Berbagi pakai dokumen di Docs cukup dengan mengeklik tombol Share di sudut kanan atas layar. Kemudian pengguna bisa menambahkan user lain satu per satu atau menyalin dan membagikan tautan (link). Dengan cara ini, dokumen dapat langsung dibagi pakai dengan pengguna lain tanpa harus mengunggahnya ke beberapa layanan cloud storage berbeda.
Karena terkoneksi dengan Google Drive, pengguna juga dapat menyiapkan folder khusus untuk menaruh dokumen yang perlu diakses oleh banyak user. Dengan Google Docs, pekerjaan kita tersimpan secara otomatis ke Google Drive sehingga tidak perlu khawatir dokumen hilang ketika koneksi internet tiba-tiba terputus.
Secara umum, Google Docs adalah platform yang relatif aman. Namun ada potensi kerentanan, misalnya pada fitur sharing document via link (tautan). Fitur ini memungkinkan siapa saja yang mempunya akses ke tautan tersebut akan dapat membuka dokumen. Agar lebih aman, pengguna disarankan mengaktifkan fitur two-step authentication pada akun Google.
Untuk kebutuhan word processing standar, pengguna dapat memanfaatkan Google Docs versi gratis. Namun untuk workflow yang lebih canggih, pengguna dapat mempertimbangkan untuk upgrade ke Google Workspace versi premium. Dengan harga mulai US$4,20 per user per bulan, pengguna akan memperoleh kapasitas storage yang lebih besar dan fitur ekstra, seperti rapat video, email bisnis yang bisa disesuaikan (customizable), dan kontrol keamanan serta pengelolaan.
2. Zoho Writer (https://www.zoho.com/id/writer/)
Ilustrasi aplikasi alternatif MS Word, Zoho Writer
Word processor ini merupakan bagian dari Zoho Workspace app suite, sebuah platform office productivity, satu bagian kecil dari Zoho One business suite. Solusi business suite Zoho sendiri mengusung 40 jenis aplikasi dan layanan yang berbeda untuk membantu pengguna mengelola bisnis di setiap tahapnya.
Zoho Writer dapat diakses secara gratis setelah pengguna membuat akun Zoho atau login menggunakan akun eksternal, seperti Google. Software berbasis cloud ini dapat diakses melalui website Zoho, dengan mengunduh versi desktop-nya, atau menggunakan mobile app.
Dengan memiliki akun Zoho, selain bisa mengakses Writer, pengguna juga dapat memanfaatkan beberapa aplikasi lain, di antaranya Show (presentasi), Sheet (spreadsheet), Cliq (chat), dan Meeting (virtual meeting). Pengguna juga akan mendapatkan penyimpanan di cloud dengan kapasitas 5GB. Untuk kapasitas penyimpanan yang lebih besar, Zoho menawarkan Zoho Workplace dengan paket yang bervariasi.
Zoho memilih untuk menaruh fitur-fiturnya di sidebar, bukan di ribbon atau menerapkan desain multiple tool. Sementara bagian header-nya tentu tidak asing bagi pengguna Google Docs, di mana pengguna dapat memberi nama file dan mengubah folder tempat menyimpan file.
Sedangkan untuk opsi berbagi file dapat diakses dengan menekan tombol Share di bagian kanan dari header. Di bagian footer ada fitur-fitur yang menarik: writing suggestions, opsi Night Mode, track changes, dan smart chat.
Berbeda dengan MS Word dan Google Docs, aplikasi ini akan menyorot (meng-highlight) bagian yang sedang disunting pengguna. Dan Zoho memanfaatkan AI assistant, Zia, untuk memeriksa kesalahan tata bahasa (grammar) dan style pada dokumen.