Penulis: Irene Hwa (Senior Director of Field Marketing, Asia Pacific and Jepang, Kofax)
Dua tahun terakhir sarat dengan badai tantangan yang tidak ada habisnya. Pandemi telah memicu rangkaian peristiwa yang memaksa perusahaan untuk mengarungi dunia dengan disrupsi konstan, serta mendorong bisnis untuk mengubah cara mereka beroperasi.
Salah satu perubahan besar yang terjadi adalah lokasi dan cara karyawan bekerja. Pada banyak organisasi, karyawan tidak lagi terpaku pada meja atau kantor fisik. Walaupun mandat untuk bekerja dari rumah pada awal masa pandemi dianggap sebagai solusi sementara, hasilnya yang positif telah membuka mata para pemimpin bisnis terhadap manfaat tenaga kerja yang bekerja dari rumah. Penghematan biaya pada ruang kantor, peningkatan produktivitas, dan peningkatan kepuasan karyawan pun mendorong keberlanjutan sistem kerja dari rumah ataupun campuran dalam banyak kasus.
Namun, organisasi tanpa batasan juga memiliki ragam masalahnya sendiri, yang dapat mengubah hari yang cerah menjadi suram dan dilanda badai. Tenaga kerja yang tersebar memerlukan akses ke teknologi bebas hambatan dari perangkat maupun lokasi mana pun. Namun, semua itu harus ekonomis dan aman.
Lalu, ada data yang harus dikelola. Proses ini memberikan banyak nilai lebih bagi bisnis, terutama saat AI dimanfaatkan untuk meningkatkan alur kerja. Namun, bagaimana caranya memaksimalkan potensi tersebut dan mendapat masukan yang berharga, dengan tetap mematuhi persyaratan di berbagai kawasan berbeda?
Dalam upaya mengatasi situasi yang sulit tersebut, mayoritas organisasi telah mempercepat proses transformasi digital mereka. Bagian penting dari proses tersebut adalah layanan cloud alias layanan awan, yang telah berkembang dari kebutuhan sekunder menjadi primer. Layanan cloud menjaga agar karyawan yang bekerja dari kantor maupun rumah tetap terhubung dan produktif — serta meningkatkan keamanan dan kepatuhan. Semua itu diperlukan oleh suatu bisnis agar bisa melewati badai. Automasi berbasis cloud pada khususnya dapat membantu perusahaan lebih tahan banting dan lincah, terlepas dari prakiraan.
Badai Krisis Sempurna: Disrupsi dan Tersebarnya Tenaga Kerja
Kami sudah menyebutkan tantangan terbesar dalam mengelola tenaga kerja yang tersebar — pengalaman bebas hambatan, keamanan dokumen, pengelolaan data, dan kepatuhan. Jika ditambah dengan kondisi seperti kurangnya staf dan masalah rantai suplai, prakiraan bisnis pun terlihat makin suram.
Kajian lebih rinci terhadap alur kerja tertentu dalam suatu organisasi juga menunjukkan betapa sulitnya membangun organisasi yang berdaya tahan tinggi dan lincah saat semua hal begitu tersebar.
Pemrosesan faktur, misalnya, menjadi semakin ruwet saat tim Account Payable (AP) Anda tersebar di seluruh negeri (atau dunia). Bekerja dengan faktur kertas sudah ketinggalan zaman, tetapi digitalisasi proses masukan, klasifikasi, pengkajian, dan pemrosesan faktur belum menjadi solusi lengkap.
Inilah alasan platform automasi tradisional saja tidak cukup. Mungkin platform itu bisa menjaga Anda tetap kering selama hujan badai, tetapi tidak akan bisa memberikan perlindungan jangka panjang terhadap elemen-elemen berbahaya. Platform tradisional memerlukan server on-premises dan solusi hos yang memakan banyak waktu (dan biaya) untuk dirancang dan diterapkan. Tim TI juga perlu memperbaruinya secara rutin. Seiring makin bertumbuhnya organisasi Anda, makin banyak pula jumlah server yang Anda kelola.
Pengelolaan pencetakan adalah contoh lainnya yang lebih sulit untuk diatasi dengan tenaga kerja dari rumah atau model campuran. Pada masa-masa yang lebih damai, tim TI biasanya mengelola armada MFD di kantor tradisional. Karyawan terhubung secara otomatis ke server yang aman, dan terdapat kendali serta visibilitas total atas siapa yang mencetak di printer mana. Kini, “kantor” itu bisa bertempat di mana saja.
Karyawan harus dipermudah dalam menemukan printer yang tepat, agar orang yang di Singapura tidak mencetak bahan secara tidak sengaja di Spanyol. Yang lebih penting lagi, informasi yang dicetak harus tetap aman, apalagi jika Anda harus mematuhi regulasi khusus seperti HIPAA. Tim TI Anda juga mungkin kekurangan orang, sehingga menyulitkan pemenuhan kebutuhan tersebut.
Organisasi memerlukan solusi pengelolaan pencetakan yang dapat memberikan jaminan kepatuhan, keamanan, dan kemudahan penggunaan sehingga karyawan dapat tetap produktif. Jangan lupa bahwa biayanya juga harus ekonomis.
Bagaimana caranya memastikan agar Anda tidak terperangkap dalam badai tanpa payung untuk melindungi diri? Jawabannya adalah mencari awan lain di tengah-tengah awan badai — automasi berbasis cloud.
