Virtual robot software (bot) pada RPA dapat mengimitasi pekerjaan-pekerjaan manusia di depan komputer, seperti mengklik mouse, meng-input, memproses data dan sebagainya. Artinya, bot tersebut dapat mengerjakan tugas-tugas manusia dalam menggunakan ERP tanpa harus mengintervensi sistem ERP itu sendiri.
Dengan kelebihan itu, RPA sangat tepat diimplementasikan di perusahaan-perusahaan yang memiliki banyak sekali infrastruktur legacy, misalnya bank, perusahaan asuransi, telekomunikasi, dan perusahaan utility.
Waspadai Resistensi Karyawan
Seperti halnya implementasi solusi teknologi lainnya, RPA pun menghadirkan tantangan tersendiri. Salah satu tantangan itu adalah pemilihan proses bisnis yang akan diotomatisasi. Salah mengotomatisasi proses bisnis, penghematan yang diharapkan mungkin tidak akan signifikan.
Proses yang bisa digantikan oleh RPA tentu saja proses bisnis yang manual, berulang, volume besar, dan membutuhkan banyak karyawan untuk menyelesaikan proses tersebut.
Tantangan lain yang tak kalah pelik adalah resistensi karyawan karena karyawan bisa beranggapan bahwa kehadiran RPA merupakan ancaman. Kehadiran RPA kerap diartikan sebagai pengurangan jumlah karyawan karena pekerjaan manual sudah dapat digantikan oleh “robot”.
Perhatikan Skalabilitas
Dalam mencari solusi RPA yang tepat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Pertama adalah skalabilitas. Calon pengguna sebaiknya memilih platform RPA yang dapat dikelola secara terpusat dan dapat disesuaikan skala penggunaannya, secara masif sekalipun.
Perusahaan juga harus dapat mendesain dan menguji robotic process dalam waktu beberapa jam atau bahkan kurang, juga mengoptimalisasi bot agar dapat bekerja dengan cepat. Dan mengingat pengguna dapat menggunakan robot untuk mengotomatisasi ratusan bahkan ribuan pekerjaan, perusahaan harus mencari tool yang dibekali fitur built-in monitoring dan analytics sehingga “kesehatan” sistem bisa setiap saat dipantau dengan mudah.
Meski memiliki skalabilitas, simplicity juga harus menjadi perhatian. Organisasi sebaiknya mencari produk yang cukup simpel sehingga tiap karyawan di lini bisnis dapat membangun dan menggunakannya untuk menangani berbagai jenis pekerjaan.
Jangan berpatokan hanya pada harga ketika memilih tool RPA yang tepat. Tapi perhatikan juga reputasi, tingkat kemudahan implementasi, dan roadmap dari tools yang akan dipilih.
Dan yang pasti, tool RPA apapun yang Anda pilih, harus mampu melakukan tiga fungsi: berinteraksi dengan berbagai sistem lainnya, melalui screen scrapping atau integrasi API; mengambil keputusan dan menentukan aksinya berdasarkan input yang diberikan oleh sistem lain; dan memiliki interface untuk memrogram bot.
Siapa saja vendor yang berkecimpung di bidang Robotic Process Automation ini? Di antaranya adalah Automation Anywhere Inc., Blue Prism, EdgeVerve Limited, HelpSystems, UiPath, dan Workfusion.