Penulis: Irene Hwa (Senior Director of Field Marketing, Asia Pacific and Jepang, Kofax)
Dua tahun terakhir sarat dengan badai tantangan yang tidak ada habisnya. Pandemi telah memicu rangkaian peristiwa yang memaksa perusahaan untuk mengarungi dunia dengan disrupsi konstan, serta mendorong bisnis untuk mengubah cara mereka beroperasi.
Salah satu perubahan besar yang terjadi adalah lokasi dan cara karyawan bekerja. Pada banyak organisasi, karyawan tidak lagi terpaku pada meja atau kantor fisik. Walaupun mandat untuk bekerja dari rumah pada awal masa pandemi dianggap sebagai solusi sementara, hasilnya yang positif telah membuka mata para pemimpin bisnis terhadap manfaat tenaga kerja yang bekerja dari rumah. Penghematan biaya pada ruang kantor, peningkatan produktivitas, dan peningkatan kepuasan karyawan pun mendorong keberlanjutan sistem kerja dari rumah ataupun campuran dalam banyak kasus.
Namun, organisasi tanpa batasan juga memiliki ragam masalahnya sendiri, yang dapat mengubah hari yang cerah menjadi suram dan dilanda badai. Tenaga kerja yang tersebar memerlukan akses ke teknologi bebas hambatan dari perangkat maupun lokasi mana pun. Namun, semua itu harus ekonomis dan aman.
Lalu, ada data yang harus dikelola. Proses ini memberikan banyak nilai lebih bagi bisnis, terutama saat AI dimanfaatkan untuk meningkatkan alur kerja. Namun, bagaimana caranya memaksimalkan potensi tersebut dan mendapat masukan yang berharga, dengan tetap mematuhi persyaratan di berbagai kawasan berbeda?
Dalam upaya mengatasi situasi yang sulit tersebut, mayoritas organisasi telah mempercepat proses transformasi digital mereka. Bagian penting dari proses tersebut adalah layanan cloud alias layanan awan, yang telah berkembang dari kebutuhan sekunder menjadi primer. Layanan cloud menjaga agar karyawan yang bekerja dari kantor maupun rumah tetap terhubung dan produktif — serta meningkatkan keamanan dan kepatuhan. Semua itu diperlukan oleh suatu bisnis agar bisa melewati badai. Automasi berbasis cloud pada khususnya dapat membantu perusahaan lebih tahan banting dan lincah, terlepas dari prakiraan.
Badai Krisis Sempurna: Disrupsi dan Tersebarnya Tenaga Kerja
Kami sudah menyebutkan tantangan terbesar dalam mengelola tenaga kerja yang tersebar — pengalaman bebas hambatan, keamanan dokumen, pengelolaan data, dan kepatuhan. Jika ditambah dengan kondisi seperti kurangnya staf dan masalah rantai suplai, prakiraan bisnis pun terlihat makin suram.
Kajian lebih rinci terhadap alur kerja tertentu dalam suatu organisasi juga menunjukkan betapa sulitnya membangun organisasi yang berdaya tahan tinggi dan lincah saat semua hal begitu tersebar.
Pemrosesan faktur, misalnya, menjadi semakin ruwet saat tim Account Payable (AP) Anda tersebar di seluruh negeri (atau dunia). Bekerja dengan faktur kertas sudah ketinggalan zaman, tetapi digitalisasi proses masukan, klasifikasi, pengkajian, dan pemrosesan faktur belum menjadi solusi lengkap.
Inilah alasan platform automasi tradisional saja tidak cukup. Mungkin platform itu bisa menjaga Anda tetap kering selama hujan badai, tetapi tidak akan bisa memberikan perlindungan jangka panjang terhadap elemen-elemen berbahaya. Platform tradisional memerlukan server on-premises dan solusi hos yang memakan banyak waktu (dan biaya) untuk dirancang dan diterapkan. Tim TI juga perlu memperbaruinya secara rutin. Seiring makin bertumbuhnya organisasi Anda, makin banyak pula jumlah server yang Anda kelola.
Pengelolaan pencetakan adalah contoh lainnya yang lebih sulit untuk diatasi dengan tenaga kerja dari rumah atau model campuran. Pada masa-masa yang lebih damai, tim TI biasanya mengelola armada MFD di kantor tradisional. Karyawan terhubung secara otomatis ke server yang aman, dan terdapat kendali serta visibilitas total atas siapa yang mencetak di printer mana. Kini, “kantor” itu bisa bertempat di mana saja.
Karyawan harus dipermudah dalam menemukan printer yang tepat, agar orang yang di Singapura tidak mencetak bahan secara tidak sengaja di Spanyol. Yang lebih penting lagi, informasi yang dicetak harus tetap aman, apalagi jika Anda harus mematuhi regulasi khusus seperti HIPAA. Tim TI Anda juga mungkin kekurangan orang, sehingga menyulitkan pemenuhan kebutuhan tersebut.
Organisasi memerlukan solusi pengelolaan pencetakan yang dapat memberikan jaminan kepatuhan, keamanan, dan kemudahan penggunaan sehingga karyawan dapat tetap produktif. Jangan lupa bahwa biayanya juga harus ekonomis.
Bagaimana caranya memastikan agar Anda tidak terperangkap dalam badai tanpa payung untuk melindungi diri? Jawabannya adalah mencari awan lain di tengah-tengah awan badai — automasi berbasis cloud.