Inilah Enam Miskonsepsi Umum Perusahaan Mengenai Teknologi RPA

Rafki Fachrizal - Rabu, 21 Oktober 2020 | 14:45 WIB

Olivier Le Moal/iStockphoto

Ilustrasi RPA (Robotic Process Automation)

Penulis: Zakir Ahmed, Senior Vice President dan GM untuk wilayah Asia Pasifik & Jepang, Kofax

Beberapa tahun belakangan ini, adopsi teknologi Robotic Process Automation (RPA) sudah marak diterapkan berbagai industri di seluruh dunia. RPA sendiri merupakan software (perangkat lunak) yang mampu bekerja untuk mengautomasi aktivitas/tugas manusia yang bersifat repetitif (bersifat pengulangan) dan terstruktur.

Contohnya seperti memproses invoice pelanggan, melakukan proses audit, menginput data karyawan, atau membagikan tugas kepada karyawan di perusahaan.

Bagi sebagian perusahaan saat ini, adopsi RPA merupakan suatu hal yang menarik lantaran dapat menugaskan karyawan mereka untuk mengerjakan tugas-tugas yang lebih penting. Hal itu dikarenakan beberapa tugas yang biasa karyawan mereka kerjakan sudah ada yang bisa ditangani oleh RPA.

Namun demikian, banyak perusahaan yang beranggapan bahwa RPA akan membuat mereka mampu mengautomasi aktivitas Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management/BPM) yang paling kompleks sekalipun, walaupun solusi yang jauh lebih cocok telah tersedia.

Berangkat dari anggapan tersebut, berikut ini beberapa miskonsepsi (kesalahpahaman) lainnya yang sering digunakan perusahaan sebagai alasan untuk menolak solusi RPA:

1. RPA mengautomasi proses sepenuhnya, dari A sampai Z

Mengautomasi tugas yang terstruktur dan repetitif dengan RPA merupakan keputusan yang tepat karena RPA adalah alat terbaik untuk mencapai tujuan ini.

Kelebihan RPA terutama terlihat pada aktivitas berulang dengan durasi pendek (beberapa menit), misalnya mencari dan mengambil data dari satu sistem lalu menyimpannya di sistem yang lain.

RPA paling tepat digunakan untuk aktivitas yang membutuhkan pengulangan dari rangkaian yang sama dan dapat dilaksanakan secara paralel agar lebih efisien.

Misalnya, perusahaan B2B sering kali harus memeriksa sejumlah portal atau pemasok untuk membeli barang dengan harga terbaik.

Karyawan harus mengikuti semua langkah kerja di tiap portal secara berurutan, tetapi dengan RPA, robot perangkat lunak bertindak sebagai “rekan kerja digital” yang memonitor harga produk dan secara berkala menginformasikan tiap perubahan kepada karyawan dengan mengambil angka dari semua portal sekaligus.

Tidak seperti platform BPM, RPA tidak dapat mengelola proses dari hulu ke hilir dalam jangka waktu yang lebih panjang.

Contohnya ketika seorang pelanggan ingin memesan sesuatu, mengajukan keluhan, atau mendapatkan informasi.

Hal ini akan memicu suatu proses dalam perusahaan, yang untuk menyelesaikannya kadang-kadang butuh waktu hingga 14 hari.

Walaupun rekan kerja digital dapat mendukung tugas karyawan dengan mengambil data tentang pelanggan, pengambilan keputusan berada di tangan karyawan tersebut.

Itulah sebabnya solusi BPM merupakan pilihan yang jauh lebih baik, karena sistem ini dapat mengintegrasikan karyawan ke dalam proses tersebut sesuai ketersediaan dan keterampilannya.

Solusi kombinasi BPM dan RPA terbukti sangat efisien. Dalam hal ini, sistem BPM mengambil alih administrasi sekaligus mengontrol karyawan dan rekan kerja digital sesuai kebutuhan.

2. RPA menggantikan solusi lain sepenuhnya

Secara konseptual, RPA dapat digunakan di hampir semua proses. Namun, kadang-kadang commercial off-the-shelf (COTS) software—perangkat lunak komersil yang tersedia luas di pasar—merupakan pilihan yang lebih baik.

Misalnya, selama ini perusahaan telah menggunakan perangkat lunak pemrosesan faktur. Sejalan dengan waktu, solusi ini berkembang pesat berkat umpan balik dan keahlian proses yang didapat dan diimplementasikan.

Mengganti berbagai perangkat bukan solusi yang praktis. Memetakan seluruh fungsi yang ada dengan RPA membutuhkan waktu yang lama dan tidak akan membantu perusahaan meraih tujuan automasi dari hulu ke hilir.

Kendati demikian, banyak perusahaan yang masih harus menghubungkan RPA ke berbagai solusi warisan ini agar robot perangkat lunak dapat mengisi sistem dengan data yang diperlukan atau mencocokkannya dengan aplikasi lain sesuai kebutuhan.

Akan tetapi, hal ini hanya akan berhasil jika perusahaan memilih solusi RPA yang menawarkan antarmuka pemrograman aplikasi (Application Programming Interface/API) yang sesuai, sehingga berbagai sistem dapat dengan mudah terhubung.

3. RPA mengautomasi proses paling baik lewat antarmuka pengguna

Walaupun dalam beberapa kasus menggunakan peralatan yang ada dan tidak menggantinya dengan RPA merupakan solusi yang masuk akal, tentu saja RPA memiliki manfaat tersendiri: untuk mengintegrasikan satu sistem dengan sistem lainnya.

