Catat! Lima Tips untuk Mempermudah Pekerjaan Anda di Microsoft Excel

Rafki Fachrizal - Senin, 15 Juli 2019 | 15:07 WIB

AndreyPopov/istockphoto

Ilustrasi Pengguna Microsoft Excel

Saat ini, banyak sekali bermunculan software berbasis cloud atau SaaS (Software as a Service) dan membuat pandangan baru bahwa menggunakan software Microsoft Excel untuk mempermudah pekerjaan terkait pengelolaan data merupakanlah cara yang kuno.

Meski demikian, faktanya sampai saat ini kehadiran SaaS sendiri belumlah berhasil menggeser popularitas dari software yang merupakan salah satu bagian dari Microsoft Office ini

Diketahui, sebagian besar orang di dunia masih mengandalkan Microsoft Excel untuk membantu menyelesaikan pekerjaan rutinitas mereka.

Software ini sendiri sangat umum digunakan mulai dari kalangan pelajar, pengusaha, hingga para karyawan di perusahaan besar.

Pada dasarnya, Microsoft Excel memiliki banyak fitur yang bisa mempermudah pekerjaan dalam hal seperti pengelolaan data dan statistik.

Berbicara mengenai fitur Microsoft Excel, sebenarnya ada banyak fitur yang bisa Anda manfaatkan untuk memangkas waktu Anda ketika bekerja.

Namun, berikut ini akan kami sajikan lima fitur yang populer digunakan kebanyakan pengguna Microsoft Excel. Apa saja fitur-fitur itu?

1. Freeze Panes

Sedikit penjelasan, Freeze Panes adalah sebuah fitur yang berfungsi untuk membekukan row atau column dalam sebuah spreadsheet.

Tujuannya, agar baris row atau culumn yang dibekukan tersebut dapat terus terlihat meskipun pengguna melakukan scroll secara vertikal atau horizontal.

Fitur ini tentunya sangat mempermudah Anda ketika harus membandingkan baris data dari spreadsheet yang berjumlah banyak dan panjang.

Untuk menggunakan fitur ini, pertama Anda harus menyeleksi row atau culumn mana yang ingin dibekukan. Kemudian, pilih tab "View" dan pilih “Freeze Panes”.

Oh ya, perhatikan juga bahwa di bawah perintah Freeze Panes, Anda juga dapat memilih "Freeze Top Row," (berfungsi membekukan baris palingan atas) dan "Freeze First Column" (berfungsi untuk membekukan kolom paling kiri).

2. AutoSum

Ini merupakan fitur yang paling umum digunakan pengguna Microsoft Excel. Fitur ini berfungsi untuk menjumlahkan data yang ada di spreadsheet, seperti menjumlahkan hasil penjualan suatu produk misalnya.

Cara menggunakan fitur ini juga mudah. Cukup pilih kolom di samping angka yang ingin dijumlahkan, lalu klik "Autosum" di tab "Home", tekan Enter, dan selesai.

Untuk lebih praktis dalam menggunakan fitur ini, Anda bisa menggunakan shortcut dengan cara mengklik Alt + =.

3. PivotTable

PivotTable adalah fitur yang ampuh untuk menghitung, meringkas, dan menganalisis data yang memungkinkan Anda melihat perbandingan, pola, dan tren dalam data Anda.

Untuk menggunakan fitur ini bisa mengikuti langkah berikut. Pertama, Pilih cell yang Anda inginkan untuk membuat PivotTable (catatan: data Anda tidak boleh memiliki baris atau kolom kosong. Data hanya boleh memiliki judul baris tunggal).

Kemudian, klik "Insert" dan pilih "PivotTable". Selanjutnya di kotak dialog "Create PivotTable", pilih "Select a table or range." Dalam kolom "Table/Range", silahkan verifikasikan rentang cell yang Anda inginkan.

Selanjutnya, di kolom "Choose where you want the PivotTable report to be placed," pilih "New worksheet" untuk menempatkan PivotTable dalam lembar kerja baru atau lembar kerja yang sudah ada lalu pilih lokasi yang Anda inginkan untuk ditampilkan PivotTable.

Pilih "OK" dan secara otomatis fitur ini akan berfungsi. Jika tidak berfungsi, sebaiknya coba perhatikan kembali apakah langkah-langkahnya sudah Anda ikuti dengan benar.

4. Power Query

Microsoft Excel Memiliki kemampuan memperbaharui angka-Harga saham, FX rates, hasil pertandingan olahraga, data perbangan di bandara, dan lainnya-dari sumber data bersama yang secara langsung dapat ditemui dari internet.

Yang pastinya, adanya fitur ini bisa mengatasi entri data secara manual yang biasanya terkesan lama dan membosankan bagi sebagian besar orang.

Fitur ini sendiri bernama "Get & Transform/Power Query". Sebagai catatan, fitur ini tidak tersedia di Microsoft Excel versi 2007. Hanya tersedia di Microsoft Excel versi 2010 dan diatasnya.

Untuk menggunakannya, jika Anda pengguna Microsoft Excel 2010 maka terlebih dahulu harus mengunduh dan meng-install "Power Query Add-In". Untuk pengguna versi di atasnya, sudah tersedia di dalam software Microsoft Excel.

Pertama, pilih "Power Query" (atau "Data" > "New Query" > "From Other Sources" > "From Web").

Di kolom bertuliskan "From Web", masukkan alamat URL data yang Anda Inginkan. Berikan info kredensial pengguna jika diperlukan oleh alamat situs web itu. Kemudian klik "OK."

Power Query akan memindai halaman web tersebut secara otomatis dan memuat data di "Navigator Panel", terletak di bawah "Table View."

Selanjutnya, pilih tabel yang ingin Anda koneksikan dengan mengklik data yang ada di daftar yang muncul di layar. klik "Load," dan otomatis data dari situs tadi akan muncul di spreadsheet Anda. Mudah bukan?

5. Charts

Butuh waktu hanya beberapa klik saja untuk merubah kolom atau baris data di spreadsheet Anda menjadi sebuah tampilan berbentuk chart.

Perlu diakui, tampilan chart memang lebih sedap dipandang para audiens ketika Anda ingin menyajikan hasil pengelolaan data di sebuah persentasi/meeting.

Nah, langkah untuk membuat chart di Microsoft Excel yaitu pertama Anda harus menyeleksi data yang ingin dijadikan chart.

Lalu, pilih "Insert" > "Recommended Charts". Pada bagian ini, pilih tampilan chart yang ingin gunakan dan selanjutnya klik “OK”.

Oh ya, Anda juga bisa menambahkan Trendline dengan mengikuti langkah berikut ini. Pilih chart yang telah jadi sebelumnya.

Klik "Design" > tambahkan "Chart Element". Pilih Trendline dan kemudian pilih tipe Trendline yang Anda inginkan, seperti misalnya Linear, Exponential, Linear Forecast, atau Moving Average.