Penulis: Steven Salaets (CIO, CPO & Executive Vice President bidang Global Security, Facilities, Quality and Internal Audit di Rimini Street)
Automasi merupakan salah satu elemen terpenting transformasi digital, sekaligus pergeseran paradigma yang tengah dilalui sejumlah tim TI. Menurut Brookings Institute, pergeseran ini dapat menggantikan hampir 70% pekerjaan manual dan berulang. Namun demikian, automasi—yaitu perangkat dan praktik yang digunakan untuk melaksanakan tugas, pemrosesan berkelompok, dan alur kerja secara terprogram—sebenarnya bukan hal baru, melainkan telah perlahan-lahan mengubah cara kita berbisnis selama 50 tahun terakhir.
Seperti halnya para CIO lain, saya sedang berupaya mengintegrasikan automasi guna memperoleh hasil bisnis yang lebih baik.
Potensi Automasi
Banyak perusahaan mengandalkan automasi agar dapat bertahan selama krisis COVID-19. Sejumlah bank memanfaatkan automasi untuk mempercepat pemrosesan jutaan permintaan pinjaman yang diajukan oleh bisnis terdampak. Maskapai penerbangan menggunakannya untuk menangani lonjakan pembatalan penerbangan. Peritel beralih dari toko fisik ke bisnis yang sepenuhnya dilakukan secara daring dan mengganti tenaga manusia dengan sistem terautomasi untuk memroses pesanan. Kantor-kantor terpaksa beralih ke sistem kerja jarak jauh dengan cepat dan aktivitas antarmanusia pun berubah menjadi pengalaman digital.
Kendati automasi telah tercakup dalam peta jalan jangka panjang kebanyakan CIO, laporan PwC mengungkap bahwa hampir setengah dari eksekutif TI yang disurvei bermaksud mempercepat rencana automasi mereka karena COVID-19.
Pandemi ini membuat kita tersadar bahwa ekosistem yang tersekat-sekat dan infrastruktur yang statis tidak lagi dapat diandalkan. Dengan adanya tekanan untuk mempercepat inovasi dan pertumbuhan, automasi berpotensi mengintegrasi dan mengautomasi alur kerja lintas fungsi sehingga perusahaan dapat langsung beradaptasi dengan kondisi yang dinamis. Manfaat lain automasi meliputi:
- Pada bidang TI. Automasi tugas dan alur kerja (pemasangan server virtual serta pengelolaan patch, rilisan, dan perubahan) dapat menghemat biaya dan memungkinkan tim untuk fokus pada inisiatif lain, seperti inovasi atau transformasi digital. Tim TI dapat menyelesaikan tugas lebih cepat, mengurangi kesalahan manusia, dan menghasilkan kinerja yang lebih baik dengan mengautomasi alur kerja yang menyedot banyak sumber daya, protokol keamanan, serta aktivitas pemeliharaan.
- Pada bidang non-TI. Melalui fungsi-fungsi swalayan serta teknologi prediktif, pelanggan disodori cara baru untuk membeli dan mengakses dukungan dengan lebih cepat. Karyawan yang terbebas dari beban pekerjaan manual dan proses yang tersekat-sekat dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk pelanggan, menyusun perencanaan strategis, dan fokus pada inovasi produk atau layanan. Namun demikian, keseimbangan yang pas antara automasi dan sentuhan manusia juga perlu dicapai dalam seluruh peningkatan ini.
Jalan Menuju Automasi
Terlepas dari manfaat yang berlimpah, automasi bukan proyek mudah. Tanpa strategi yang matang, waktu dan uang Anda bisa terbuang percuma. Berdasarkan laporan Ernst & Young, hampir setengah proyek automasi berujung kegagalan. Menurut saya, kegagalan tersebut disebabkan oleh ekspektasi yang tidak realistis. Kurangnya pemahaman terhadap proses, ditambah ketidaktahuan untuk memulai dari mana, membuat banyak proyek automasi layu sebelum berkembang.
Menyadari nilai potensial automasi, para pemangku kepentingan berambisi mengejar proyek-proyek besar yang fokus pada sejumlah proses paling kompleks di perusahaan tanpa membayangkan langkahnya, mulai dari perancangan dan pembangunan sampai penyampaian hasil. Idealnya, mulai dulu dari yang kecil, lalu perlahan-lahan ke lingkup yang lebih luas. Automasi bukan jenis proyek instan, melainkan membutuhkan kesabaran. Mencapai efisiensi yang nyata dan lebih baik, tentu butuh waktu.