Cukup banyak pekerjaan yang bersifat monoton dan memakan waktu di sektor kesehatan. Inilah saran dari para ahli tentang pemanfaatan RPA yang efektif di sektor healthcare.
Robotic Process Automation (RPA) adalah software yang dapat mengotomatisasi pekerjaan atau tugas manusia yang bersifat repetitf, bervolume tinggi, dan berbasis rule. Mengelola workflow, mengisi formulir, dan membuat laporan adalah beberapa contoh tugas tersebut.
Dengan RPA, penyedia layanan kesehatan dapat meningkatkan efisiensi operasional, memangkas biaya, dan mengurangi potensi terjadinya kesalahan (error).
Area-area Bagi RPA
Para ahli meyakini bahwa implementasi RPA dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi sejumlah proses yang berjalan di rumah sakit dan tempat-tempat praktik medis. Apa saja proses-proses tersebut?
1.Ekstraksi Data
Mencari dan menemukan catatan medis pasien bisa menjadi pekerjaan yang memakan waktu, bahkan meskipun rumah sakit sudah menggunakan database digital.
Software RPA dapat membantu mempercepat waktu pencarian, meningkatkan akurasi pencarian, dan mengarahkan dokumen pada user yang tepat atau melakukan proses lain terhadap dokumen medis tersebut, misalnya mencetak dokumen. Keterlibatan manusia dibutuhkan hanya saat awal proses input kriteria pencarian.
2.Proses Check-in di Rumah Sakit
Kios swalayan dapat meringankan pekerjaan petugas di bagian penerimaan pasien di RS atau IGD. Pasien atau keluarganya bisa mengetikkan data di layar kios dan program RPA akan mengatur prioritas berdasarkan keseriusan penyakit atau cedera yang dialami pasien, lalu meneruskan data tersebut ke bagian penerimaan pasien untuk diproses.
3.Pasca Perawatan
Ketika pasien sudah diperbolehkan pulang, instruksi medis pasca perawatan kerap tak dijalankan pasien karena berbagai alasan. Dan rumah sakit pun umumnya tidak memiliki cara untuk menindaklanjuti, selain menelpon pasien. Siapakah yang akan melakukan itu? Dan ada berapa banyak pasien yang harus setiap saat diingatkan?
Sebuah program RPA dapat dengan mudah diimplementasikan untuk secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada pasien tentang jadwal kunjungan ke dokter atau tes kesehatan. Program RPA juga dapat mengingatkan petugas medis jika pasien membutuhkan bantuan lebih lanjut.
4.Proses Penagihan
Software RPA dapat membantu mengkalkulasi tagihan secara lebih akurat, termasuk memasukkan sejumlah faktor dalam kalkulasi tersebut, seperti biaya lab, obat-obatan, akomodasi, dan lain-lain.
RPA bahkan dapat secara berkala mengirimkan notifikasi kepada pasien tentang berapa biaya yang sudah dikeluarkan selama perawatan berlangsung. Hal ini dapat mempercepat proses account payable.
5.Pemrosesan Klaim
Pemrosesan klaim asuransi kesehatan cukup memakan waktu dan berpotensi terjadi kesalahan. Proses ini mencakup input data, pemrosesan data, evaluasi, dan proses banding.
RPA dapat berperan dengan mengotomatisasi proses pengisian formulir klaim. Penyerahan dokumen dengan cepat dan tanpa kesalahan dapat menciptakan pemrosesan klaim yang ringkas dan efisien.
6.Prosedur Audit
Rumah sakit harus menjalankan proses compliance audit yang bertujuan memantau efisiensi pelayanan dan kualitas prosedur keselamatan.
Proses ini cukup memakan waktu karena melibatkan proses approval dari beberapa bagian/orang. RPA memang tidak bisa sepenuhnya mengotomatisasi proses ini. Namun RPA dapat meringkasnya dengan membantu di sisi data recording dan pembuatan laporan selama proses ini. Staf rumah sakit dapat memanfaatkan laporan ini untuk mengidentifikasi area di mana terjadi kondisi yang non-compliance dan melakukan tindakan-tindakan yang dibutuhkan untuk memperbaikinya.
7.Mengatur Jadwal Kunjungan
Mendaftarkan kunjungan ke dokter sekarang bisa dilakukan oleh pasien secara daring. Namun data kunjungan itu tak jarang masih diproses secara manual oleh bagian penerimaan pasien, misalnya menyesuaikannya dengan jadwal praktik dokter dan mengumpulkan informasi, seperti data tindakan medis yang pernah diberikan dan data asuransi. .
Proses ini dapat dibuat otomatis oleh RPA, mulai dari pengumpulan data awal hingga penjadwalan kunjungan dengan dokter yang tepat, menghapus slot kunjungan yang sudah diisi atau menawarkan alternatif waktu kunjungan jika dokter tidak tersedia.
8.Monitor Pelayanan Kesehatan
Software RPA dapat mencatat dan memantau data medis dalam jumlah sangat banyak dan membuat laporan berdasarkan data-data tersebut. Dari laporan tersebut, rumah sakit dapat mengekstraksi insight dan dapat memungkinkan pihak rumah sakit menelusuri kondisi kesehatan pasien dan tindakan medis yang telah diberikan.
Kemampuan tracking kondisi kesehatan pasien dalam jangka panjang dapat membantu tenaga medis menyesuaikan rencana tindakan untuk pasien secara lebih personal.
Implementasi software RPA dapat memberikan manfaat lebih dari sekadar peningkatan produktivitas kepada penyedia layanan kesehatan.
Selain pelayanan yang lebih terpersonalisasi, software Robotic Process Automation juga akan meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan staf. Dengan terbebasnya staf dan tenaga medis dari tugas-tugas yang repetitif dan memakan waktu, mereka dapat lebih fokus pada tugas intinya, yaitu melayani pasien dalam segala aspek dengan lebih baik. Inilah inti dari sebuah pelayanan kesehatan.