Penulis: Gibu Mathew, VP & GM APAC, Zoho Corp
Pergeseran ke arah kerja jarak jauh dan adopsi tool kolaborasi mengharuskan perusahaan meninjau kembali proses dan kebijakan guna memahami dan mempersiapkan perubahan budaya kerja di era pasca pandemi.
Pada tahun 2020, rencana kelangsungan bisnis dan strategi manajemen krisis diuji. Perusahaan dalam berbagai skala bisnis, mulai dari perusahaan multinasional hingga perusahaan kecil dan menengah di seluruh dunia, harus bertindak cepat dan menerapkan pengaturan kerja jarak jauh untuk meminimalkan gangguan dalam operasi sambil menjaga kesehatan dan keselamatan karyawan.
Untuk layanan penting, seperti perawatan kesehatan dan operasional di sektor energi dan manufaktur, aktivitas operasional fisik harus dilanjutkan dengan langkah-langkah yang menjaga jarak aman. Sementara fungsi pendukung dan bisnis harus dilakukan dari jarak jauh.
Pekerjaan jarak jauh adalah faktor penting untuk kelangsungan bisnis dan ekonomi selama pandemi. Solusi digital dan alat kolaborasi online membuat sebagian besar operasi tetap berjalan bahkan ketika mobilitas fisik dibatasi. Karyawan juga telah meningkat, dan laporan menunjukkan bahwa pekerja jarak jauh telah mampu mempertahankan atau bahkan meningkatkan produktivitasnya dengan bantuan alat online dan platform kolaborasi.
Untuk memastikan ketahanan bisnis, beberapa rencana contingency yang diterapkan tahun lalu akan berlanjut dan menjadi perlengkapan permanen bagi organisasi yang bergerak maju. Menurut survei Gartner CFO, 74 persen perusahaan akan mengubah setidaknya lima persen dari tenaga kerja mereka yang sebelumnya bekerja di lokasi menjadi pekerja jarak jauh secara permanen bahkan setelah pandemi usai. Jelas, sikap terhadap pekerjaan jarak jauh telah berubah secara drastis selama setahun terakhir.
Dengan pergeseran ke cara kerja hybrid dan peningkatan adopsi perangkat kolaborasi, perusahaan perlu meninjau kembali berbagai proses dan kebijakan untuk memahami dan mempersiapkan perubahan dalam budaya kerja. Tidak bisa dimungkiri bahwa perubahan ini akan berdampak pada budaya perusahaan.
Inilah lima cara perangkat/tool kolaborasi dan remote working membentuk kembali budaya tempat kerja:
1.Munculnya tempat kerja digital di cloud
Dengan data dan aplikasi yang dapat diakses melalui cloud, karyawan akan memiliki fleksibilitas untuk bekerja dari mana saja, dan nilai kantor fisik akan sebagai pusat dari semua aktivitas bisnis akan menurun.
Dengan memanfaatkan teknologi yang didukung oleh lingkungan cloud, tim berkolaborasi, berkomunikasi, dan menjadi lebih produktif di mana pun mereka bekerja. Bagi organisasi, ini membuka peluang besar untuk mengakses kumpulan talenta global, memanfaatkan kreativitas tenaga kerja yang beragam secara budaya dan demografis agar lebih tangguh, gesit, dan dinamis.
2.Akses ke alat dan aplikasi kapan saja, di mana saja
Dengan peralihan ke cara kerja jarak jauh dan meningkatnya ketergantungan pada perangkat seluler, bisnis yang memanfaatkan aplikasi mobile-first untuk gaya hidup yang terhubung akan berhasil. Akses ke alat produktivitas, termasuk catatan, e-mail, kalender acara, serta dokumen, file presentasi, dan spreadsheet melalui perangkat seluler, akan menjadi penting. Dengan fleksibilitas dan konektivitas yang ditawarkan oleh aplikasi yang dioptimalkan untuk seluler, karyawan meningkatkan produktivitas denganl tetap terhubung untuk menyelesaikan pekerjaan kapan saja, di mana saja.
