Sejak pandemi COVID-19 terjadi di tanah air, tanda tangan elektronik (TTE) kian menjadi alternatif yang populer dan makin umum digunakan masyarakat dalam penanganan dan otorisasi dokumen.
Dengan bergesernya kebutuhan masyarakat ke arah yang serba digital, metode pengesahan dokumen seperti tanda tangan dan materai elektronik diprediksikan akan menggeser tanda tangan kursif atau biasa kita kenal dengan tanda tangan basah dan menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari masyarakat.
Bahkan, beberapa layanan digital seperti fintech (financial technology), bank digital, telekomunikasi, dan masih banyak lainnya mensyaratkan tanda tangan elektronik yang disertai dengan verifikasi identitas agar dapat bertransaksi secara aman dan nyaman, serta terhindar dari fraud (penipuan).
Itulah sebabnya, tanda tangan elektronik dengan standar keamanan yang tinggi menjadi salah satu cara untuk mempercepat pertumbuhan ekonomi digital di Indonesia.
Tetapi, sebelum mulai menggunakan tanda tangan elektronik, penting bagi kita untuk memahami cara penggunaannya sehingga jangan sampai salah kaprah dalam menggunakannya.
Dalam rangka bulan keamanan siber yang sedang diperingati oleh dunia internasional, PT Indonesia Digital Identity (VIDA) membagikan lima hal yang perlu diketahui tentang tanda tangan elektronik:
1. Tanda Tangan Elektronik Bukan Asal Scan
Ketika mendengar tentang tanda tangan elektronik, mungkin kita langsung berpikir tentang metode menulis tanda tangan di atas kertas yang kemudian dipindai (scan) dan dijadikan berkas dalam format elektronik.
Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri dari informasi elektronik terenkripsi berupa sertifikat elektronik yang digunakan sebagai alat verifikasi dan otentikasi.
Di Indonesia maupun negara lainnya, tanda tangan elektronik yang sah menggunakan mekanisme pengamanan kriptografi dan diterbitkan oleh Certificate Authority (CA) atau di Indonesia disebut sebagai Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE).
PSrE adalah badan yang terdaftar dan tersertifikasi untuk menerbitkan sertifikat elektronik sehingga tanda tangan elektronik dapat dan mengikat secara hukum di Indonesia.
Tanda tangan elektronik yang diterbitkan PSrE hanya dapat dimiliki dan digunakan oleh pengguna yang identitasnya telah diverifikasi oleh PSrE penerbit serta tidak dapat dialihkan atau digunakan oleh orang lain karena dibutuhkan otentikasi dalam penggunaannya.
“Semenjak lahirnya UU ITE pada 2008, tanda tangan elektronik sudah dikenalkan kepada ekosistem digital Indonesia. Namun, akses tanda tangan elektronik yang aman dan mudah digunakan masih sangat terbatas dan tidak mudah dipahami orang secara langsung. Hal ini menyebabkan cara yang lebih mudah seperti tanda tangan scan lebih populer, tetapi sangat beresiko dari sisi penipuan identitas,” jelas Sati Rasuanto, Co-Founder dan CEO VIDA.
“Sekarang dengan berbagai macam inovasi oleh Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) seperti VIDA yang menyediakan teknologi untuk tanda tangan elektronik dilengkapi verifikasi identitas secara instan dan mudah digunakan, lebih banyak orang dan pelaku usaha dapat memulai menggunakan tanda tangan elektronik hanya dari satu aplikasi untuk mengembangkan bisnis mereka secara cepat dan efisien,” tambah Sati.
2. Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi Adalah Sah dan Memiliki Kekuatan Hukum
UU no. 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) tidak hanya mengatur bahwa informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah dan memiliki kedudukan yang sama di mata hukum, tetapi juga mengatur soal penerapan tanda tangan elektronik.
Dalam pasal 11 UU ITE, disebutkan bahwa tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan yang diatur oleh pemerintah.
Jadi, tidak perlu khawatir bahwa tanda tangan elektronik akan melemahkan dokumen yang kita miliki. Sama halnya dengan tanda tangan biasa, dokumen dengan tanda tangan elektronik tetap dapat menjadi alat bukti di mata hukum.
