- Dengarkan dan perhatikan rapat dengan seksama. Singkirkan ponsel dan gangguan lain yang dapat mengalihkan fokus dari rapat.
- Kenali semua orang dalam rapat. Partisipan jarak jauh atau virtual akan merasa lebih terlibat dan terdorong untuk berbicara ketika moderator atau pemimpin rapat memperkenalkan mereka di awal rapat.
- Berikan mikrofon atau kesempatan berbicara kepada partisipan virtual. Jika diperlukan, hentikan sementara diskusi rapat dan tanyakan secara khusus pendapat partisipan yang bergabung secara virtual.
- Partisipan di dalam ruangan rapat hanya boleh melihat dan berbicara kepada kamera. Apabila mereka yang berada di dalam ruangan hanya saling memandang individu yang ada di ruangan, partisipan jarak jauh bisa merasa diabaikan. Dengan mengarahkan perhatian ke kamera, partisipan di dalam ruangan akan membuat pertemuan lebih inklusif dan setara bagi partisipan jarak jauh atau virtual.
- Gunakan fitur obrolan / chat pada rapat virtual. Partisipan jarak jauh mungkin mengalami kesulitan untuk menyampaikan pendapatnya ketika orang-orang di dalam ruangan sedang berbicara secara aktif dan moderator rapat yang ditunjuk harus memantau rapat untuk memberikan kesempatan kepada pengirim pesan pada fitur obrolan / chat untuk berbicara.
2. Optimalkan teknologi untuk memfasilitasi rapat yang lebih setara
Perusahaan harus meninjau dan memberikan solusi yang dapat menjadikan pengalaman virtual lebih setara bagi karyawan yang berada di kantor maupun yang bekerja dari jarak jauh.
Di sinilah peran alat teknologi kolaborasi modern dapat menjembatani kesenjangan tersebut secara signifikan sehingga dapat meningkatkan kolaborasi dan produktivitas perusahaan.
Namun, dengan banyaknya pilihan yang tersedia, memilih sarana pendukung yang tepat dapat menjadi tugas yang tidak mudah.
Berikut ini beberapa tips penting bagi perusahaan untuk mencari teknologi rapat yang tepat.
- Jangan biarkan ruang konferensi perusahaan menghambat kolaborasi. Optimalkan rapat dengan menggunakan teknologi cerdas yang secara otomatis dapat mengelompokkan peserta rapat dan menghilangkan suara-suara berisik yang mengganggu sehingga semua orang dapat melihat dan mendengar dengan jelas dalam rapat.
- Mulailah berinvestasi kepada alat konferensi video modern yang telah didukung dengan teknologi AI bawaan seperti Logitech Sight. Teknologi kamera tabletop bertenaga AI yang kompatibel yang digunakan bersama dengan kamera depan Rally Bar atau Rally Bar Mini untuk menangkap sudut pandang terbaik dari para peserta rapat dan melacak percakapan ketika partisipan bergerak di sekitar ruang konferensi.
- Sederhanakan sesi diskusi Anda dengan kamera whiteboard bertenaga AI yang dapat menghadirkan komunikasi secara aktual. Alat pintar ini dapat memperlihatkan konten pada papan tulis sejernih kristal ke dalam rapat virtual perusahaan dengan lancar sehingga menambahkan suasana diskusi yang lebih hidup.
3. Memaksimalkan investasi perusahaan terhadap teknologi pendukung konferensi video
Pastikan perangkat konferensi video Anda sudah dilengkapi dengan perangkat lunak cerdas untuk memungkinkan perusahaan dengan cepat mengatur fitur di ruang rapat agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sebagai contoh, Logitech menghadirkan Logitech Sync yang mampu menyesuaikan pengaturan dan menghadirkan pembaruan firmware dari jarak jauh ke perangkat di ruang meeting.
Tim IT pun dapat terbantu dengan memanfaatkan analitik tentang penggunaan ruang untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang bagaimana perusahaan menggunakan ruang yang berbeda untuk memanfaatkan kantor dengan lebih baik.
“Pada akhirnya, rapat harus terasa alami, mudah, dan inklusif bagi semua peserta. Mewujudkan kesetaraan dalam rapat berarti memungkinkan semua peserta untuk berkontribusi penuh, terlepas dari lokasi, perangkat, bahasa, atau tingkat pengalaman mereka. Intinya, penting untuk memastikan para pelaku bisnis profesional merasa dilihat, didengar, dilibatkan, dan dihargai ketika melakukan rapat, khususnya secara virtual,” pungkas Michael.
Baca Juga: Survei: Mayoritas Karyawan di Indonesia Lebih Menyukai Bekerja Hybrid
Baca Juga: Logitech Resmikan Experience Store Pertama di Indonesia