Pada tahap pengadopsian, kebanyakan orang memandang automasi sebagai ancaman. Anggapan bahwa automasi adalah pembunuh lapangan kerja, dan bukan cara untuk merevolusi tempat kerja, disebut sebagai “kecemasan terhadap automasi”. Seiring perubahan perangkat dan proses, kecemasan itu perlu dijawab oleh program automasi sehingga seluruh pihak di perusahan mau menerima ide tersebut dan mengadopsinya.
Saya telah melihat sendiri dampak automasi pada perusahaan saya. Dimulai dari pendekatan yang terfokus pada bisnis serta proyek-proyek kecil tapi bermanfaat, kami berhasil:
- Mengurangi pemrosesan beban kerja pendaftaran pelanggan baru, dari 8 jam menjadi 30 menit per awan, menggunakan AWS Builds dengan Cloud Formation.
- Menyelesaikan tugas peningkatan 7.500 mesin Windows 10 virtual, yang lazimnya menghabiskan waktu setahun dengan tiga FTE, dalam waktu dua bulan dengan menggunakan skrip.
- Memungkinkan manajer proyek untuk mencurahkan lebih banyak waktu mengelola proyek, daripada mengolah data laporan, dengan cara menghubungkan data SmartSheet untuk mendukung pelacakan dan pelaporan proyek, meniadakan kebutuhan intervensi manual, dan menciptakan sumber data terpusat tunggal.
Saya memanfaatkan IT Infrastructure Library untuk memetakan proses, lalu fokus pada target yang mudah dicapai. Automasikan hal-hal yang mudah dulu, baik yang berupa satu tugas dalam sebuah proses ataupun satu alur kerja secara keseluruhan. Dengan menggunakan kerangka kerja Agile, Anda dapat mengambil satu proses yang terdiri dari sepuluh tugas lalu mengautomasikan tugas-tugas tersebut satu demi satu sehingga menghasilkan manfaat dengan cepat sekaligus mempertahankan momentum.
Dalam mengkaji lingkup dan kelayakan proyek automasi, saya sarankan Anda fokus pada tiga bidang utama berikut ini:
- Tingkat kerumitan. Seberapa sulit tugas atau alur kerja ini untuk diautomasi? Adakah ketergantungan penting yang harus dipertimbangkan?
- Dampak terhadap produktivitas. Sebesar apa penghematan waktu dan/atau sumber daya yang dapat dicapai? Apakah kita punya keahlian dan perangkat yang tepat untuk mencapainya?
- Dampak terhadap bisnis. Apakah automasi ini mendukung tercapainya sasaran bisnis yang lebih luas (pengalaman pelanggan, peningkatan pendapatan, kepemimpinan inovatif)? Apakah kita sudah mendapat persetujuan pemangku kepentingan dan punya anggarannya?
Inti Automasi
“Automasi atau mati” telah menjadi mandat baru. Para CIO dan manajer TI harus melalui pergeseran paradigma untuk memenuhi mandat ini serta mentransformasi perangkat, proses, dan susunan keahlian TI secara fundamental. Nasihat terpenting yang bisa saya bagikan adalah: jangan lupakan inti dari automasi, yaitu manusia.
Dalam upaya untuk berlari lebih cepat dan makin linear, perusahaan berisiko melupakan keunggulan elemen manusia. Automasi justru harus meningkatkan kualitas tempat kerja, bukan menggantikan tenaga kerja atau bagian terpenting yang memanusiawikan bisnis.
Seiring perkembangan teknologi yang membuat persaingan makin ketat, kemampuan untuk mencapai keseimbangan antara automasi yang objektif dan ekspektasi pelanggan terhadap pengalaman personal yang dapat disesuaikan, akan mengorbitkan perusahaan menjadi pemenang.