3.Peningkatan produktivitas melalui kolaborasi tanpa batas
Tempat kerja digital yang efektif mengintegrasikan manusia, proses, data, wawasan, dan infrastruktur dengan fokus pada keterhubungan, kolaborasi, dan produktivitas pribadi untuk mencapai tujuan yang sama. Kemampuan untuk berkolaborasi dan berkoordinasi secara efisien akan menjadi penting karena organisasi akan menerapkan cara kerja jarak jauh untuk jangka panjang. Bisnis akan lebih mengandalkan alat yang memungkinkan koordinasi yang efisien dan lancar baik di dalam maupun antarproyek. Dengan alat kolaborasi yang mendukung berbagi-pakai file tanpa hambatan, saluran komunikasi yang memungkinkan percakapan kontekstual, dan aplikasi manajemen proyek berbasis cloud untuk memantau proyek secara efisien, tim akan fokus untuk mengubah ide menjadi kenyataan dengan lebih cepat dari sebelumnya.
4.Saluran komunikasi untuk meningkatkan budaya, keterlibatan, dan kesejahteraan karyawan
Dalam pengaturan kerja jarak jauh, organisasi yang gesit akan menggunakan alat komunikasinya untuk membangun percakapan, mendorong terciptanya ide-ide secara bebas, menyiapkan kanal feedback, dan menciptakan peluang bagi karyawan untuk membangun ikatan dengan rekan kerja. Tool, termasuk platform intranet, akan berfungsi sebagai ruang digital untuk berbagi informasi, mendiskusikan ide, dan mengomunikasikan informasi terbaru terkait bisnis. Melalui sesi ngopi dan survei virtual, manajer akan mengumpulkan feedback, mengidentifikasi, dan menghargai pekerjaan yang luar biasa dari karyawan, dan membuat karyawan tetap termotivasi dan berinteraksi. Kesejahteraan karyawan jelas merupakan perhatian utama bagi pengusaha juga. Dalam Deloitte Global Human Capital Trends 2021, 80% responden mengidentifikasi bahwa kesejahteraan penting bagi keberhasilan organisasi, pengalaman tenaga kerja dipandang sebagai pendorong utama untuk kesehatan yang memenuhi syarat. Karena itu, meskipun interaksi fisik berkurang, sangat penting bagi perusahaan untuk terus memupuk rasa persahabatan dan menciptakan budaya tempat kerja yang sehat. Ini dapat diaktifkan oleh solusi seperti platform komunikasi terintegrasi.
5.Pengalaman pelanggan online yang konsisten di seluruh kanal
Dengan terjadinya lonjakan transaksi online, bisnis pun berinvestasi pada tool dan sumber daya guna memberikan pengalaman pelanggan yang konsisten di berbagai touch point dan mengelola perjalanan pelanggan secara efisien. Dengan bantuan analitik, tim penjualan dan pemasaran dapat memperoleh wawasan dari data, survei, dan interaksi pelanggan sebelumnya untuk membuat kampanye berbasis data dan mengotomatiskan penawaran. Di bagian layanan pelanggan, tool, seperti sistem tiket, chatbot, dan akses ke konten memberi pelanggan informasi dasar mengenai akun si pelanggan. Mengingat bahwa karyawan di bagian customer service kemungkinan besar juga akan bekerja dari jarak jauh, tool yang tepat untuk mengelola customer relations akan memastikan pengalaman layanan memenuhi standar konsistensi dan keunggulan.
Pergeseran ke pekerjaan jarak jauh membutuhkan peningkatan harapan orang, pemahaman tentang teknologi dan kemampuan, sebuah tantangan yang telah direspons oleh banyak organisasi. Namun, selain alat dan solusi digital, ada kebutuhan bagi perusahaan dan pemimpin bisnis untuk memastikan bahwa organisasi mengenali dampak emosional dari perubahan dan berinvestasi pada membangun budaya yang berpusat pada manusia.
Lagi pula, teknologi hanyalah enabler dan tool yang mendukung orang melakukan tugas mereka. Teknologi tidak dapat menentukan atau mendikte budaya perusahaan tetapi yang paling pasti membantu dan meningkatkan pengalaman banyak karyawan. Jika diterapkan secara cerdas, teknologi dapat memberikan hasil positif dan membantu membangun budaya yang kuat di masa depan digital kita.