Tool video conferencing menjadi perangkat terpenting bagi banyak pekerja dan perusahaan saat ini. Tak pelak, keamanan adalah hal yang sangat penting di sini.
Aturan lockdown, karantina wilayah, dan berbagai kebijakan ditetapkan oleh pemerintahan di negara-negara yang sedang didera pandemi COVID-19. Kerja dari rumah pun menjadi satu realita baru yang mungkin akan berjalan dalam hitungan beberapa minggu atau beberapa bulan ke depan.
Dengan kondisi tersebut, tool video conferencing menjadi arsenal penting bagi para pekerja dan perusahaan. Tool ini berperan vital dalam menjaga karyawan tetap terkoneksi satu sama lain dan tetap produktif.
Persoalannya adalah ketika sesuatu diminati, digunakan oleh banyak orang, maka ia pun akan menjadi target serangan para kriminal. Ancaman eksternal bisa datang berupa kerentanan yang memungkinkan penjahat melakukan remote code execution, pengambilalihan kontrol webcam dari jarak jauh, serangan DoS, dan sebagainya.
Inilah beberapa tips yang dapat membantu perusahaan mengamankan dan menjaga privasi video conference.
Tips ini bersifat umum dan tidak terkait fitur produk vendor tertentu. Tips ini juga dapat dijadikan sebagai dasar menentukan pilihan perusahaan tool video conferencing yang tepat.
1.Pastikan peserta rapat masuk ruangan di saat yang tepat
Ada tool yang memungkinkan rapat daring dimulai begitu peserta pertama hadir. Mirip pertemuan atau rapat offline di mana peserta bisa masuk ke ruang rapat dan ngobrol sebelum pemimpin rapat hadir. Perusahaan harus menonaktifkan opsi ini jika rapat harus dikontrol oleh pemimpin rapat. Hal ini menjadi penting ketika link undangan rapat di-forward via media sosial atau surel. Anda tentu tak ingin rapat Anda dihadiri tamu tak diundang bukan?
2.Selalu gunakan meeting ID baru
Menggunakan meeting ID yang sama memang akan memudahkan host. Namun kenyamanan yang sama juga didapat oleh para meeting bomber atau squatter, alias tamu tak diundang. Jadi, jangan gunakan meeting ID yang sama dengan rapat sebelumnya, apalagi untuk rapat bisnis yang penting.
3.Terapkan password
Selain menggunakan meeting ID yang unik untuk tiap rapat, pastikan Anda menggunakan kata sandi (password). Mungkin user menjadi sedikit tidak nyaman, tapi langkah ini menambah tingkat keamanan rapat Anda, terutama rapat-rapat yang sifatnya kritis bagi bisnis.
4.Kunci rapat begitu semua peserta sudah hadir
Mirip dengan rapat offline, ruang rapat pun akan ditutup dan mungkin dikunci setelah semua peserta hadir di ruangan. Ada banyak tool video conferencing yang memungkinkan ruang rapat virtual dikunci. Hal ini dapat mencegah masuknya tamu tak diundang.
5.Ingatkan peserta jika rapat direkam
Tool video conferencing umumnya datang dengan opsi recording atau perekaman. Jika rapat akan direkam, dengan alasan privasi, sebaiknya pemimpin rapat mengumumkannya di awal, di tengah, dan di akhir rapat, karena bosa saja ada peserta yang datang terlambat.
6.Gunakan virtual background
Fitur memburamkan latar belakang atau menggantinya dengan virtual background menjadi fitur privasi yang penting. Fitur ini dapat membantu peserta lain berkonsentrasi dan tidak terganggu aktivitas yang tak sengaja terlihat di layar peserta lain
7.Waspadai chat room
Selalu ingatkan peserta rapat untuk tidak membagi informasi atau file yang bersifat rahasia dan penting di chat room yang ada di tool video conferencing. Hati-hati jika mengeklik link di chat room karena tiap tool video conferencing mungkin menawarkan tingkat proteksi keamanan yang berbeda.
8.Update dan selalu update tool Anda
User mungkin memiliki lebih dari satu perangkat di rumah, dan tool video conferencing pun bisa terpasang di perangkat apa saja. Dan saat penjahat maya menjadikan tool ini sebagai 'mainan' baru mereka, frekuensi update software video conferencing dipastikan akan semakin sering. Jadi rajin-rajinlah memperbarui aplikasi video conferencing di semua perangkat Anda.
| Source | : | TechTarget |
| Penulis | : | Liana Threestayanti |
| Editor | : | Liana Threestayanti |
KOMENTAR