Oleh: Zakir Ahmed, Senior Vice President of Sales – APJ, Kofax
Ada alasan tersendiri di balik preferensi perusahaan menggunakan software (perangkat lunak) yang dikembangkan khusus untuk perusahaan ketimbang untuk pengguna umum.
Kebutuhan bisnis lebih luas dan software yang digunakan harus mampu diskalakan dan disesuaikan dengan kebutuhan yang terus berubah.
Jadi, mengapa untuk urusan seperti teknologi e-Signature beberapa perusahaan menganggap solusi standar sudah mampu menjawab kebutuhan?
e-Signature atau tanda tangan elektronik, kini semakin populer seiring upaya percepatan transformasi digital yang dilakukan sejumlah perusahaan sebagai respons terhadap pandemi COVID-19. Perusahaan pun tidak kekurangan penyedia layanan yang dapat dipilih.
Memindai tanda tangan secara digital memang terbilang sederhana, sehingga Anda mungkin tergoda untuk memilih perangkat lunak e-Signature yang sudah digunakan pelanggan.
Namun, pertimbangan matang dalam memilih penyedia layanan teknologi lain juga perlu diterapkan pada proses pemilihan e-Signature.
Walaupun mayoritas penyedia software masa kini tidak kesulitan menyediakan kapabilitas tanda tangan jarak jauh yang cepat sekaligus efisien, banyak yang sebenarnya justru dapat menghambat inisiatif automasi perusahaan Anda di masa depan.
Langkah yang lebih cerdas adalah dengan memilih solusi e-Signature dengan kapabilitas yang diinginkan pelanggan saat ini, tetapi juga dilengkapi fitur dan fungsionalitas untuk mendukung kebutuhan bisnis dalam jangka panjang.
Baca Juga: Kolaborasi Swasta dan Publik, Upaya Cetak Ilmuwan Data di Asia
Tidak Semua Solusi e-Signature Berkemampuan Setara
Peralihan ke penggunaan e-Signature hanyalah satu keping kecil dari teka-teki gambar digitalisasi dan automasi yang lebih besar.
Berdasarkan penelitian terbaru yang dilakukan oleh Forrester, 48% perusahaan di Asia-Pasifik sudah mulai mengautomasi pemenuhan persyaratan dan verifikasi, termasuk salah satunya tanda tangan digital.
Namun demikian, perusahan-perusahaan ini juga tengah melaksanakan inisiatif automasi lain, yang meliputi:
- Digitalisasi informasi (55%)
- Interaksi front desk (51%)
- Tugas berbasis peraturan (46%)
- Business Spend Management/BSM (45%)
- Decisioning (42%)
- Tugas back office (40%)
- Orkestrasi alur kerja (29%)
- Automasi Utang Dagang (Accounts Payable/AP) (25%)
Walaupun pelanggan Anda semata tak ingin repot lagi dengan tinta dan kertas, perusahaan perlu memperluas kerangka berpikirnya.
Apa yang ditawarkan solusi e-Signature ini dalam hal penskalaan dan keamanan? Seperti apa infrastruktur teknologinya? Apakah solusi ini kompatibel dengan inisiatif automasi dan kebutuhan TI perusahaan yang lebih luas? Model lisensi seperti apa yang ditawarkan?
Bekerja sama dengan vendor tunggal biasanya merupakan pendekatan terbaik. Platform automasi yang dilengkapi kapabilitas e-Signature memastikan Anda mendapatkan fungsi tanda tangan digital standar yang diinginkan pelanggan saat ini sekaligus fungsionalitas dan inovasi yang dibutuhkan untuk automasi dari hulu ke hilir melalui integrasi tanda tangan digital ke dalam alur kerja bisnis.
Nyatanya, lebih dari separuh (58%) perusahaan di Asia Pasifik memilih pendekatan vendor tunggal untuk platform teknologi automasi dan 99% perusahaan meyakini bahwa kerja sama dengan vendor tunggal yang dapat menawarkan beraneka teknologi yang saling melengkapi adalah langkah penghematan.
Alasan yang mendasari perusahaan memilih pendekatan vendor tunggal, antara lain, peningkatan efisiensi tugas harian, peningkatan produktivitas karyawan, kemulusan solusi teknologi, kolaborasi internal yang lebih baik, peningkatan efisiensi operasional, pengalaman pelanggan yang lebih memuaskan, serta keamanan dan kepatuhan yang lebih baik.
