Pandemi virus Corona (Covid-19) telah mengubah cara orang-orang di seluruh dunia dalam beraktivitas.
Kondisi ini memaksa orang-orang untuk beradaptasi dengan kebiasaan baru, salah satunya bagaimana cara bekerja atau belajar dari rumah menggunakan platform video konferensi.
Berdasarkan unduhan, aplikasi video konferensi melampaui 62 juta unduhan di iOS dan Google Play selama 14-21 Maret 2020 di seluruh dunia, merupakan minggu tertinggi yang pernah ada.
Naik 45% dari minggu sebelumnya, pertumbuhan tertinggi di antara semua kategori di seluruh toko aplikasi digabungkan pada minggu itu dan naik 90% dari rata-rata mingguan unduhan aplikasi bisnis pada tahun 2019.
Persentase tersebut menunjukkan bahwa aplikasi ini menjadi kebutuhan primer bagi perorangan maupun bisnis.
Menariknya, meskipun penggunaan video konferensi di dunia begitu tinggi, ternyata masih banyak yang menganggap bahwa meeting online dengan webinar adalah hal yang sama.
Memang benar, meeting online dan webinar memungkinkan orang untuk berinteraksi dengan audiens yang tersebar di seluruh dunia, tetapi jelas keduanya memiliki perbedaan tujuan.
Yudhi Kukuh selaku IT Security Consultant PT Prosperita – ESET Indonesia, mengatakan, “Hal yang sederhana dan terlihat sepele sebenarnya bisa mempengaruhi persepsi orang lain, seperti meeting online dan webinar, keduanya tentu memiliki kesamaan sebagai fitur dalam video konferensi. Namun perbedaan mereka sangat mendasar dalam fungsi penggunaan sehingga apabila salah pemahaman, tentu bisa merusak konsentrasi dan menimbulkan banyak masalah saat acara video konferensi sedang berlangsung.”
Yudhi juga menambahkan, bahwa dalam memilih aplikasi video konferensi, pilihlah aplikasi yang sesuai keperluan dan metode komunikasi yang dibutuhkan, bukan hanya berdasarkan harganya saja.
Lebih lanjut, berikut adalah penjelasan singkat mengenai perbedaan antara online meeting dengan webinar:
Meeting Online
Online meeting adalah melakukan diskusi dan kolaborasi melalui web menggunakan audio, video, dan berbagi layar. Acara ini diselenggarakan oleh host, dan dihadiri oleh peserta yang diundang oleh host.
Setiap orang dalam rapat dapat mendengarkan dan berbicara satu sama lain dan dapat melakukan interupsi suara/gambar.
Posisi penyelenggara sangat penting untuk mengatur lalu lintas suara dan gambar yang akan muncul.
Online meeting sendiri biasanya digunakan untuk kelompok kecil hingga besar dengan peserta lebih dari 2 orang, seperti rapat dengan pelanggan, rapat koordinasi penjualan (sales meeting), dan rapat lain-lain yang sifatnya tertutup yang di mana pengguna umumnya adalah karyawan dan grup diskusi.
Oh ya, untuk platform meeting online saat ini sudah ada banyak nama yang bisa Anda pilih untuk gunakan.
Ada dua jenis berlangganan yang umumnya diterapkan platform ini yang di antaranya gratis erbayar dengan harga disesuaikan dengan kapasitas peserta
Webinar
Webinar atau seminar web adalah sesi informatif yang disiarkan melalui web untuk mengedukasi individu yang tertarik untuk mempelajari subjek tertentu dengan peserta lebih dari 50 orang.
Penyelenggara webinar membuat webinar dan mempromosikannya di antara audiens target mereka melalui email, media sosial, situs web, dan blog.
Orang-orang yang tertarik dapat mendaftar untuk webinar dan menghadirinya pada waktu yang dijadwalkan. Beberapa contoh dari kegiatan webinar adalah edukasi, talkshow, seminar, demonstrasi produk, dan lain-lain yang sifatnya terbuka.
Selama webinar, penyelenggara menyampaikan presentasi kepada audiens. Peserta tetap dalam mode hanya mendengarkan.
Mereka dapat mengetik dan mengajukan pertanyaan kepada penyelenggara menggunakan opsi Tanya Jawab di jendela webinar.
Sementara peserta meeting online dapat aktif berkomunikasi satu sama lain, peserta webinar tidak berkomunikasi di antara mereka sama sekali.
Di sisi lain, untuk menggunakan platform webinar, kebanyakan penyedia platform menerapkan dua jenis berlangganan. Keduanya yaitu gratis untuk jangka waktu tertentu dan berbayar dengan harga disesuaikan dengan kapasitas peserta.
“Dengan memahami perbedaan keduanya pengguna video konferensi dapat melakukan kegiatan tele konferensi lebih terarah dan penggunaannya untuk tujuan yang tepat sehingga dapat lebih produktif saat melakukan kegiatan dari dari rumah apakah itu untuk belajar atau bekerja,” jelas Yudhi.
Tips Aman ketika Online Meeting atau Webinar
Untuk menjaga agar keamanan selalu mengiringi selama kegiatan online meeting atau webinar, berikut ini ada beberapa tips dari ESET yang bisa Anda diterapkan:
- Selalu update aplikasi online meeting/webinar
- Update OS
- Gunakan fasilitas registrasi pada webminar
- Gunakan waiting room jika tersedia
- Gunakan password untuk akses acara
- Kunci atau lock acara jika semua peserta sudah hadir untuk menghindari penyusup
- Gunakan produk Internet Security yang mumpuni dan selalu update serta tidak memperberat komputer selama kerja