Permasalahan inilah yang coba dijawab is.Xpense. Aplikasi ini menawarkan sistem untuk berbagai proses reimbursement, mulai advance to collection flow, advance to settlement flow, dan standar claims to disbursement flow. Seluruh proses itu dilengkapi fungsi approval dan audit agar exception bisa segera ditindaklanjuti.
Salah satu contoh fitur is.Xpense adalah perusahaan dapat memberikan budget terkait pengeluaran untuk masing-masing karyawan saat melakukan perjalanan dinas baik di dalam kota, luar kota, maupun luar negeri. “Seandainya seorang karyawan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, perusahaan bisa menentukan budget untuk makan dia boleh spend berapa, untuk hotel dan transportasi berapa banyak, dan seterusnya,” ucap pria yang belasan tahun berkiprah di solusi seputar ERP ini.
Contoh kemudahan lain yang ditawarkan is.Xpense adalah saat karyawan mengklaim perjalanan menggunakan taksi. Saat turun dari taksi, karyawan bisa langsung memotret resi tersebut sebagai bukti. Selain mencatat jumlah pengeluaran, is.Xpense akan mencatat lokasi menggunakan fitur geo-tagging di smartphone. Kemampuan geo-tagging ini juga bisa digunakan untuk berbagai transaksi, sehingga data lokasi transaksi bisa tercatat saat melakukan pelaporan.
Karyawan dengan mudah melakukan proses klaim berkat fitur seperti geo-tagging dan voice command
Fitur andalan is.Xpense lain adalah voice command atau perintah suara yang mendukung berbagai bahasa, termasuk Bahasa Indonesia. Saat terjadi transaksi, karyawan tinggal bicara (seperti “makan Rp100 ribu”) di smartphone, nanti is.XPense secara otomatis mencatat pengeluaran tersebut. Setelah itu, karyawan tinggal mengambil foto resi transaksi. ”Jadi kita menawarkan kemudahan dari sisi user experience (pengalaman pengguna) pada saat dia melakukan capture dari expense yang terjadi,” terangnya.
Berbeda dengan aplikasi sejenis di pasaran saat ini, is.Xpense turut dilengkapi dengan fitur menarik yaitu embedded analytics. Dengan fitur ini, karyawan bisa melihat tren dari pengeluaran biaya yang dilakukannya seperti apa.
Selain itu, ada pula fitur di mana karyawan dapat melaporkan keberadaannya atau semacam attendance (kehadiran). “Jadi kalau dia (karyawan) ditugaskan ke proyek mana, maka untuk membuktikan bahwa dia ada di proyek itu maka dia harus ambil foto bahwa dia ada di proyek itu. Perusahaan bisa lihat karena ada fitur geotagging-nya sehingga dia tidak mungkin bisa bohong juga. Karena kita capture data tersebut,” kata Jhohan.
Kemudahan juga akan dirasakan semua pihak yang memproses reimbursement. Laporan yang masuk bisa langsung disetujui atasan karyawan. Setelah itu, laporan juga bisa langsung diverifikasi oleh tim keuangan. “Jadi tetap ada second level of verification yang harus dilakukan oleh pihak finance sebelum uang itu bisa keluar (diklaim),” sambung Jhohan.
Data transaksi kemudian bisa diintegrasikan dengan aplikasi keuangan atau ERP yang ada. Manajemen dengan mudah melihat jumlah pengeluaran melalui dashboard yang menjadi bagian dari aplikasi is.Xpense ini. Dengan begitu, manajemen memiliki transparansi dan kontrol yang lebih besar terhadap pengeluaran karyawan dibanding sistem yang ada saat ini.
Berapa biaya menggunakan is.Xpense?
| Penulis | : | Wisnu Nugroho |
| Editor | : | Wisnu Nugroho |
KOMENTAR