Penulis: Irene Hwa (Senior Director of Field Marketing, Asia Pasifik dan Jepang, Kofax)
Salah satu rintangan paling buruk bagi para eksekutif adalah kepatuhan terhadap peraturan yang menciptakan penghalang jalan menuju profitabilitas. Manuver yang belum pernah terjadi sebelumnya diharapkan akan diambil ketika mandat baru ditetapkan, dan sejalan dengan itu membuat pusing, menimbulkan perdebatan, dan meningkatkan kecemasan para eksekutif.
Di tengah lanskap regulasi yang dinamis, dapat dimengerti bahwa kecenderungan untuk memasang S.O.S. signage setiap kali persyaratan baru diusulkan atau disahkan. Peraturan untuk pemerintah, keuangan, dan perlindungan data telah berkembang dalam jumlah dan kompleksitas yang besar. Alahasil organisasi terpapar risiko karena menjadi makin sulit dan memakan waktu untuk dikelola.
Setiap tahun para eksekutif diintimidasi dengan alasan baru untuk memprioritaskan risiko dan kepatuhan (compliance) sehingga menimbulkan lebih banyak kekhawatiran tentang kesiapan organisasi mereka untuk mengelolanya secara efektif. Berkat pandemi COVID-19, manajemen risiko dan kepatuhan telah membelok ke perairan yang belum dipetakan yang dipenuhi dengan hambatan dan tantangan tersembunyi yang belum pernah terjadi sebelumnya terkait dengan kelangsungan bisnis, akuntabilitas, kewajiban, profitabilitas, dan keselamatan pekerja dan pelanggan. Isu-isu ini dan lainnya telah memaksa para eksekutif untuk memeriksa kembali bagaimana bisnis mereka beroperasi.
Laporan benchmark Kofax Intelligent Automation 2022 yang menyertakan responden dari Singapura menunjukkan para pemimpin bisnis fokus pada alur kerja operasional dan keuangan, dengan minat khusus pada otomatisasi transaksi rutin. Yang paling diperhatikan oleh para eksekutif Singapura dalam survei tersebut adalah memastikan orkestrasi yang berkelanjutan dari berbagai proses otomatis mereka untuk menjaga sistem tetap berjalan dengan lancar. Sebanyak 94% pembuat keputusan mengatakan proses kunci harus diperbarui untuk mematuhi kepatuhan terhadap peraturan. Pergeseran menuju otomatisasi datang ke eksekutif yang berusaha untuk merampingkan operasi mereka. Setidaknya 82% ingin mengubah operasi back-office dan 92% berniat memaksimalkan nilai investasi TI.
Perusahaan harus memprioritaskan ulang dan memutar dari rencana lama untuk mentransfromasi operasi bisnis mereka secara digital. Proses yang seharusnya dapat dengan mudah mematuhi peraturan baru, masih dilakukan secara manual. Konsekuensi dari pendekatan yang terhenti ini berarti kesalahan dan penundaan terkait "the paper game" akan terus menaikkan biaya dari kepatuhan.
Mendongrak Alur Kerja Pemrosesan Dokumen ke Tingkat yang Lebih Tinggi
Baik itu peraturan baru atau yang sudah ada, masalahnya adalah peraturan menghabiskan waktu dan menambah kompleksitas alur kerja operasional, yang secara inheren meningkatkan risiko kesalahan. Ini sangat rentan dalam alur kerja pemrosesan dokumen yang rentan karena kesalahan manusia yang tak terhindarkan, membuat proses manual dan berbasis kertas menjadi cara umum bagi organisasi bermasalah dengan regulator.
Pemrosesan dokumen yang cerdas menjadi keharusan bagi organisasi untuk mengurangi risiko alur kerja dan memulai dengan kecepatan tinggi. Suatu platform pemrosesan dokumen cerdas berkemampuan kecerdasan buatan (AI — artificial intelligence) umumnya mampu mengekstraksi data dari jutaan dokumen dalam hampir semua format, dan ini lebih cepat serta lebih akurat dari pekerja manusia. Otomatisasi juga memudahkan organisasi untuk menverifikasi asal arsip digital mereka, memungkinkan mereka untuk memenuhi ambang batas pembuktian hukum yang diperlukan untuk kepatuhan. Mengurangi risiko ini membantu mempercepat tujuan bisnis di seluruh perusahaan dan membantu eksekutif tidur pada malam hari.
Para eksekutif harus menyadari pentingnya menempatkan upaya otomatisasi kembali di urutan teratas daftar prioritas mereka untuk beradaptasi dengan persyaratan peraturan baru dengan kecepatan optimal. Mengadopsi pembelajaran mesin (ML — machine learning), pemrosesan bahasa alami (NLP — natural language processing), dan kecerdasan buatan dengan platform yang ada akan memungkinkan organisasi untuk mencapai hyperautomation, memberikan jejak audit dan kepatuhan pelaporan, serta meningkatkan bisnis ke tingkat berikutnya. Bahkan perusahaan-perusahaan dalam keadaan otomatisasi hibrida yang telah menangkap dokumen secara digital perlu mengevaluasi kembali proses dan memetakan langkah selanjutnya menuju otomatisasi cerdas dari awal hingga akhir.
Bagaimana Otomatisasi Cerdas Menempatkan Eksekutif yang Risk-Averse di Kursi Pengemudi
Eksekutif yang mencari rute paling andal menuju kepatuhan dapat dengan percaya diri mengikuti jalan menuju otomatisasi alur kerja dari awal hingga akhir. Otomatisasi dokumen yang cerdas akan masuk akal bagi eksekutif yang risk-averse — suka menghindari risiko. Klien mereka dapat memiliki pengalaman pelanggan yang lebih baik dengan perlindungan dan keamanan data yang terjamin melalui alur kerja yang sadar konten dan jalur audit dengan rantai penjagaan yang jelas. Pemrosesan dokumen yang cerdas memungkinkan aturan bisnis dan kebijakan perlindungan data yang konsisten, termasuk redaksi otomatis, penandaan, dan pencetakan berbasis aturan.
Otomatisasi alur kerja memberdayakan bisnis dengan membebaskan karyawan dari mengerjakan tugas manual sehingga bisa fokus pada produktivitas dan efisiensi sambil memperkaya kualitas dan akurasi informasi. Memanfaatkan alur kerja dokumen cerdas di dalam cloud juga meningkatkan tingkat keamanan dan efisiensi yang lebih tinggi.
Regulasi bisnis tidak akan berkurang kompleksitasnya dalam waktu dekat. Eksekutif yang ingin mencapai tujuan keuangan mereka perlu mendorong upaya transformasi digital yang berfokus pada otomatisasi alur kerja bisnis yang padat informasi untuk meningkatkan efisiensi sekaligus memenuhi persyaratan kepatuhan. Dengan pemrosesan dokumen berada pada jantung banyak bisnis, memanfaatkan generasi baru platform pemrosesan dokumen cerdas mempertahankan organisasi tetap di depan tantangan kepatuhan mereka.