Inilah tantangan utama yang dihadapi banyak perusahaan. Integrasi memakan waktu dan mahal harganya karena beberapa klien, misalnya peramban web atau aplikasi sistem warisan, sulit diintegrasikan dengan teknologi modern.

Kendati demikian, RPA membuat integrasi antarsistem dapat berlangsung sangat cepat melalui antarmuka pengguna (User Interface/UI).

Antarmuka langsung seperti API atau layanan web umumnya lebih disukai karena biasanya lebih cepat dan tidak berubah sesering UI.

Jika perubahan UI terjadi karena pengkinian, beberapa robot perangkat lunak tidak lagi dapat melaksanakan layanan mereka sehingga diperlukan penyesuaian.

Namun, solusi RPA yang baik berfungsi ke dua arah: memungkinkan integrasi sederhana dari antarmuka langsung sekaligus penggunaan UI tanpa harus menulis kode sebaris pun.

4. RPA akan menggantikan karyawan

Ketakutan bahwa karyawan akan tergantikan oleh perangkat automasi seperti RPA semakin besar, terutama karena platform automasi cerdas semakin sering diperbincangkan.

RPA sendiri tidak dapat memproses data tidak terstruktur, seperti dokumen, karena RPA tidak dilengkapi “kecerdasan” yang dibutuhkan.

Namun, automasi cerdas menggabungkan kemampuan RPA dan kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI), membuatnya lebih mudah mengenali perbedaan antara faktur dan surat keluhan tanpa harus bertanya kepada manusia.

Walaupun perangkat lunak semakin cerdas, tidak berarti akan menggantikan manusia. Sebaliknya, automasi cerdas justru membebaskan karyawan dari tugas yang monoton dan mengembalikan waktu mereka yang berharga.

Bahkan, menurut survei Forbes Insight yang dilakukan secara global, 92% perusahaan mengungkapkan karyawan mereka jauh lebih puas setelah RPA diimplementasikan karena membuat mereka lebih efisien.

Ketimbang menghabiskan waktu menjawab keluhan rutin pelanggan, mereka dapat memusatkan perhatian pada pekerjaan yang lebih penting, misalnya memecahkan masalah pelanggan yang rumit.

5. Implementasi RPA di back office tidak berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan

RPA terutama digunakan untuk aktivitas yang lebih sederhana, sehingga orang mungkin meyakini bahwa RPA tidak berdampak terhadap kepuasan pelanggan.

Namun hal ini tidak benar. Ketika rekan kerja digital mengambil alih tugas berulang, permintaan diproses lebih cepat dan karyawan dapat meluangkan waktu lebih banyak untuk membangun hubungan dengan pelanggan.

Manfaat lain dari RPA adalah meningkatnya kualitas data. Berdasarkan perkiraan, sekitar 5% data perusahaan tidak akurat akibat informasi yang hilang ketika disalin atau kekeliruan saat memasukkan data.

Misalnya, karyawan suatu perusahaan pemasok energi membaca meteran listrik lalu tidak sengaja menetapkan status tersebut ke pelanggan lain ketika memasukkan data ke sistem.

Ketika pelanggan menerima tagihan, jumlah yang ditagihkan dapat jauh lebih tinggi atau rendah dari sebelumnya.

Kepuasan pelanggan langsung turun karena sekarang pelanggan tersebut harus mengajukan keluhan ke perusahaan listrik, yang dapat memakan banyak waktu dan tenaga.

Namun, ketika robot ditugasi untuk menyalin atau menyimpan data, kesalahan diminimalkan. Selain itu, robot juga dapat meningkatkan kualitas data melalui kemampuannya memeriksa validitas data yang dimasukkan dengan mudah dan cepat.

6. RPA dapat segera digunakan untuk proses yang kompleks di seluruh bagian perusahaan

Perusahaan menyadari bahwa RPA menawarkan potensi optimasi yang besar. Menerapkan RPA di seluruh perusahaan dan bahkan memanfaatkannya untuk sejumlah proses yang kompleks merupakan sesuatu yang mungkin, tetapi kadang-kadang perusahaan keliru memahami bahwa RPA dapat membantu mereka mencapai automasi dari hulu ke hilir. Biar bagaimana pun, RPA lebih tepat digunakan untuk automasi tugas, bukan proses.

Cara terbaik untuk melakukan pendekatan automasi dari hulu ke hilir adalah dengan membuat “Center of Excellence” atau pusat keunggulan.

Penting untuk mengikutsertakan para pemilik bisnis ke dalam tim proyek ini, mengingat mereka yang paling tahu tentang proses dan mengerti kebutuhan masing-masing bagian proses. Mereka juga pandai memperkirakan waktu yang dibutuhkan karyawan untuk mengerjakan tugas.

Memulai inisiatif RPA Anda dengan mengautomasi tugas yang lebih kecil dahulu untuk memperoleh pengalaman sangat disarankan.

Perusahaan biasanya mulai dari departemen keuangan dengan mengalihkan tugas penyusunan laporan yang sangat memakan waktu kepada robot.

Setelah itu, implementasi RPA dapat diperluas ke area lain untuk mengautomasi lebih banyak aktivitas kompleks.

Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat mengurangi risiko dan bahkan menghasilkan ROI jangka pendek berkat tugas-tugas kecil yang terautomasi.

Seiring bertambahnya pengalaman yang diperoleh, perusahaan dapat menskalakan upaya RPA mereka dan mulai berfungsi seperti di masa depan, saat ini juga.