Poin Penting:
- is.Xpense adalah aplikasi mobile yang memudahkan karyawan dan perusahaan dalam proses expense reimbursement.
- Karyawan dapat dengan mudah melakukan proses klaim karena is.Xpense dibekali fitur budget, geo-tagging, dan voice command
- is.Xpense membuat perusahaan lebih mudah mengontrol pengeluaran, termasuk mencegah fraud
Tahukah Anda bahwa secara statistik, biaya operasional karyawan adalah pengeluaran kedua terbesar perusahaan setelah gaji karyawan? Namun berbeda dengan gaji, pengeluaran operasional ini menjadi pos pengeluaran yang sulit dikelola.
Alasan terbesar adalah masih banyak perusahaan yang tidak memiliki sistem yang efisien untuk menangani keseluruhan proses. Akibatnya, pengeluaran perusahaan menjadi tidak terkontrol sehingga menurunkan profit perusahaan.
Hal itu diungkapkan Jhohan Kamardi (CEO Keimen Solutions) dalam sebuah wawancara khusus dengan InfoKomputer. Tantangan inilah yang coba dijawab Keimen Solutions dengan merilis is.Xpense, sebuah mobile application yang mempermudah perusahaan mengelola proses penggantian biaya (expense reimbursement) para karyawannya.
Tantangan Expense Reimbursement Saat Ini
Berdasarkan pengamatan Jhohan, sistem penggantian biaya yang ada saat ini memiliki beberapa kelemahan. Sebagian besar perusahaan masih memilih untuk mengelola hal ini secara manual, mulai dari karyawan melampirkan kwitansi atau struk bukti transaksi, sampai proses verifikasi dan persetujuan internal atas transaksi. “Proses yang dilakukan secara manual banyak downside-nya,” ungkap Jhohan.
Dari sisi karyawan, pelaporan biaya secara manual berpotensi menurunkan produktivitas. Karyawan juga berpotensi mengalami kerugian material akibat struk yang hilang dan siklus reimbursement yang panjang.
Dari sisi perusahaan, proses yang serba manual membuat potensi fraud sangat besar. Compliance atas kebijakan perusahaan sangat bergantung kepada seberapa ketat proses pengecekan. Visibilitas data, analisis tren biaya, dan tindak lanjut juga menjadi terlambat dan sering kali tidak relevan lagi.
Saat transaksi masuk ke software aplikasi atau ERP, informasi yang ada juga terbatas jenis dan nilai transaksi saja. Informasi penting lain seperti waktu, lokasi transaksi, dan tujuan biaya biasanya disimpan di luar sistem. Hal ini semakin menyulitkan perusahaan dalam mengontrol pengeluaran operasional ini.
Lalu, bagaimana is.Xpense bisa menjawab tantangan ini?
Permasalahan inilah yang coba dijawab is.Xpense. Aplikasi ini menawarkan sistem untuk berbagai proses reimbursement, mulai advance to collection flow, advance to settlement flow, dan standar claims to disbursement flow. Seluruh proses itu dilengkapi fungsi approval dan audit agar exception bisa segera ditindaklanjuti.
Salah satu contoh fitur is.Xpense adalah perusahaan dapat memberikan budget terkait pengeluaran untuk masing-masing karyawan saat melakukan perjalanan dinas baik di dalam kota, luar kota, maupun luar negeri. “Seandainya seorang karyawan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, perusahaan bisa menentukan budget untuk makan dia boleh spend berapa, untuk hotel dan transportasi berapa banyak, dan seterusnya,” ucap pria yang belasan tahun berkiprah di solusi seputar ERP ini.
Contoh kemudahan lain yang ditawarkan is.Xpense adalah saat karyawan mengklaim perjalanan menggunakan taksi. Saat turun dari taksi, karyawan bisa langsung memotret resi tersebut sebagai bukti. Selain mencatat jumlah pengeluaran, is.Xpense akan mencatat lokasi menggunakan fitur geo-tagging di smartphone. Kemampuan geo-tagging ini juga bisa digunakan untuk berbagai transaksi, sehingga data lokasi transaksi bisa tercatat saat melakukan pelaporan.
