Di masa pandemi maupun masa transisi menuju New Normal, perusahaan harus mampu memastikan kelancaran dan keamanan aktivitas karyawan. Bagaimana HR dapat berperan?
Relaksasi telah dijalankan oleh berbagai daerah di Indonesia. Bisnis dan fasilitas umum mulai kembali beroperasi dengan menerapkan protokol kesehatan yang ketat.
Namun nyatanya ancaman kasus COVID-19 masih tinggi. Beberapa hari relaksasi dilakukan, Indonesia mencapai lonjakan kasus tertinggi hingga mencapai 1.000+ kasus per hari.
Presiden Joko Widodo menegaskan bahwa masyarakat harus tetap waspada dalam beraktivitas. “Masyarakat bisa beraktivitas namun harus disiplin dalam menerapkan protokol kesehatan yang ketat, jangan sampai ada gelombang kedua kasus COVID-19,” ujar Presiden Jokowi.
“Wajib bagi kita untuk menjaga kedisiplinan protokol kesehatan di masa transisi new normal ini karena aktivitas kembali beroperasi saat ini lebih didorong oleh faktor ekonomi, bukan karena ancaman COVID-19 yang telah hilang. Jika perusahaan gagal menaati kewajiban yang ditetapkan dan skenario buruknya ada karyawan yang terinfeksi COVID-19 maka seluruh pihak yang bersinggungan dengan karyawan tersebut wajib melakukan tes dan karantina mandiri selama 14 hari, artinya bisa mengganggu operasional perusahaan dalam waktu yang lama bahkan jika ditemukan pelanggaran ada kemungkinan izin operasional dicabut sementara waktu," Matthew Million, Founder HR Millenial Indonesia & Praktisi HR mengingatkan.
Banyak pertimbangan yang harus dipikirkan oleh pemilik bisnis atau HR sebelum memutuskan karyawan bisa kembali kerja dari kantor dengan segala risiko yang bisa terjadi di lapangan saat ini. Penerapan protokol kesehatan yang ketat dan disiplin, serta standar operasional prosedur (SOP) baru perlu dirancang oleh HR untuk memastikan karyawan tetap kerja secara aman dan produktif meskipun harus bekerja dari kantor atau dari rumah secara bergantian.
Peranan HR sangat penting demi memastikan kelancaran dan keamanan aktivitas karyawan yang kembali bekerja di kantor. Di sisi lain, HR juga perlu mempersiapkan skenario terburuk yakni terjadinya gelombang kedua COVID - 19, di mana aktivitas bisnis kembali dilakukan secara remote dari rumah. Kondisi ini sangat menantang HR untuk bisa bertindak cepat serta tanggap, sehingga proses HR secara manual menjadi tidak efisien.
Mekari, perusahaan software as a service untuk bisnis UKM dan mid-enterprise, melalui produknya Talenta, software HRIS & Payroll berbasis cloud, menghadirkan solusi yang dapat membantu HR mengimplementasikan kebijakan perusahaan di masa new normal ini dengan mudah, tepat dan aman melalui automasi, di antaranya:
Pengaturan Shift Kerja Karyawan
Anjuran physical distancing dari pemerintah membuat perusahaan perlu menerapkan shift kerja bagi karyawan untuk memastikan jarak aman karyawan yang bekerja dari kantor.
“Hal ini menjadi salah satu tantangan utama bagi kami, karenanya kami menyiasatinya dengan sistem piket work from office dan work from home secara bergantian hingga saat ini. Fitur Shift Management yang ada di Talenta sangat membantu kami dalam mendata pergantian shift karyawan dengan lebih efisien secara waktu,” ujar Bintang Kemal, Kepala Divisi SDM GA PT LRT Jakarta & PLT Corporate Secretary. Perencanaan, distribusi waktu, serta monitor jadwal shift kerja karyawan menjadi lebih mudah bagi HR jika mengandalkan automasi dari fitur Shift Management Talenta.