Tanda tangan elektronik juga diperkuat dengan adanya regulasi turunan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo), yang mengakui beberapa penyedia layanan tanda tangan elektronik sebagai acuan bagi kita memilih layanan yang aman dan tepercaya.
Masyarakat juga dapat mengecek daftar acuan lain seperti Adobe Trusted List untuk melihat daftar PSrE Indonesia yang juga diakui secara global.
3. Tanda Tangan Elektronik Lebih Aman dan Susah Dipalsukan
Tanda tangan merupakan sebuah lambang atau penanda yang kita berikan sebagai sebuah bentuk pengesahan dokumen resmi. Sehingga keamanan dan keasliannya sangat penting untuk dijaga.
Dalam tanda tangan elektronik, keaslian dokumen yang ditandatangani oleh identitas yang telah terverifikasi, diamankan dan dienkripsi dengan teknologi kriptografi dan unik hanya dimiliki oleh kita sendiri, sehingga terjamin tidak dapat dipalsukan dan digunakan oleh orang yang tidak berhak.
Sati mengungkapkan “PSrE seperti VIDA menghadirkan tanda tangan elektronik yang disertai proses verifikasi identitas secara digital dengan menggunakan teknologi biometrik, pengenalan wajah (facial recognition), serta deteksi kehidupan (liveness detection) dengan standar keamanan yang tinggi dan diakui global.”
“Tak hanya itu, dalam proses verifikasi identitas, kami membandingkan biometrik dari pengguna dengan data kependudukan yang dimiliki Direktorat Jenderal Kependudukan dan Catatan Sipil Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia (Dukcapil). Hal ini penting, mengingat identitas biometrik seperti sidik jari maupun wajah merupakan identitas yang sangat personal dan susah untuk dipalsukan dengan adanya teknologi deteksi kehidupan, tetapi pada saat yang sama perlu merujuk pada sumber identitas tunggal yang resmi di Indonesia,” jelasnya lagi.
Selain itu, dengan menggunakan tanda tangan elektronik, kita juga dapat melihat integritas dokumen. Artinya, kita dapat memantau perubahan di dokumen yang telah ditanda tangani dan memastikan bahwa dokumen tersebut sesuai isinya dengan saat pertama kali ditandatangani.
4. Tanda Tangan Elektronik Lebih Hemat Biaya dan Waktu
Mari kita bayangkan skenario ini, Anda sedang bekerja di rumah dan memegang banyak dokumen yang harus ditandatangani oleh atasan.
Alih-alih mendatangi rumah atasan atau mengirimkan dokumen menggunakan jasa logistik akan menghabiskan waktu dan biaya, penggunaan tanda tangan elektronik bisa menghemat waktu dan biaya.
“Hanya dengan akses internet lewat smartphone, Anda bisa mendapatkan tanda tangan di manapun kamu berada, bahkan dalam waktu kurang dari 2 detik. Bagi masyarakat umum mungkin hal ini terlihat kecil, tetapi bagi pemilik bisnis, perbedaan menit bahkan detik dalam jumlah penggunaan tanda tangan elektronik yang banyak akan sangat signifikan dalam menekan biaya yang dikeluarkan perusahaan,” papar Sati.
5. Pilih Penyedia Layanan Tanda Tangan Elektronik yang Tepercaya dan Teregulasi oleh Pemerintah
Perlu diingat untuk jangan sembarangan ketika memilih penyedia jasa layanan tanda tangan elektronik. Pilihlah entitas yang sudah teregulasi oleh pemerintah serta memiliki rekam jejak yang baik dan teruji.
Dengan begitu, keamanan data pribadi akan terjamin dan bisa menggunakan tanda tangan digital dengan lebih tenang dan aman.
Di Indonesia, hanya terdapat beberapa penyedia jasa layanan tanda tangan elektronik atau PSrE yang sudah diakui oleh Kominfo dan bisa menjadi pilihan yang dapat diakses pada website resmi Kominfo di https://tte.kominfo.go.id/.
Bahkan dari sebagian penyedia layanan tersebut, hanya beberapa saja yang baru mendapatkan status “berinduk” atau memiliki pembuktian hukum yang tertinggi.
Baca Juga: Begini Cara Mudah Membubuhkan Tanda Tangan di Dokumen Word