaji karyawan setiap bulannya, akan lebih efisien jika proses ini dipercayakan pada sistem. Data yang digunakan sistem juga terjamin akurasinya. Selain itu, waktu yang dimiliki HR bisa digunakan untuk menentukan kebijakan lain yang lebih strategis, seperti misalnya pelatihan demi meningkatkan skill yang dimiliki karyawan.
2. Mencuri WaktuMencuri waktu di sini diartikan sebagai upaya ‘titip absen’ yang dilakukan karyawan untuk rekannya ketika rekannya ini terlambat masuk kerja. Hal ini untuk menjaga agar jam kerja karyawan yang terlambat tetap bisa tertutup dan terbaca sebagai kehadiran tepat waktu.
Pencurian waktu ini bisa terjadi karena karyawan saling berbagi informasi pribadi yang digunakan sebagai identitas absensi.
Dengan penggunaan aplikasi absen, hal ini bisa diminimalisir. Pasalnya identitas yang digunakan adalah identitas yang tersemat pada aplikasi di setiap smartphone karyawan sehingga benar-benar bersifat unik dan tidak bisa diduplikasi. Hal inilah yang menjamin setiap rekaman absen yang ada menjadi akurat dan benar-benar dilakukan oleh karyawan.
3. Keterbukaan Informasi dan Kepuasan KaryawanBahasan mengenai absensi kemudian tidak hanya seputar data kedatangan dan kepulangan serta lembur saja, melainkan juga akan turut membahas mengenai cuti. Setiap karyawan memiliki jatah cuti yang telah disepakati ketika penandatanganan kontrak antara perusahaan dan karyawan. Jatah dan jadwal cuti ini nantinya bisa dilihat pada aplikasi yang sama.
Dengan memiliki akses pada jatah dan jadwal cuti, karyawan bisa merencanakan sendiri kapan cuti akan diambil sehingga produktivitas tidak akan terganggu. Cuti yang tepat waktu malah akan membuat produktivitas karyawan meningkat karena mood baik yang ditimbulkan dari cuti berkualitas. Produktivitas tetap terjaga, serta tingkat kepuasan karyawan pada pekerjaan dan perusahaan juga akan meningkat.
4. Pembagian Kerja dan PerencanaanPerusahaan dengan jumlah karyawan yang besar juga perlu terus melakukan perencanaan shift yang tepat agar target produksi terpenuhi.
Dengan menggunakan sistem absensi online, perusahaan dapat membagi jadwal kerja dan porsi kerja setiap karyawan agar target yang ditetapkan pada awal periode dapat terpenuhi. Hal ini juga akan terintegrasi dengan jadwal dan pengajuan cuti sehingga benar-benar dapat dioptimalkan pembagian jam kerja atau shift setiap karyawan.
Tidak dapat dipungkiri Revolusi Industri 4.0 memang berdampak besar pada sistem kerja perusahaan. Sistem yang tadinya analog dituntut untuk berubah menjadi digital demi mengejar cepatnya perubahan yang terjadi.