Invoice atau faktur merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah bisnis. Sehingga ketika kamu bekerja sebagai karyawan administrasi maka kamu harus bisa membuat invoice setelah kamu menyelesaikan transaksi, sehingga bisnis kamu dapat berjalan.
Sementara itu, jika kamu seorang pelaku bisnis yang telah memiliki pengalaman, maka pasti amu sudah tahu bagaimana membuat invoice atau faktur. Namun, bagi mereka yang baru memulai bisnis, mungkin tidak tahu cara membuat faktur yang benar.
Untuk itu, mari pelajari lebih lanjut apa itu invoice dan manfaatnya serta cara mudah membuat invoice untuk bisnis kamu.
Apa itu Invoice?
Invoice atau faktur dalam KBBI mengacu pada ringkasan yang berisi informasi tentang nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli. Dengan invoice, kamu dan pelanggan dapat mengetahui jumlah total tagihan yang harus dibayar.
Selain itu, invoice juga akan menunjukkan kepada pelanggan waktu maksimum yang harus dia bayar untuk pembelian. Dengan kata lain, invoice sangat penting untuk membantu kelangsungan bisnis yang kamu.
Banyak orang menganggap invoice sama dengan bill of exchange atau bukti pembayaran. Namun, tagihan ternyata jauh lebih besar dari itu. Jadi mengapa faktur penting bagi pelaku bisnis? Mengapa penagihan penting untuk bisnis?
Sebelum mempelajari cara membuat invoice, tahukah kamu fungsi dari invoice itu sendiri? Saat mendirikan bisnis, kunci untuk menjalankan bisnis yang baik adalah perencanaan keuangan yang menyeluruh.
Apabila struktur keuangan perusahaan tidak baik maka akan berdampak negatif terhadap kemajuan usaha. Nah, invoice merupakan poin penting bagi bisnis kamu untuk menyimpan catatan keuangan yang akurat dan efisien.
Tujuan utama dari invoice adalah sebagai bukti pembayaran yang akan memberikan informasi lengkap tentang asal usul transaksi, nama dan jumlah tagihan, serta tanggal terakhir pelanggan dapat membayar tagihan.
Setelah menerima faktur, pelanggan dapat memeriksa kualitas produk yang dibeli untuk mengurangi keluhan di masa mendatang jika produk yang dibeli tidak sesuai dengan invoice. Selain itu, faktur juga merupakan dokumen penting untuk mencatat pengeluaran bisnis.
Invoice sangat diperlukan untuk akuntansi bisnis. Dengan cara ini, kamu dapat dengan mudah mengikuti kemajuan perdagangan.
11 cara sederhana dan efektif untuk membuat faktur
Majoo
Bagi kamu yang baru memulai bisnis, kamu tidak perlu khawatir tentang cara membuat invoice yang akurat. Ada 11 cara mudah membuat invoice agar dapat membantu penagihan melalui invoice, diantaranya:
- Gunakan aplikasi online
Ada banyak aplikasi invoice online gratis di internet sekarang. Saat ini sudah banyak aplikasi atau platform online yang akan memudahkan kamu dalam membuat invoice. Gunakan sistem cloud atau pusat data yang akan lebih cepat dan lebih aman dari pada faktur manual.
Selain itu, faktur bisnis kamu akan disimpan dengan aman di pusat data. Sehingga kamu juga dapat mengaksesnya kapan saja sehingga analisis keuangan yang tepat dapat dilakukan.
- Buat template yang menarik
Untuk memudahkan bisnis, sekarang ini banyak contoh invoice di internet. Sekarang ini banyak template invoice yang menarik dan profesional. Selain itu, pastikan pelanggan dapat membaca invoice yang kamu kirimkan dengan mudah dan tanpa kebingungan.
Saat membuat template yang menarik, perhatikan informasi penting yang perlu dimasukkan untuk template yang akan diedit.
- Catat semua transaksi
Simpan catatan bisnis yang akurat dan lengkap. Waktu juga akan menjadi penting untuk dokumen bisnis, jadi ada baiknya untuk memeriksanya secara teratur. Kamu juga harus menyimpan semua dokumen dengan aman. Hal ini dilakukan untuk memudahkan jika nantinya pelanggan komplain.