Baca Juga: Saat Penyimpanan Lokal dan Awan Tidak Bisa Menjawab Tantangan
Empat Fitur Solusi e-Signature Masa Depan
Jika Anda menginginkan solusi yang mendukung upaya transformasi digital yang lebih luas, luangkan waktu untuk mencermati teknologi dan vendor e-Signature yang tersedia. Berikut ini adalah empat fitur yang patut dipertimbangkan untuk dimiliki perusahaan:
1. Integrasi yang efisien:
Solusi e-Signature yang baik harus dapat dintegrasikan ke dalam sistem inti yang ada, seperti CRM dan ERP, serta kompatibel dengan alur kerja terkait.
Ketika penandatanganan dokumen dan formulir sudah menjadi bagian integral dari aplikasi dan alur kerja perusahaan, manfaat yang diperoleh adalah pelaporan yang mendalam sekaligus pengalaman lebih inovatif yang dapat ditawarkan kepada pelanggan dan karyawan.
2. Manajemen perusahaan yang tangguh:
Banyak perusahaan memilih solusi e-Signature dengan pengoperasian on-premise untuk alasan keamanan dan kepatuhan. Namun, perusahaan-perusahaan ini mungkin ingin beralih ke teknologi awan nantinya.
Apakah solusi ini mendukung kedua model pengoperasian atau pendekatan hybrid? Di hampir semua industri, perusahaan juga perlu memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memitigasi risiko.
Karenanya, solusi e-Signature juga harus dilengkapi kapabilitas penelusuran audit dan memenuhi persyaratan pedoman teknis yang mengatur penggunaan e-Signature di seluruh dunia.
Teknologi ini harus pula memberikan bukti yang kuat atas persetujuan dan penerapan isi dokumen beserta sifat-sifat mengikat, konklusif, dan tidak terbantahkannya.
3. Pengalaman pengguna yang menyenangkan:
Pengalaman pengguna penting bagi karyawan dan pelanggan. Seiring bertambahnya tenaga kerja jarak jauh, kebutuhan untuk dapat membuat, mengirimkan, melacak, serta menandatangani dokumen dan formulir secara digital pun kian meningkat. Semakin mudah, semakin baik.
Misalnya, pengalaman tanpa kode yang intuitif sangat penting untuk mendasari penskalaan penerapan dan produktivitas ke seluruh unit usaha.
Dari sudut pandang pelanggan, kemudahan penggunaan sama pentingnya, tetapi mereka juga ingin dapat menggunakannya di berbagai lokasi dan perangkat.
Maka untuk mencapai hal tersebut dan mendorong terciptanya perjalanan pelanggan yang positif, solusi mana pun yang Anda pilih harus mendukung pengalaman omnichannel.
4. Tertanam ke dalam satu platform automasi cerdas:
Seiring banyaknya perusahaan yang berinvestasi pada platform automasi cerdas, kemampuan integrasi menjadi sangat penting.
Solusi yang didesain untuk menyelesaikan satu masalah bisnis tertentu (point solutions) dapat menciptakan automasi yang tersekat-sekat dan tidak saling terhubung, sehingga menghalangi tercapainya transformasi alur kerja digital.
Platform automasi cerdas yang dilengkapi kapabilitas e-Signature serta akses ke teknologi automasi pelengkap, seperti automasi proses robotik dan inteligensi dokumen, membuat perusahaan mampu mengorkestrasi seluruh proses bisnis secara digital.
Baca Juga: Hilda Kitti Ungkap Strategi Tokopedia dalam Melakukan Pemasaran
Platform automasi cerdas dengan kemampuan e-Signature masa depan menjamin tanda tangan elektronik dapat dihasilkan dengan mudah, aman, dan tepercaya.
Dengan penyelesaian kontrak, waktu persetujuan, dan acara penandatanganan yang lebih cepat, platform ini akan mendorong kinerja dan mempersingkat proses kesepakatan. Ini baru awalnya.
Dengan automasi, perusahaan juga dapat menghemat biaya terkait proses manual berbasis kertas dan mengalokasikannya untuk tugas-tugas bernilai lebih tinggi.
Integrasi e-Signature dengan sistem yang telah ada memungkinkan digitalisasi dari hulu ke hilir pada berbagai use case—termasuk proses inisiasi pelanggan dan karyawan, pengadaan, langganan, pengajuan pinjaman nasabah, dan layanan pelanggan.
Solusi tanda tangan digital yang ditanam ke dalam platform automasi cerdas akan memperlengkapi perusahaan Anda dengan kapabilitas pemindaian tanda tangan bermutu tinggi saat ini, sekaligus mendukung strategi transformasi digital perusahaan yang lebih luas.
Jadi, jangan biarkan solusi standar menghambat Anda. Berinvestasilah pada e-Signature kelas perusahaan, sehingga karyawan Anda dapat berfungsi seperti di masa depan.