Informasi yang harus mudah diakses di masa krisis ini mencakup nama, nomor telpon, alamat tempat tinggal, alamat surel. Dan informasi ini harus diperbarui secara berkala.
Audiens yang berpotensi terdampak oleh krisis menurut Ready.gov adalah pelanggan, karyawan dan keluarganya, penyintas insiden dan keluarganya, media, komunitas terdekat, manajemen perusahaan dan investor, staf pemerintahan dan institusi lainnya, dan pemasok.
2.Rancangan skrip pesan
Menurut Ready.gov, menulis pesan di saat krisis akan lebih sulit karena banyaknya tekanan. Oleh karena itu alangkah baiknya jika skrip pesan yang akan disampaikan sudah dirancang terlebih dahulu. Isi pesan mencakup apa yang terjadi, bagaimana khalayak bisa terdampak, dan apa yang harus mereka lakukan, serta upaya-upaya yang dilakukan organisasi. Pesan-pesan ini pun harus konsisten.
Rencana komunikasi krisis ini juga harus menyebutkan siapa yang akan mengkomunikasikan pesan dan kanal komunikasi yang akan digunakan. Para juru bicara juga harus siap menjawab pertanyaan dari berbagai pihak, misalnya karyawan, pelanggan, dan media. Pihak manajemen juga harus mengetahui pertanyaan-pertanyaan tersebut maupun posting-posting di media sosial terkait krisis.
Tool dan Sumber Daya
Para ahli menyarankan perusahaan memiliki tool dan sumber daya komunikasi krisis. Sumber daya yang bisa digunakan mencakup telpon, automated notification systems, sistem surel, fax, para webmaster yang bertugas meng-update situs web, akun media sosial, jaringan dan lain-lain.
Tool lain yang bisa membantu adalah software automated crisis communication, seperti AtHoc, Everbridge, One Call Now and OnSolve. Software ini secara serentak dapat menghubungi ke ponsel, telpon rumah, dan telpon kantor. Ada pula automated notification system yang dapat mengirim pesan melalui surel, SMS, dan media sosial.
Dan tool komunikasi yang bisa dengan cepat menjangkau ratusan bahkan ribuan orang adalah media sosial. Namun jangan jadikan media sosial sebagai satu-satunya cara mengkomunikasikan krisis karena tidak semua orang menggunakan media sosial.