- Masukkan informasi yang diperlukan
Seperti disebutkan di atas, salah satu hal terpenting dalam membuat invoice adalah bahwa faktur itu harus mencakup semua informasi yang diperlukan. Seperti nama dan logo perusahaan, nama dan informasi pelanggan, nomor invoice, deskripsi produk yang dibeli dan total harga yang harus dibayar, dan terakhir, tanggal akhir atau akhir pembayaran.
- Tulis nama invoice
Dalam tahap ini kamu dapat menulis nama invoice di atas tengah dan menggunakan huruf kapital. Misalnya "INVOICE PEMBELIAN BENANG" Sementara itu, hal ini untuk memudahkan pembeli memahami bahwa yang kamu kirimkan adalah invoice jika memuat beberapa dokumen.
Dengan cara ini, pembeli dapat memprioritaskan pembayaran berdasarkan konten yang ditampilkan dalam faktur.
- Pastikan untuk menyertakan nama dan alamat pembeli
Yang harus kamu ingat saat membuat invoice adalah kamu harus mencantumkan nama pembeli atau siapa saja yang bertanggung jawab atas pembayaran. Pada titik ini, nama dan alamat pembeli muncul. Pesan ini akan memberi tahu pembeli yang kamu hadapi bahwa faktur tersebut dimaksudkan.
- Sebutkan dengan jelas nama dan alamat penjual
Selain itu, nama dan alamat perusahaan dagang juga akan ditampilkan dengan jelas. Hal ini berguna untuk menginformasikan kepada penerima nantinya. Hal ini sangat penting agar tidak terjadi kesalahpahaman antara penanggung jawab pembayaran.
- Buat daftar produk atau layanan yang dijual atau dipesan
Ini juga sangat penting ketika kamu akan membuat faktur. Kamu harus membuat daftar lengkap produk atau jasa yang dijual atau dipesan kepada konsumen akan membantu konsumen menentukan nilai produk yang mereka beli.
Misalnya, jika transaksinya adalah pembelian suatu produk, tuliskan deskripsi nama produk, jumlah, harga satuan dan totalnya. Juga, jika faktur adalah untuk layanan sebagai konsultasi, tulis secara rinci nama proyek, deskripsi pekerjaan dan harga yang disepakati.
Sebaliknya, tabel digunakan untuk membuat informasi rinci lebih mudah dibaca. Pastikan untuk membuatnya selengkap mungkin agar tidak membingungkan saat kamu membaca.
- Masukkan tanggal transaksi
Hal ini juga penting ketika kamu membuat invoice, karena dapat menjadi salah satu cara untuk menentukan masa berlaku suatu dokumen. Untuk itu kamu harus memasukkan beberapa tanggal, yaitu tanggal pembelian produk, tanggal penerbitan invoice atau tanggal penggunaan layanan hingga tanggal pembayaran.
Mengenai masalah pembayaran, kamu dapat mendiskusikannya dengan pembeli untuk menemukan kesepakatan terbaik bagi kedua belah pihak.
- Buat nomor invoice
Setelah itu, akan lebih baik jika kamu membuat nomor untuk faktur. Oleh karena itu, akan mudah untuk memesan. Kamu dapat menggunakan kode unik berikut nomor seri untuk setiap faktur yang diterbitkan.
- Beritahu metode pembayaran sesuai kontrak
Oleh karena itu, pada akhirnya, itu juga merupakan faktor penting yang akan muncul di faktur. Kamu membutuhkan penjual untuk mengetahui dan memastikan kapan pembayaran dilakukan untuk bisnis. Faktur umumnya memiliki tenggat waktu 30 hari sejak dikeluarkan, yang berarti bahwa pembeli harus membayar dalam waktu tersebut untuk menghindari keterlambatan dan menimbulkan denda keterlambatan pembayaran.
Hal ini sering disebut n / 30 atau Net 30. Tapi, sekali lagi, ini didefinisikan dengan jelas dalam konteks masing-masing perusahaan dan keputusan keduanya.