Pembayaran Payroll dengan Akurat
Penerapan shift kerja karyawan dengan proses manual riskan menimbulkan kesalahan pendataan pada HR yang bisa berdampak pada payroll yang diterima oleh karyawan. Dengan sistem automasi payroll Talenta yang terintegrasi dengan pengaturan shift dan absensi, HR akan terbantu dalam pendistribusian gaji yang akurat sesuai dengan data shift kerja karyawan.
Minimalisir Kontak Dengan Melakukan Presensi di Smartphone
Melakukan presensi dengan sidik jari masih dilakukan oleh mayoritas perusahaan. Namun saat ini metode presensi ini berpotensi menjadi salah satu kontak penularan virus. Perlu adanya pembatasan penggunaan sidik jari dalam pendataan kehadiran oleh HR untuk mencegah adanya penularan COVID-19 antarkaryawan. Dengan Talenta, HR bisa memanfaatkan fitur Live Attendance untuk memastikan karyawan melakukan presensii di mana saja dan kapan saja dengan aman.
“Fitur Live Attendance sangat membantu karyawan untuk melakukan absensi langsung dari smartphone dan membantu kami mengumpulkan data tanpa proses manual serta paperless,” tambah Bintang Kemal.
Melakukan Identifikasi dan Pantau Kesehatan Karyawan
Kesehatan karyawan menjadi faktor utama yang harus diperhatikan oleh HR saat memutuskan karyawan bisa kembali beraktivitas ke kantor. Melakukan identifikasi riwayat penyakit dan merekomendasikan karyawan dengan gejala COVID-19 untuk tetap berada di rumah penting dilakukan. Standie Nagadi, VP Marketing Mekari menjelaskan, “Kami melihat penting bagi HR untuk mendapatkan data secara berkala di masa pandemi ini agar bisa memantau kesehatan karyawan. Karena itu, tidak lama setelah pemberlakuan WFH, kami meluncurkan fitur Health Tracker dimana karyawan melakukan self-assessment atas kondisi kesehatannya melalui aplikasi untuk mendeteksi gejala COVID-19.” Dengan fitur ini, HR bisa mendapatkan data kesehatan secara akurat dan membuat perencanaan jika ada karyawan yang membutuhkan fasilitas pengecekan kesehatan lebih lanjut.
Memastikan Produktivitas Kerja Karyawan di Rumah Maupun Kantor
Pengaturan kerja dari kantor dan rumah secara bergantian menjadi tantangan sendiri bagi karyawan untuk bekerja dengan produktif. Demi memastikan kelancaran produktivitas dan tujuan organisasi tercapai dengan baik, HR perlu melakukan monitor atas pekerjaan karyawan dengan terukur khususnya saat bekerja dari rumah. Penggunaan fitur Time Tracker di aplikasi Talenta akan memudahkan setiap leader dalam mendistribusikan tugas kepada karyawan serta melakukan monitor sehingga tugas tersebut bisa diselesaikan secara tepat waktu.
Melalui serangkaian fitur yang mengedepankan automasi, Talenta berkomitmen untuk mempermudah HR dalam mengurus kegiatan administratif yang memakan waktu serta proses yang lama menjadi lebih cepat dan akurat.
“Kami ingin memberikan solusi agar proses HR bisa berjalan dengan mudah tanpa mengandalkan lagi proses manual yang riskan human error. Karena itu kami menghadirkan program Money Back Guarantee untuk menarik para pelaku HR beralih ke sistem HRIS demi mempersiapkan kelancaran proses HR memasuki masa new normal. Program ini diharapkan bisa menjadi channel bagi user mencoba langsung kemudahan yang ditawarkan fitur-fitur Talenta dan meyakinkan user akan pentingnya peranan teknologi dalam proses HR,” tambah Standie.
Melalui program Money Back Guarantee, perusahaan yang berlangganan Talenta di periode 15 Juni – 14 Juli 2020 akan mendapatkan garansi 100% uang kembali jika fitur dan layanan Talenta belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Informasi lebih lanjut bisa didapatkan di http://bit.ly/talenta-mbg. S&K Berlaku.
| Penulis | : | Liana Threestayanti |
| Editor | : | Liana Threestayanti |
KOMENTAR