Memasuki era pascapandemi, khususnya tahun ini, hybrid working mulai menjadi cara kerja yang umum diterapkan perusahaan. Survei McKinsey yang melibatkan 100 eksekutif dari berbagai negara mengungkapkan, 9 dari 10 organisasi akan memadukan kerja di kantor dan jarak jauh.
Namun transisi ke cara kerja hybrid ini boleh dibilang cukup memakan waktu dan bukan proses yang mudah.
Guna meningkatkan efektivitas dalam proses transisi ini, Google membagikan delapan tips memaksimalkan fitur Google agar pengguna Workspace bisa lebih produktif dalam bekerja secara hybrid.
1. Mengelola (manajemen) waktu
Untuk mengatur pembagian waktu kerja, Google menyarankan penggunaan fitur kategorisasi berdasarkan warna pada Google Calendar. Dengan memberikan warna (color code) pada setiap kegiatan, kita bisa lebih menyeimbangkan penggunaan waktu dalam mengerjakan tiap aktivitas untuk mencapai tujuan kita.
2. Mengatur informasi waktu dan lokasi kerja
Untuk membantu rekan kerja ita menjadwalkan waktu untuk rapat tatap muka jika diperlukan, kita dapat menambahkan informasi lokasi tempat kita bekerja pada Google Calendar.
3. Meluangkan waktu untuk diskusi
Gunakan fitur “Slot janji temu” (appointment slots) di Google Calendar untuk menyediakan waktu berdiskusi dengan rekan kerja. Fitur ini mirip seperti fitur pemberitahuan ‘Out of Office’ (berada di luar kantor), di mana kita juga bisa menambahkan jadwal luang untuk rapat.
Versi Web dari Google Calendar juga bisa kita bagikan untuk memudahkan pihak eksternal menjadwalkan waktu temu, melalui halaman pemesanan tanpa perlu bolak-balik mengirimkan email persetujuan.
4. Cek to-do list dengan jelas
Aktifkan fitur Tugas (Task) di Google Calendar sehingga kita tetap dapat melihat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan. Kita dapat melacak tugas yang sudah melewati batas waktu dan dapat menjadwal ulang deadline tugas jika belum diselesaikan. Fitur ini membantu kita mengetahui tanggung jawab dan menyelesaikan tugas setiap hari dengan cermat.
5. Saring email yang masuk untuk menentukan skala prioritas
Atur email masuk di akun Gmail dengan mengaktifkan fitur filter. Misalnya, ketika banyak pesan masuk berupa buletin atau iklan, dengan menggunakan filter pada kata kunci "berhenti berlangganan," email yang mengandung kata tersebut tidak akan langsung masuk di halaman utama inbox. Kita bisa mencarinya dan membacanya nanti ketika sudah memiliki waktu luang.
Selain itu, Anda juga dapat menambahkan filter untuk menandai email dari atasan untuk memastikan skala prioritas.
6. Mengirim email dengan lebih cepat
Gmail kini memungkinkan kita membuat draft pesan lebih cepat dengan fitur Smart Compose dan Smart Reply, yang memberikan saran untuk melengkapi kalimat yang kita ketik. Kedua fitur ini dapat menghemat waktu mengetik.
Pastikan kita juga menggunakan fitur Hover Action pada Gmail untuk menghapus atau menandai email di kotak masuk sebagai pesan yang belum dibaca, sehingga kita bisa kembali membacanya ketika sudah memiliki waktu luang.
7. Mengikuti jadwal rapat
Salah satu fleksibilitas yang ditawarkan Google adalah gagasan untuk mengikuti waktu rapat tertentu pada waktu luang. Sekarang Google Meet memungkinkan kita menonton rekaman rapat jika kita melewatkannya, misalnya pada saat bepergian atau di zona waktu yang berbeda.
Selain itu, kita juga dapat menggunakan fitur transkrip otomatis untuk membuat transkrip meeting dari Google Meet langsung di Google Docs. Dengan fitur ini, kita bisa mendapatkan intisari rapat tanpa perlu menonton ulang rekaman video.
8. Berkolaborasi lebih efektif secara online
Untuk membuat Google Docs baru, ketikkan saja doc.new di tab browser, atau ketik “@” di dokumen untuk melihat daftar orang dan konten terkait.