Fitur andalan is.Xpense lain adalah voice command atau perintah suara yang mendukung berbagai bahasa, termasuk Bahasa Indonesia. Saat terjadi transaksi, karyawan tinggal bicara (seperti “makan Rp100 ribu”) di smartphone, nanti is.XPense secara otomatis mencatat pengeluaran tersebut. Setelah itu, karyawan tinggal mengambil foto resi transaksi. ”Jadi kita menawarkan kemudahan dari sisi user experience (pengalaman pengguna) pada saat dia melakukan capture dari expense yang terjadi,” terangnya.
Berbeda dengan aplikasi sejenis di pasaran saat ini, is.Xpense turut dilengkapi dengan fitur menarik yaitu embedded analytics. Dengan fitur ini, karyawan bisa melihat tren dari pengeluaran biaya yang dilakukannya seperti apa.
Selain itu, ada pula fitur di mana karyawan dapat melaporkan keberadaannya atau semacam attendance (kehadiran). “Jadi kalau dia (karyawan) ditugaskan ke proyek mana, maka untuk membuktikan bahwa dia ada di proyek itu maka dia harus ambil foto bahwa dia ada di proyek itu. Perusahaan bisa lihat karena ada fitur geotagging-nya sehingga dia tidak mungkin bisa bohong juga. Karena kita capture data tersebut,” kata Jhohan.
Kemudahan juga akan dirasakan semua pihak yang memproses reimbursement. Laporan yang masuk bisa langsung disetujui atasan karyawan. Setelah itu, laporan juga bisa langsung diverifikasi oleh tim keuangan. “Jadi tetap ada second level of verification yang harus dilakukan oleh pihak finance sebelum uang itu bisa keluar (diklaim),” sambung Jhohan.
Data transaksi kemudian bisa diintegrasikan dengan aplikasi keuangan atau ERP yang ada. Manajemen dengan mudah melihat jumlah pengeluaran melalui dashboard yang menjadi bagian dari aplikasi is.Xpense ini. Dengan begitu, manajemen memiliki transparansi dan kontrol yang lebih besar terhadap pengeluaran karyawan dibanding sistem yang ada saat ini.
Berapa biaya menggunakan is.Xpense?
Bisa Beli atau Langganan
Untuk perusahaan yang ingin menggunakan aplikasi is.Xpense, pilihan konsumsinya ada dua, yaitu pembelian secara langganan atau one off payment. Untuk subscription, perusahaan bisa memilih untuk menggunakan antara dua opsi, yaitu public cloud dan private cloud.
Sedangkan untuk one off payment, pilihan ini di mana perusahaan dapat membeli aplikasi. Dengan memilih pembelian ini, perusahaan dapat merancang atau menambahkan aplikasi is.Xpense dengan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhannya. “Jadi, aplikasi ini menjadi milik mereka,” imbuh Jhohan.
Keimen Solutions sendiri adalah perusahaan yang berpusat di Singapura dengan tim yang tersebar di beberapa negara di Asia. Di bawah supervisi Herman Surya sebagai Head of Technology, Keimen Solutions memiliki pengalaman panjang membuat solusi digital yang membantu perusahaan dalam melakukan transformasi melalui aplikasi tepat guna.
is.Xpense sendiri diperkenalkan dalam lingkup terbatas di pasar Indonesia. “Jadi baru hanya memperkenalkan secara selektif ke perusahaan saja, belum masif,” tuturnya. Saat ini, ada beberapa perusahaan Indonesia yang sudah tertarik dengan solusi ini.
Jhohan berharap, is.Xpense bisa membantu perusahaan Indonesia dalam mengontrol pengeluaran yang pada akhirnya mengoptimalkan kondisi finansial perusahaan.
Penulis | : | Wisnu Nugroho |
Editor | : | Wisnu Nugroho |
KOMENTAR