Tips Perlindungan Badai: Cerahkan Langit dengan Automasi Berbasis Cloud
Mayoritas organisasi percaya pada kemampuan transformasi digital dan automasi sebagai cara efektif mengatasi situasi tak terduga dan menantang di dunia bisnis dewasa ini. Para pemimpin bisnis Asia Pasifik pada khususnya, tahu bahwa bergantung pada status quo tidaklah cukup. Faktanya, 92% responden survei berdasarkan Studi Acuan Automasi Cerdas Kofax 2022 menyatakan bahwa automasi alur kerja bisnis pasca-COVID akan menjamin keberlanjutan bisnis. Hampir sama banyaknya (90%) meyakini bahwa perusahaan yang menjalani transformasi digital akan memiliki keunggulan kompetitif.
Saat ditanya tentang apa yang mendorong mereka untuk menjalankan automasi dan digitalisasi, respons yang paling umum dari para pemimpin bisnis Asia Pasifik adalah:
- Optimasi kemampuan mendapatkan dan mempertahankan pelanggan (94%)
- Menjalankan operasi bisnis (93%)
- Memaksimalkan hasil dari investasi TI (93%)
- Meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan (83%)
- Memastikan kepatuhan, pengelolaan data, dan keamanan (80%)
Dari daftar ini, jelas bahwa badai seperti kurangnya staf, masalah rantai suplai, dan kebutuhan mengelola tenaga kerja yang tersebar, memegang peranan penting dalam peralihan ke automasi. Bisnis tidak boleh kehilangan pelanggan maupun karyawan, tetapi mereka juga perlu berupaya untuk bisa sigap mengantisipasi disrupsi berikutnya dengan cepat. Keamanan dan kepatuhan juga harus berada di daftar prioritas utama.
Automasi dan transformasi digital dapat membantu tercapainya semua tujuan tersebut. Namun, cuaca tidak akan langsung cerah dan tenang dari awal. Rintangan paling umum dalam automasi alur kerja bernilai tinggi menurut para pemimpin bisnis Asia Pasifik yang disurvei adalah:
- Proses manual (93%)
- Terpecah-pecahnya sistem (93%)
- Kurangnya wawasan data (91%)
- Keamanan data (75%)
Organisasi yang mencari jalan lebih cepat menuju cuaca yang cerah kini beralih ke platform automasi cerdas berbasis cloud. Pendekatan berupa platform ini memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan koleksi lengkap teknologi automasi seperti inteligensi dokumen, orkestrasi proses, dan sistem terhubung, agar mereka mudah beradaptasi dengan berubahnya kebutuhan dan kondisi pasar.
Solusi berbasis cloud menyediakan perlindungan tambahan dari elemen berbahaya dengan empat keunggulan utama:
- Penghematan waktu dan biaya. Proses perancangan dan pemasangan berjalan jauh lebih cepat daripada solusi on-premises, sehingga menghemat sumber daya TI yang berharga dan menghasilkan biaya total kepemilikan yang lebih rendah.
- Pembaruan otomatis. Pembaruan perangkat lunak berjalan otomatis dan bebas hambatan. Anda bisa percaya bahwa Anda akan selalu memiliki versi terkini.
- Akses dari mana saja. Sistem cloud membantu karyawan Anda, di mana pun mereka berada. Yang mereka butuhkan hanyalah web browser. Solusi SaaS juga membantu menghubungkan pelanggan, mitra, rekanan, dan pemasok dengan lebih mudah tanpa harus berada di bangunan fisik.
- Scalability. Automasi berbasis cloud dapat menyesuaikan skalanya dengan mudah seiring bertumbuhnya perusahaan, karena tidak dihos di tempat “fisik”.
Mengacu kepada contoh automasi faktur sebelumnya, pendekatan berbasis cloud akan memungkinkan organisasi mendukung anggota tim AP di mana pun mereka bekerja, serta memastikan agar faktur diproses dengan cepat dan akurat. Platform cloud yang dilengkapi teknologi AI dapat menganalisis, mengklasifikasikan, dan mengekstraksi data faktur yang terstruktur dan tidak terstruktur, terlepas dari tampilannya. Konektor sepaket dan API ke sistem yang penting bagi bisnis dapat menguraikan silo informasi, sedangkan kemampuan melacak dan mengelola indikator kinerja utama serta SLA menghasilkan wawasan berharga yang membantu perusahaan mengambil keputusan bisnis dengan cepat dan tepat.
Pengelolaan pencetakan juga mendapat manfaat dari sistem cloud. Penemuan otomatis jaringan cetak dan pemilihan driver cetak secara cerdas membuat proses pencetakan jadi sederhana dan efisien bagi karyawan yang bekerja dari rumah atau dengan model campuran. Pengalaman terpadu yang bebas hambatan memudahkan semua karyawan untuk mencetak dari mana saja, sementara teknologi rilisan aman dan pencetakan belakangan juga memastikan agar dokumen rahasia tidak terhampar begitu saja di baki cetak. Platform cloud multipenyewa yang aman, enkripsi, validasi keaslian titik akhir, dan jejak audit pun makin meningkatkan keamanan dan kepatuhan.
Prakiraan di dunia pascapandemi sangat tak terduga. Namun, perlindungan dari automasi berbasis cloud adalah salah satu hal yang bisa diyakini organisasi. Dari mulai mendukung tenaga kerja model campuran sampai menjaga keamanan dan kepatuhan, solusi cloud menawarkan scalability, penghematan biaya, kecepatan tinggi, dan akses yang dibutuhkan dalam mengarungi badai disrupsi. Jangan lengah saat badai berikutnya menghadang. Lindungi masa depan bisnis Anda dari badai dengan automasi berbasis cloud.