Menjawab tantangan administrasi persuratan di era digital, PT Multipolar Technology Tbk. (Multipolar Technology) memperkenalkan MailApp, aplikasi persuratan berbasis web dan mobile yang sanggup menangani surat dalam volume besar.
Transformasi digital yang menyeluruh di perusahaan selayaknya juga meliputi modernisasi dalam administrasi persuratan sehingga pengelolaannya bisa dilakukan secara paperless dan pengguna bisa mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja.
Hal ini menjadi semakin penting mengingat kondisi pandemi saat ini ketika pekerjaan pekerjaan atau kolaborasi harus dapat dilakukan dari mana saja dengan meminimalkan pengiriman, sirkulasi, dan tanda tangan berkas atau dokumen secara fisik.
Inilah yang melatarbelakangi kehadiran aplikasi persuratan MailApp yang dikupas dalam webinar yang bertajuk “Permudah dan Percepat Pengelolaan dan Administrasi Persuratan Secara Digital”. Webinar yang digelar hari ini (22/7) itu diselenggarakan oleh Multipolar Technology bekerja sama dengan PT Helios Informatika Nusantara.
Tangani Volume Surat yang Besar
Pertumbuhan dan sirkulasi dokumen dalam jumlah besar menjadi tantangan yang tidak ada habisnya apabila tidak didukung tata kelola berbasis teknologi. Tak sedikit institusi mengelola dan mendata surat atau dokumen seperti surat masuk dan keluar, meninjau ulang konsep surat, serta disposisi surat secara manual atau belum terintegrasi. Namun ketika jumlah surat masuk, surat keluar, dan disposisi yang dikelola sudah mencapai ribuan, hal ini sulit dilakukan tanpa dukungan aplikasi yang memadai.
“Kami menghadirkan aplikasi MailApp siap pakai yang mudah digunakan, aman, serta dapat diintegrasikan dengan aplikasi kolaborasi yang umum dipakai sehari-hari seperti email dan Office 365. MailApp memiliki fitur lengkap yang memudahkan pembuatan berbagai jenis surat berdasarkan format standar, pengarsipan terpusat, pelacakan surat, dan kemampuan menangani dokumen dalam jumlah hingga ribuan setiap bulannya. Untuk mendukung mobilitas, MailApp juga dilengkapi dengan fleksibilitas akses via aplikasi mobile,” papar Erlina, Division Head Project Management Office, Multipolar Technology.
Dikembangkan oleh Multipolar Technology, MailApp menyuguhkan kemampuan merekam dan melacak histori persetujuan dokumen, sistem editor yang user friendly, lengkap dengan fitur digital signature dan QR Code. Pencarian surat atau berkas dapat dilakukan secara cepat dengan fitur pencarian melalui beberapa parameter, dan penelusuran pemrosesan surat bisa diketahui setiap saat melalui log surat. Dengan aplikasi yang berbasis web dan mobile, MailApp bisa diakses dari mana pun dan kapan pun secara mudah dan cepat.
“Keunggulan lainnya adalah, pengoperasian MailApp demikian mudahnya karena aplikasi ini terintegrasi dengan Microsoft Word dan Microsoft Exchange atau Outlook yang sudah biasa kita pakai sehari-hari, sehingga tidak usah kuatir lagi dengan kesenjangan teknologi. Penata kelola administrasi persuratan bisa melakukan pemantauan melalui dashboard dan reporting dengan active chart, atau melakukan penyesuaian peran pengguna dan pengaktifan fitur tertentu hanya dengan setting parameter saja,” Erlina menambahkan.
Beberapa kemampuan utama MailApp:
- Penambahan dan perubahan tipe surat yang fleksibel
- Digital signature dan QR Code untuk autentikasi
- Didukung versi aplikasi mobile berbasis Android dan iOS
- Terintegrasi penuh dengan Microsoft Office (editing surat menggunakan Word)
- Terintegrasi penuh dengan Microsoft Exchange (email)
Jembatani Era Paperless
Dalam webinar tersebut juga dijelaskan bagaimana aplikasi MailApp yang berjalan di atas platform Wintel, seperti HPE, ini memungkinkan administrasi persuratan dilakukan dengan mudah berkat dukungan fitur-fitur teknologi terkini. Administrasi persuratan bisa dilakukan dengan cepat, mulai dari editing surat, melacak dan mencari surat, hingga peninjauan dan penandatanganan surat. Percepatan dan efisiensi dimungkinkan dengan proses yang paperless dan akses secara mobile dari mana saja.
Pemrosesan surat manual seringkali menghadapi ketidakpastian waktu untuk verifikasi hingga finalisasi dengan tanda tangan. Dengan MailApp, semua pihak akan mendapatkan notifikasi untuk menindaklanjuti pemrosesan surat dan jika waktu pemrosesan akan melewati service level atau standar layanan yang telah ditetapkan. Penelusuran dan pencarian surat juga menjadi mudah dengan fitur advance search yang bisa dipilih parameter pencariannya sesuai kebutuhan.
Sebagai mitra kerja Kementerian BUMN, Multipolar Technology telah menerapkan standar-standar nasional yang berlaku, antara lain untuk pengarsipan mengacu pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), untuk digital signature bisa diintegrasikan dengan provider bersertifikasi seperti Peruri (Percetakan Uang Republik Indonesia), dan BSrE (Balai Sertifikasi Elektronik).
Multipolar Technology menggadang-gadang aplikasi MailApp sebagai pemberi perspektif baru pada aplikasi persuratan atau nota dinas elektronik yang modern dan mengadopsi konsep digitalisasi terkini.
Multipolar Technology terus menghadirkan inovasi solusi dan layanannya bagi perusahaan di berbagai sektor industri agar bisa lebih cepat dalam melakukan transformasi digital.