Rapat virtual memiliki peran penting dalam bisnis modern untuk menjembatani jarak antar peserta rapat dan mendorong kolaborasi baik dengan pihak eksternal dan internal mereka.
Selain itu, konsep virtual memungkinkan orang-orang untuk saling berbagi ide hingga menyelesaikan masalah saat melakukan perencanaan bersama terlepas dari lokasi dimana mereka berada.
Survei Logitech pada tahun 2023 mengenai tren dan wawasan kerja secara hybrid di Indonesia menunjukkan bahwa 39% karyawan mengaku menghabiskan waktu 10-20 jam per minggu untuk menghadiri rapat, dan 36% di antaranya mengatakan separuh dari rapat mereka diadakan secara hybrid.
“Meskipun rapat virtual dapat membawa banyak manfaat, memiliki peserta yang mengikuti rapat dari lokasi berbeda secara bersamaan juga dapat menimbulkan berbagai tantangan baru, misalnya partisipasi menjadi tidak merata dan kolaborasi antar peserta tidak optimal karena peralatan rapat yang tidak memadai. Tantangan semacam inilah yang dapat mengakibatkan pengalaman rapat yang tidak setara dan sulit untuk mengoptimalkan produktivitas,” ungkap Michael Long, Southeast Asia 2 B2B Lead Logitech.
Temuan survei Logitech lainnya mengungkapkan bahwa banyak karyawan yang bekerja secara hybrid mengalami kesulitan untuk berkolaborasi dan bekerja secara produktif karena tidak memiliki peralatan yang kurang memadai.
Kami meninjau sebanyak 55% karyawan di Indonesia merasa kualitas audio yang buruk menjadi penghalang utama untuk mereka dapat terus terlibat secara aktif dalam percakapan.
Selain itu, 41% karyawan lainnya mengindikasikan bahwa kualitas video yang tidak memadai juga turut mengurangi minat dan interaksi peserta jarak jauh untuk berdiskusi dalam rapat.
Dr. Joe Allen, PhD, dari University of Utah Health, menyebutkan bahwa rapat yang setara perlu melibatkan pendekatan perilaku antar individu untuk tercipta partisipasi penuh di antara semua karyawan dan pimpinan, termasuk juga dengan menggunakan peralatan teknologi yang diperlukan untuk memastikan bahwa setiap individu dapat merasa terlihat dan didengar.
“Lantas, bagaimana cara organisasi mewujudkan rapat yang inklusif dan setara? Logitech yakin bahwa untuk menciptakan hal tersebut, diperlukan komitmen terhadap budaya dan teknologi,” tambah Michael.
1. Cobalah mulai dengan menciptakan budaya rapat yang mendorong peserta untuk berbicara
Perusahan harus memotivasi dan mendukung perilaku rapat yang positif untuk menumbuhkan kebiasaan dalam hal komunikasi yang terbuka, keterlibatan yang aktif, dan partisipasi penuh.
Langkah-langkah ini dapat mengubah rapat menjadi tempat yang produktif dan inklusif di mana setiap orang merasa dihargai dan didukung untuk menyumbangkan ide-ide mereka.
Para pemimpin dapat mengembangkan budaya ini dengan mengajak karyawan melakukan hal-hal berikut: